Dans cet article
Sécurité et accès : Authentification multifactorielle (MFA)
Chez Octopus, la sécurité de vos données est primordiale. C’est pourquoi nous introduisons l'authentification multifactorielle (MFA) sur toutes nos plateformes, y compris la Plateforme Digitale Interactive (PDI), le logiciel comptable et les API.
Avec la MFA, une couche de sécurité supplémentaire est ajoutée à votre compte. En plus de votre mot de passe, une deuxième méthode de vérification est requise, comme une notification via Google ou Microsoft. Cela rend l’accès quasi impossible pour les personnes non autorisées.
Malgré cette sécurité renforcée, l’expérience utilisateur reste fluide et efficace. Une simple étape de vérification suffit, sans procédures complexes. En activant la MFA, vous vous assurez que vos données restent protégées, quel que soit l’endroit ou l’appareil utilisé pour vous connecter.
La Plateforme Digitale Interactive : nouvelles fonctionnalités et améliorations
la Plateforme Digitale Interactive (PDI) est conçue pour faciliter la collaboration entre entrepreneurs et comptables. Dans cette mise à jour, nous avons optimisé cette collaboration en améliorant l’expérience utilisateur sans apporter de changements majeurs. Vous bénéficiez ainsi d’une interface encore plus fluide et intuitive, vous offrant un contrôle total sur votre administration, où que vous soyez.
- PDI en tant qu’application web progressive (PWA)
Désormais, vous pouvez installer la plateforme directement sur votre ordinateur ou smartphone, sans passer par Google Play ou l’App Store. Cette PWA garantit un accès rapide et des performances optimales sur tous les appareils.
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Optimisation du traitement des documents
Grâce à l’application, il est facile de télécharger des documents et des photos. La technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) convertit automatiquement ces fichiers en factures numériques en extrayant les données clés telles que les montants et les fournisseurs. Les factures sont ensuite mises en attente pour validation, ce qui permet un contrôle et un traitement rapides.
Automatisation et facilité d’utilisation dans le logiciel comptable
Un processus comptable efficace repose sur des automatisations intelligentes, réduisant ainsi les tâches chronophages. Cette mise à jour apporte plusieurs améliorations afin de permettre un travail plus rapide et précis dans Octopus.
Automatisations dans les journaux divers
Lors de la comptabilisation dans les journaux divers, certaines automatisations accélèrent la saisie manuelle. Par exemple, les commentaires de la ligne précédente sont automatiquement repris, ou peuvent être copiés via un simple clic droit. De plus, le solde restant est automatiquement complété à chaque nouvelle ligne comptable.
Raccourci "Exécuter et suivant"
Naviguez plus efficacement entre les écritures grâce au nouveau raccourci <CTRL+F12>. Cette combinaison valide l’écriture en cours et passe immédiatement à la suivante, ce qui accélère considérablement le traitement des transactions volumineuses.
Gestion et partage simplifié des listes d’exportation
Avec cet outil, vous pouvez gérer facilement vos documents exportés. Le dernier fichier enregistré est immédiatement disponible sur votre presse-papiers. En cliquant sur l’icône en haut à droite, vous ouvrez l’outil et pouvez faire glisser les documents vers un e-mail ou d’autres applications. La combinaison <CTRL+C> permet de copier un document directement.
Option "Supprimer le dernier document"
Pour éviter les doublons accidentels, nous avons simplifié la suppression d’une écriture et de son document associé. Ce dernier est déplacé vers la corbeille, où il peut être récupéré si nécessaire.
Facturation via Peppol et gestion des documents
Avec la montée en puissance de la facturation électronique, le réseau Peppol est devenu un élément clé du processus comptable. Depuis 2017, Octopus est un point d’accès certifié, garantissant une conformité totale avec la législation belge en matière de facturation électronique.
Gérez votre accès Peppol en toute autonomie
Vous pouvez désormais enregistrer ou désinscrire vous-même votre numéro d’entreprise, vous offrant ainsi un contrôle total sur votre accès au réseau Peppol. Cette fonctionnalité facilite la transition vers la facturation électronique obligatoire à partir de janvier 2026.
Facturation via Peppol
Grâce à cette mise à jour, vous pouvez envoyer des factures avec TVA via Peppol. De plus, des documents annexes (devis, bons de livraison) peuvent être joints à vos factures, garantissant une communication digitale plus complète et mieux organisée avec vos clients et fournisseurs.
Administration et optimisation des processus
Afin de renforcer la gestion des données comptables, cette mise à jour introduit de nouvelles options visant à optimiser l’administration et la conformité fiscale.
TVA non déductible et non professionnelle
Les utilisateurs peuvent désormais indiquer par compte général quelles TVA ne sont pas déductibles ou ne relèvent pas des frais professionnels. Cela simplifie les déclarations et améliore la transparence comptable.
Rappels pour la création d’un nouvel exercice comptable
Afin de garantir une gestion fluide des clôtures, nous avons ajouté un rappel lors de la consultation de l’avant-dernière déclaration de TVA. Cela permet de s’assurer que les fichiers CODA sont bien traités et que les factures peuvent être générées pour l’exercice suivant.
Nouveaux modèles de comptes annuels
Les derniers modèles XBRL (version 25.0.5) sont désormais intégrés, assurant la conformité des comptes annuels avec les exigences légales en vigueur.
Gestion des licences : nouvelle option d’archivage
Désormais, vous pouvez archiver des dossiers au lieu de les supprimer définitivement. Pendant votre période de licence active, les dossiers archivés peuvent être réactivés gratuitement. Une fois cette période terminée, ils basculent automatiquement vers une licence d’archivage à coût réduit (12 €/an).
✔ Consultation et récupération des documents archivés
✔ Réduction des coûts de licence : 12 €/an au lieu d’une licence complète
✔Conformité avec les obligations légales de conservation des données - Les données sont conservées conformément aux exigences légales, tant que la licence Octopus reste active.
Si vous souhaitez supprimer définitivement un dossier, nous vous recommandons d’en faire un copie de sécurité.
Mises à jour légales
- Rappels B2C conformes à la nouvelle réglementation
Les rappels de paiement ont été adaptés afin de se conformer aux nouvelles directives régissant les transactions B2C.
- Fiscalité automobile : arrondi à un chiffre après la virgule
Le pourcentage de déductibilité fiscale des véhicules est désormais arrondi à un chiffre après la virgule, conformément aux nouvelles règles fiscales.
Options d’aide et navigation améliorée
- Suppression de l’interface "Kiosque"
Cette vue, a été supprimée. Les notifications importantes apparaissent désormais discrètement en haut à droite de l’écran.
- Menu d’aide optimisé
L’accès à l’aide a été repensé pour une navigation plus fluide et intuitive, sans fenêtres pop-up intrusives.
