Octopus NV is een naamloze vennootschap, met ondernemingsnummer 0477.525.753. Haar vennootschapszetel en vestigingseenheid bevinden zich te 9050 Gent, Brusselsesteenweg 708. De hoofdactiviteit van Octopus NV bestaat uit het ontwerpen en programmeren van computerprogramma's.

De door Octopus NV gehanteerde prijzen kunnen geconsulteerd worden op https://www.octopus.be/nl/prijzen/ondernemers.

Octopus NV is te bereiken via de volgende kanalen:

• Webadres: www.octopus.be
• Telefoonnummer: 09/311.00.90
• E-mailadres: info@octopus.be

1.1 Deze algemene voorwaarden gelden voor alle door Octopus NV aangeboden diensten. Door de software te installeren, verklaart de abonnee kennis te hebben genomen van de huidige algemene voorwaarden en deze integraal aanvaard te hebben.

1.2 Elektronische communicatie tussen Octopus NV en de abonnee heeft dezelfde bindende kracht als een geschrift en wordt door partijen aanvaard als bewijsmiddel.

1.3 Octopus NV biedt haar diensten mede aan onder de naam Octopus.

2.1. Het is de abonnee niet toegestaan zijn of haar abonnement of andere uit de overeenkomst voortvloeiende rechten aan derden over te dragen of aan derden in gebruik te geven. De abonnee is te allen tijde verantwoordelijk voor het gebruik en beheer van zijn of haar abonnement en wachtwoord.

2.2. Octopus NV spant zich als een goed dienstverlener in zorg te dragen voor:

• het verlenen van toegang tot het systeem aan de abonnee,
• de beveiliging van de gegevens van de abonnee die worden opgeslagen.

2.3. Het gaat om een inspanningsverbintenis. Octopus NV kan geen onbelemmerde toegang tot de www.octopus.be website garanderen, noch dat te allen tijde gebruik gemaakt kan worden van de diensten van Octopus NV, doch zal zij daartoe de nodige inspanningen leveren.

2.4. Octopus NV onthoudt zich van het inzien van gegevens behorende tot de abonnee, en stelt geen gegevens ter beschikking aan derden, tenzij Octopus NV hiertoe krachtens de wet of een rechterlijke uitspraak verplicht is.

De abonnee zal zich opstellen en gedragen conform hetgeen van een verantwoordelijk en zorgvuldig internetgebruiker mag worden verwacht :

• hij onthoudt zich ervan overige abonnees te hinderen en schade toe te brengen aan het
  octopussysteem;
• het is de abonnee niet toegestaan het systeem en de schijfruimte te gebruiken voor handelingen en gedragingen die in strijd zijn met de wettelijke bepalingen, de overeenkomst of deze algemene voorwaarden;
  

Octopus NV is gerechtigd zonder nadere aankondiging de aan de abonnee verstrekte toegang tot het systeem buiten gebruik te stellen, indien en zo lang de abonnee handelt in strijd met de bepalingen van artikel 3.1 lid 1. Bovendien is Octopus NV in dat geval gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen, dit alles zonder dat een recht op schadevergoeding van de abonnee jegens Octopus NV ontstaat.

4.1 Octopus NV is niet aansprakelijk voor schade in de ruimste zin, tenzij de schade is veroorzaakt door opzet, grove schuld of nalatigheid van Octopus NV of van één van haar aangestelden. Met name is Octopus NV niet aansprakelijk voor schade die verband houdt met of het gevolg is van onderbrekingen in of blokkeringen van toegang tot het systeem buiten haar wil, handelingen van andere abonnees of internetgebruikers, wijzigingen in login-procedures en abonnementsgegevens.

De contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid van Octopus NV is te allen tijde beperkt tot het jaarlijks factuurbedrag van de abonnee zulks per schadegeval en zelfs in geval van zware fout. Iedere aanspraak van de abonnee tot schadevergoeding lastens Octopus NV vervalt indien deze niet aanhangig is gemaakt binnen een termijn van drie jaar nadat de feiten, waarop de aanspraak is gebaseerd, door de abonnee gekend waren of redelijkerwijze gekend konden zijn.

