Dans cet article
La fin de l’année approche et, pour de nombreux entrepreneurs, c’est le moment de clôturer les comptes et de préparer le nouvel exercice. Les opérations de fin d’année peuvent être complexes, avec plusieurs tâches financières et administratives à gérer.
Peu importe la clôture de votre exercice comptable, certaines étapes essentielles garantissent des finances en ordre. Découvrez dans ce blog notre checklist pour aborder sans souci le nouvel exercice.
✓ Créez un nouvel exercice comptable
L'une des premières étapes pour clôturer votre exercice est de créer un nouvel exercice comptable (via Gestion/Exercices) et d’effectuer immédiatement le report d'exercice. Si vous effectuez ce report plus tard, vous pouvez le faire via Menu Exercice/Transférer exercice. Cette action est essentielle, que vous travailliez avec des mandats CODA ou avec un livre de caisse. Assurez-vous de le faire avant la fin de l’exercice.
→ Révisez vos périodes comptables
Profitez-en pour vérifier si vos périodes comptables sont configurées en mois, trimestre ou année. Nous recommandons de définir les périodes par mois via Gestion/Exercices. Cela facilite la déclaration de TVA (mensuelle ou trimestrielle) et vous permet :
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- de consulter plus facilement votre chiffre d’affaires mensuel,
- d’étaler automatiquement vos coûts mensuels,
- d’enregistrer les amortissements sur une base mensuelle.
Cela offre également la flexibilité de basculer d’une déclaration de TVA trimestrielle à une déclaration mensuelle.
→ Ventilez vos frais professionnels
En tant qu’entreprise individuelle, il est crucial de bien ventiler vos frais entre la partie professionnelle et privée. Vous pouvez automatiser cette ventilation en activant les cases Frais professionnels fiscaux (via Gestion/Exercices comptables) et en renseignant correctement le pourcentage de la partie professionnelle via Gestion/Comptes.
→ Amortissements pro rata temporis
Le calcul des amortissements pro rata temporis est automatisé en activant l’option dans l’exercice comptable (Gestion/Exercices comptables).
✓ Attention particulière pour les utilisateurs CODA
Si vous travaillez avec CODA, veillez à créer un nouvel exercice en décembre et à reporter l’exercice. Le solde de départ sera automatiquement repris le 1er janvier, garantissant que l’importation automatique des extraits bancaires se poursuivra sans interruption
Vous n’utilisez pas encore le mandat CODA gratuit d’Octopus ? Consultez le module Octopus Academy – How to CODA pour plus d'informations. Vous pouvez demander un mandat CODA via Commander/Demander un mandat CODA.
✓ Créez un nouveau livre de caisse
N’oubliez pas de créer un nouveau livre de caisse pour les écritures à partir du 1er janvier. Si cela n’est pas fait, vous recevrez un avertissement en essayant d’enregistrer des transactions le 31 décembre sans configuration du nouvel exercice.
✓ Lors de l’utilisation de notre module de facturation
Créez également un nouvel exercice comptable afin de pouvoir continuer à facturer directement en 2026.
✓ Que faire en cas de devises étrangères ?
Si votre comptabilité inclut des transactions en devises étrangères, celles-ci ne sont pas automatiquement reportées à la clôture. Vous devez d’abord comptabiliser le solde bancaire sur le compte 588888. Ensuite, effectuez l’ajustement de taux de change via Compte financier - Ajustement des variations de taux de change. Pour la première écriture dans le nouvel exercice, créez une contre-passation sur le même compte 588888.
✓ Utilisateurs Peppol, activez votre Access Point dans Octopus
Pour recevoir correctement vos factures Peppol, activez votre Access Point.
- Logiciel comptable : via Commander / Activer votre Peppol Inbox
- Plateforme Digitale Interactive (PDI) : si l’icône Peppol apparaît encore en rouge, cliquez dessus pour activer la Peppol Inbox.
✓ Utilisateurs Peppol, vérifiez vos données client
Pour envoyer des factures Peppol avec succès, il est important que votre journal des ventes soit bien configuré. Rendez-vous dans Gestion/Journaux/Détails bancaires pour vérifier que le compte bancaire utilisé (IBAN et BIC) est correctement encodé pour vos clients.
Vous serez ainsi prêt à travailler efficacement avec Peppol dans le nouvel exercice.