Voor de diensten die Octopus NV haar abonnees aanbiedt is Octopus NV afhankelijk van diensten of netwerken van derde partijen. De abonnee sluit veelal twee, of meer, overeenkomsten. Eén met Octopus NV en één of meer, met een derde partij. Octopus NV is niet aansprakelijk voor schade van welke aard of uit welken hoofde ook, veroorzaakt door diensten of netwerken van derde partijen, waaronder begrepen storingen in de netwerken of infrastructuur van derde partijen.

4.2 De abonnee die handelt in strijd met zijn of haar verplichtingen uit de overeenkomst of deze algemene voorwaarden is aansprakelijk voor alle daaruit voor Octopus NV voortvloeiende schade.

4.3 De abonnee vrijwaart Octopus NV tegen alle aanspraken van derden terzake van schade of anderszins, op enigerlei wijze ontstaan door het gebruik van de abonnee van het abonnement, het systeem of internet, dan wel door het niet nakomen van de abonnee van zijn of haar verplichtingen uit de overeenkomst of deze algemene voorwaarden.

5.1.Octopus NV is gerechtigd zonder voorafgaande bekendmaking het systeem (tijdelijk) buiten gebruik te stellen of het gebruik ervan te beperken, voor zover dit noodzakelijk is voor het benodigde onderhoud of voor de door Octopus NV te verrichten aanpassingen of verbeteringen van het systeem, zonder dat hierdoor een recht op schadevergoeding van de abonnee jegens Octopus NV ontstaat.

5.2.Octopus NV is te allen tijde gerechtigd wijzigingen aan te brengen in de login-procedure en het abonnement, uitgezonderd van de prijs, de essentiële kenmerken en de essentiële voorwaarden van de overeenkomst, zonder dat hierdoor een recht op schadevergoeding van de abonnee door Octopus NV ontstaat. Octopus NV zal in een dergelijk geval de abonnee zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen van de wijzigingen

Octopus NV is bovendien gerechtigd om de prijs, de essentiële kenmerken en de essentiële voorwaarden van de overeenkomst eenzijdig te wijzigen wanneer gewijzigde marktomstandigheden een aanpassing daarvan objectief gezien kunnen rechtvaardigen. Octopus NV is dienvolgens bijvoorbeeld gerechtigd om de tussen partijen bedongen prijs jaarlijks eenzijdig te indexeren.

Daarnaast is Octopus NV gerechtigd eenzijdige wijzigingen aan de overeenkomst door te voeren, ten einde de kenmerken en de voorwaarden daarvan te conformeren aan dwingende wetgeving.

6.1 De overeenkomst wordt steeds aangegaan voor de duur van 1 jaar, betaling vindt vooraf plaats. Het abonnement wordt steeds stilzwijgend met een jaar verlengd. Opzegging van de overeenkomst dient te geschieden uiterlijk 2 maanden voor de expiratiedatum. Dit dient steeds schriftelijk te gebeuren, per e-mail of per post. Het komt aan de partij die opzegt toe om een verzendingsbewijs van deze opzegging voor te kunnen leggen.

6.2 Indien de abonnee niet, niet behoorlijk, of niet tijdig voldoet aan enige verbintenis tegenover Octopus NV, dan wel indien het aan ernstige twijfel onderhevig is of de klant nog in staat is om aan zijn of haar contractuele verplichtingen jegens Octopus NV te voldoen, is Octopus NV te allen tijde gerechtigd de overeenkomst in zijn geheel, of gedeeltelijk, te beëindigen, zulks zonder dat Octopus NV tot enige schadevergoeding gehouden zal zijn, mits het respecteren van een opzegtermijn van 2 maanden. De bewijslast van het niet kunnen voldoen aan de verbintenissen door de abonnee ligt desgevallend bij Octopus NV.

De abonnee sluit een abonnement af volgens de grootte van zijn dossier, die bij schatting bepaald wordt door Octopus NV. Bij overschrijding van de boekingslijnen is Octopus NV gerechtigd deze bijkomend te factureren conform de prijzen en voorwaarden van het bovenliggend boekhoudingspakket.

8.1 Op elke overeenkomst tussen Octopus NV en de abonnee is het Belgisch recht van toepassing.

8.2 Alle geschillen waartoe dit contract en de huidige algemene voorwaarden aanleiding zou kunnen geven, vallen onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent.

Indien een of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar zijn, laat zulks de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. In geval van nietigheid van een of meer bepalingen van deze voorwaarden zullen partijen gebonden zijn door regels van zoveel mogelijk overeenkomstige strekking, welke niet aan nietigheid blootstaan.

9.1.Alle facturen van Octopus NV zijn behoudens andersluidende overeenkomst betaalbaar 30 dagen na factuurdatum. Er zal geen enkele korting voor contante betaling worden toegestaan.

9.2.Gebeurlijke opmerkingen en/of klachten betreffende de factuur dienen schriftelijk aan Octopus NV bij aangetekende brief te worden gemeld binnen de 7 kalenderdagen na ontvangst van de factuur.

9.3.Bij niet betaling binnen de betalingstermijn is de klant vanaf de daarop volgende dag, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, gehouden tot betaling van de intrest bepaald in artikel 5 van de Wet van 02.08.2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.

9.4.Wanneer de klant niet betaalt binnen de genoemde betalingstermijn, heeft Octopus NV daarenboven, en onverminderd zijn recht op vergoeding van de gerechtskosten overeenkomstig de bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek, recht op vergoeding van alle schade die voortspruit uit de niet-tijdige betaling en de buitengerechtelijke invorderingskosten daarmee verbonden, meer bepaald uit hoofde van buitengerechtelijke aanmaningskosten, administratieve opvolging, briefwisseling, opnemen kaskredieten en dergelijke, die conventioneel wordt begroot op 10% van het verschuldigd bedrag, met een minimum van 100,00 EUR.

9.5.Los daarvan heeft de Octopus NV recht op een redelijke schadeloosstelling voor alle relevante gerechtelijke invorderingskosten, die zijn - ontstaan door de betalingsachterstand, dit conform artikel 6 van de Wet van 02.08.2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, één en ander onverminderd de toekenning aan de Octopus NV van de sommen bepaald in de artikelen 1018, eerste lid, 6° en 1022 van het Gerechtelijk Wetboek, alsook voor andere schadeposten die niet louter veroorzaakt zijn door niet-betaling.

10.0. Preambule

De abonnee, zijnde de verwerkingsverantwoordelijke, beschikt over persoonsgegevens, waarvan hij de verwerking wil toevertrouwen aan Octopus NV, zijnde de verwerker. Deze overeenkomst strekt ertoe om de uitvoering en de organisatie van die verwerking door Octopus NV, te regelen en voldoende waarborgen te bieden ten aanzien van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Meer bepaald gaat het over de technische en organisatorische maatregelen – zoals vermeld in art. 32 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming / General Data Protection Regulation (AVG/GDPR) – die tot doel hebben dat de verwerking voldoet aan de vereisten van de verordening en dat de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd.

Bij de beoordeling van het passende beveiligingsniveau wordt met name rekening gehouden met de verwerkingsrisico's, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.

Voor onderhavige bepalingen wordt verstaan onder “de betrokkene”: de natuurlijke persoon wiens persoonsgegevens ter beschikking staan van de abonnee en waarvan de verwerking wordt toevertrouwd aan Octopus NV.

10.1. Voorwerp van de overeenkomst (art. 28, lid 3, a)

Octopus NV handelt uitsluitend in opdracht van de abonnee en overeenkomstig de in onderhavig verwerkingsovereenkomst omschreven verplichtingen. Deze bepaling wordt letterlijk opgelegd door artikel 28, lid 3 van de AVG.

Overeenkomstig de instructies van de abonnee en de bepalingen van deze overeenkomst zal Octopus NV ten behoeve van abonnee enkel persoonsgegevens verwerken volgens de bepalingen, zoals beschreven in Bijlage 1.

Door akkoord te gaan met de algemene voorwaarden, inclusief de verwerkingsovereenkomst, verleent de abonnee zijn toestemming met de voormelde verwerking van zijn persoonsgegevens conform onderstaande bepalingen.

10.2. Naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Partijen verbinden er zich principieel en uitdrukkelijk toe om de bepalingen van de Europese Verordening 2016/679 betreffende de bescherming van de natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens na te leven.

10.3. Terbeschikkingstelling van de gegevens

Om Octopus NV toe te laten de persoonsgegevens te verwerken, moeten die gegevens hem op de één of andere manier ter beschikking worden gesteld. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden omschreven in artikel 10.1 mogen en kunnen door Octopus NV worden verwerkt. De verwerking van de betreffende gegevens, alsmede de wijze van terbeschikkingstelling dienen steeds op een veilige manier te gebeuren.

10.4. Gebruik van de persoonsgegevens (art. 28, lid 3, a))

Door zich akkoord te verklaren met de onderhavige bepalingen, instrueert de abonnee Octopus NV om de persoonsgegevens te verwerken uitsluitend voor de doeleinden omschreven in Bijlage 1 van deze algemene voorwaarden. Dit houdt de principiële verplichting in om de gegevens enkel intern te gebruiken. De mededeling ervan aan derden, op welke wijze ook (door middel van doorzending, verspreiding of op enigerlei andere wijze) is verboden, tenzij dit door of krachtens een wet wordt opgelegd. Beroep doen op onderaannemers is ook een mededeling aan derden. Elke wettelijk verplichte mededeling van de persoonsgegevens, die het voorwerp zijn van deze verwerkersovereenkomst, aan derden moet door Octopus NV, indien mogelijk vooraf, ter kennis worden gebracht van de abonnee, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om redenen van algemeen belang verbiedt.

Het is Octopus NV verboden om van de ter beschikking gestelde gegevens een kopie te maken, behoudens met het oog op een back-up, indien dit noodzakelijk is bij het uitvoeren van de opdracht zoals omschreven in deze overeenkomst. Octopus NV zal de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het verrichten van de dienst waarvoor ze ter beschikking worden gesteld. Zijn de gegevens hierna niet meer nodig, dan zal Octopus NV ze vernietigen dan wel terugbezorgen aan de abonnee.

10.5. Gebruik sub-verwerkers (art. 28 lid 4)

Octopus NV neemt geen andere verwerker in dienst zonder voorafgaande specifieke of algemene schriftelijke toestemming van de abonnee, uitgezonderd diegene vermeld in Bijlage 1. In het geval van algemene schriftelijke toestemming licht Octopus NV de abonnee in over beoogde veranderingen inzake de toevoeging of vervanging van andere verwerkers, waarbij de abonnee de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken. Het is de verantwoordelijkheid van Octopus NV om een verwerkersovereenkomst af te sluiten met de tweede (derde, …) verwerker met de verplichting afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen te bieden. Wanneer de andere verwerker zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijft Octopus NV ten aanzien van de abonnee volledig aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen van die andere verwerker.

10.6. Beveiliging (art. 32)

De abonnee en Octopus NV treffen beiden passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen, om een passend beveiligingsniveau te waarborgen. De abonnee ziet erop toe dat Octopus NV alle vereiste maatregelen neemt, conform artikel 32 AVG, bestaande uit onder meer:

1. de pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens;
2. het vermogen om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten te garanderen;
3. het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens
4. tijdig te herstellen;
5. een procedure voor het op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de
6. technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verwerking.

De maatregelen die worden getroffen worden beschreven in Bijlage 2 bij deze algemene voorwaarden. In het bijzonder zal Octopus NV de persoonsgegevens beveiligen tegen vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig. Octopus NV zal de abonnee steeds informeren over de technische en organisatorische maatregelen die hij ten uitvoer heeft gelegd om de persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, verlies, vervalsing en niet-toegelaten verspreiding of toegang.

10.7. Fysische toegangsbeperking

Octopus NV zal ervoor zorgen dat de plaatsen waar ten behoeve van de abonnee voor de verwerking persoonsgegevens worden verwerkt, niet toegankelijk zijn voor onbevoegden. Daartoe zal hij onder meer de nodige organisatorische maatregelen nemen, zoals opgenomen in Bijlage 2.

10.8. Functionele toegangsbeperking

Octopus NV zal de toegang tot de verwerkte persoonsgegevens beperken tot die personeelscategorieën die de gegevens nodig hebben om de taken uit te oefenen die Octopus NV hen in uitvoering van deze verwerkersovereenkomst toewijst. Daartoe zal Octopus NV aan de abonnee een lijst bezorgen van de diensten die betrokken zijn bij de verwerking ten behoeve van persoonsgegevens, zoals beschreven in Bijlage 1.

10.9. Voorlichting (art. 29)

Octopus NV verbindt er zich toe om de personen die overeenkomstig deze verwerkersovereenkomst toegang hebben tot de gegevens, in kennis te stellen van de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Octopus NV waarborgt dat de tot het verwerken van de persoonsgegevens gemachtigde personen zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden.

10.10. Toepassing van de kennisgevingsplicht (art. 13)

Indien Octopus NV in de uitvoering van deze overeenkomst, persoonsgegevens rechtstreeks verkrijgt bij de betrokkenen en deze gegevens registreert, zal zij de bepalingen van artikel 13 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming naleven en de betrokkenen informeren. In voorkomend geval wordt overeengekomen dat Octopus NV de inhoud en wijze van de kennisgeving vooraf aan de abonnee voorlegt.

10.11 Bijstand (art. 28 e) en f))

Octopus NV zal de abonnee alle informatie verstrekken en alle bijstand verlenen die noodzakelijk is en/of die redelijkerwijze mag worden verwacht opdat de abonnee in staat zou zijn om zijn verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbscherming na te komen én van deze nakoming het bewijs te leveren.

Octopus NV verleent aan de abonnee door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bijstand bij het vervullen van zijn plicht om verzoeken tot uitoefening van de in hoofdstuk III van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vastgestelde rechten van de betrokkene, te beantwoorden. Indien een betrokkene zich rechtstreeks wendt tot Octopus NV om zich te beroepen op één van de rechten die hem toegekend zijn op grond van hoofdstuk III van de AVG, zal Octopus NV dit onverwijld melden aan de abonnee en alleen tegemoet komen aan het verzoek van de betrokkene na schriftelijk akkoord van de abonnee.

Octopus NV verbindt zich ertoe elk datalek en alle pogingen tot onrechtmatige verwerkingen of toegangen tot persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te melden aan de abonnee. Octopus NV zal alle maatregelen treffen die redelijkerwijze nodig zijn om verdere schendingen en schade te voorkomen of te beperken en zal aan de abonnee alle informatie verschaffen die ze nuttig acht. Afhankelijk van de aard van de verwerking en de haar ter beschikking staande informatie, zal Octopus NV bijstand verlenen aan de abonnee bij het nakomen van zijn verplichtingen betreffende:

• het melden van een datalek aan de toezichthoudende autoriteit conform artikel 33 AVG;
• het mededelen van een datalek aan de betrokkene conform artikel 34 AVG.

Het is Octopus NV niet toegestaan om het datalek zelf te melden aan de GBA of de mededeling aan de betrokkene zelf te verrichten. Dit is uitsluitend de bevoegdheid van de abonnee.

10.12. Controle door de abonnee (art. 28 lid 3, h)

De abonnee heeft op elk ogenblik het recht om de naleving van deze verwerkersovereenkomst te controleren. Op eenvoudig verzoek van de abonnee is Octopus NV ertoe gehouden alle informatie ter beschikking te stellen die nodig is om de nakoming van de neergelegde verplichtingen aan te tonen en audits, waaronder inspecties, door de abonnee of een door de abonnee gemachtigde controleur mogelijk te maken en eraan bij te dragen. Elk verzoek dient doorgestuurd te worden naar de Data Protection Officer (DPO) via dpo@octopus.be. De abonnee stelt Octopus NV onmiddellijk in kennis indien een instructie een inbreuk oplevert op deze overeenkomst.

10.13. Aansprakelijkheid (art. 82, lid 2 en 3)

Octopus NV is alleen en volledig aansprakelijk voor de schade die voortvloeit uit manipulaties die Octopus NV zelf uitvoert en niet in overeenstemming zijn met de bepalingen van deze overeenkomst en haar bijlagen. Indien de abonnee door een betrokkene wordt aangesproken in schadevergoeding, zal Octopus NV – voor zover aansprakelijk, op eenvoudig verzoek van de abonnee, in de procedure tussenkomen teneinde de abonnee te vrijwaren. Octopus NV wordt van de aansprakelijkheid vrijgesteld indien zij aantoont dat zij op geen enkele wijze verantwoordelijk is voor het schadeverwekkend feit.

10.14. Verplichting na beëindiging van de verwerking van persoonsgegevens (art. 28, lid 3, g)

De Partijen komen overeen dat Octopus NV na beëindiging van de verlening van gegevensverwerkingsdiensten alle doorgegeven persoonsgegevens en kopieën daarvan aan de klant beschikbaar stelt of, indien de klant dit verkiest, alle persoonsgegevens vernietigt en aan de klant verklaart dat de vernietiging heeft plaatsgevonden, tenzij de op Octopus NV toepasselijke wetgeving hem verbiedt alle of een gedeelte van de doorgegeven persoonsgegevens veilig terug te bezorgen of te vernietigen. In dat geval garandeert de Octopus NV dat zij de vertrouwelijkheid van de doorgegeven persoonsgegevens zal respecteren en dat hij de doorgegeven persoonsgegevens niet actief zal verwerken.

1. Onderwerp van de verwerking
Het verwerken van boekhoudkundige gegevens.

2. Duur van de verwerking
Gedurende de actieve verwerking van een dossier worden de gegevens permanent online
bijgehouden.

Bij archivering worden de gegevens bijgehouden volgens voorgeschreven bewaartermijnen
van boekhoudkundige gegevens.

3. Aard en doel van de verwerking
Het voeren en bewaren van een boekhouding.

4. Soort persoonsgegevens die worden verwerkt
Algemene informatie over klanten en leveranciers die deel uitmaakt van een boekhouding.

5. Categorieën van betrokkenen bij de verwerker
De dienst Klantenondersteuning en IT heeft – mits toestemming van de abonnee – toegang
tot de boekhoudkundige gegevens teneinde bijstand te kunnen verlenen.

1. TECHNISCHE AANPASSINGEN

a. Encryptie van gegevens
b. Encryptie van back-ups (online en offline)
c. Beveiliging tot lokalen waar gegevens worden verwerkt/bewaard
d. Unieke login code en wachtwoord dat regelmatig wordt aangepast

2. ORGANISATORISCHE AANPASSINGEN

a. Informatiebeleid aan personeel i.v.m. privacy
b. Training & awareness aan personeel
c. Clean Desk Policy
d. Richtlijnen rond gebruik van bedrijfsmiddelen (laptops, USB-sticks, telefoons, …)
e. Procedure in geval van incidenten (datalek, …)
f. Oude documenten zorgvuldig vernietigen
g. Vertrouwelijkheidsclausules met medewerkers beheren
h. Aanduiden Data Protection Officer