Commencez efficacement votre utilisation du logiciel de comptabilité Octopus grâce à cette "checklist" utile pour les nouveaux utilisateurs

Étape 1: connectez-vous pour la première fois

Étape 2: Modifiez votre mot de passe

Étape 3: Modifiez/adaptez le thème des couleurs et la taille des caractères

Étape 4: Modifiez, s’il y a lieu, les données de votre dossier

Étape 5: modifiez/adaptez les droits de vos utilisateur

Étape 6: adaptez les exercices comptables et/ou ajoutez des exercices

Étape 7: Adaptez les journaux ou ajoutez des journaux

Étape 8: Adaptez, s’il y lieu, le plan comptable livré par défaut

Étape 9: Introduisez vos ‘relations’, ou récupérez-les da s une application antérieure

Étape 10: Entrez vos amortissements

Étape 11: entrez vos écritures d’ouverture

Étape 12: Entrez votre solde d’ouverture

Gardez à portée de la main l’ e-mail contenant votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Allez ensuite vers notre site, www.octopus.be

1. Cliquez sur le bouton ‘Télécharger’ en haut à droite.

2. Cliquez sur le pictogramme adéquat pour l’installation d’Octopus. Si vous utilisez Windows, vous devrez indiquer à l’étape suivante si vous utilisez la version de 32- bits ou 64- bits.

3. Après avoir fait le choix correct, vous devrez éventuellement confirmer le téléchargement.

4. Choisissez ‘Exécuter’ lorsque le téléchargement est terminé.

5. Choisissez la langue voulue.

6. L’installaton de l’appli de bureau démarre.

7. Cliquez chaque fois sur ‘suivant’ jusqu’à l’étape finale ‘installer’.

8. Une fois l’installation terminée, vous devrez uniquement sur ‘achever’ pour démarrer Octopus.

Vous remarquerez que le logo ‘Octopus’ se trouve maintenant sur le bureau. Vous pourrez donc vous connecter chaque fois à Octopus par ce ‘raccourci’.

Vous rencontrez des problèmes ici ? Jetez un coup d’œil aux ‘FAQ’ pour l’aide à la connexion ou le ‘FAQ’ pour l’aide à l’installation.

Modifiez votre mot de passe initial le plus rapidement possible, en cliquant sur Menu,Gestion, modifier mot de passe. Vous recevrez immédiatement la confirmation que le nouveau mot de passe est agréé.

Bon à savoir: Votre gestionnaire de dossier (comptable/expert-comptable) a son propre code d’accès unique qui est lié à votre dossier.

Vous ne devez donc pas lui communiquer votre code d’accès ou mot de passe, ni même signaler que vous avez modifié le mot de passe. Veillez à entrer votre adresse e-mail dans la fenêtre ‘dialogue’ De cette manière, c’est votre mot de passe qui vous sera envoyé en cas d’oubli ou de perte de celui-ci. S’il n’est pas mentionné d’adresse e-mail ici, vous ne pourrez pas réinitialiser votre mot de passe vous-même. Il vous faudra envoyer un mail à info@octopus.be.

Par le menu ‘Aide, Modifiez le thème’ vous pouvez adapter la palette des couleurs de l’interface Octopus, ainsi que la taille des caractères.

Par le menu ‘gestion, dossiers’ vous accédez aux informations détaillées de votre dossier (vos dossiers).

1. Ouvrez l’aperçu de vos dossiers disponibles

2. Cliquez sur le dossier, ensuite sur ‘Éditer’ (icône ‘crayon’) pour adapter les détails

3. Ajoutez, s’il y a lieu des champs de contact supplémentaires

4. Adresse unique de la boite de messagerie du dossier. Si vous envoyez des documents à cette adresse e-mail, ceux-ci arrivent dans la visionneuse de documents.

Dans l’onglet ‘Enregistrements’ vous obtenez un aperçu, par exercice comptable présent, du nombre des lignes d’écriture d’achat et de vente, et des lignes d’écriture financières et diverses (OD).

Dans l’onglet ‘Demandeur mandaté (TVA), tous les champs doivent être dûment remplis afin de pouvoir effectuer les déclarations électroniques (déclaration TVA, listing TVA…

L’onglet ‘Domiciliation’ ne s’applique que lors de l’usage du Module Banking optionnel.

Avec votre code d’accès unique (numéro ‘U’), et en tant que propriétaire du dossier (en fonction du type d’abonnement) vous disposez de droits d’ agir dans vos dossiers. Via le menu ‘Gestion, Utilisateurs’ vous pouvez, grâce à la gestion avancée des utilisateurs :

• Ajouter des utilisateurs supplémentaires qui auront accès à votre (vos) dossier(s)

• Restreindre les droits d’utilisateurs ajoutés antérieurement.

• Supprimer des utilisateurs ajoutés antérieurement.

• Modifier le mot de passe d’un utilisateur ajouté antérieurement.

Un exercice ‘d’ouverture’ a été installé pour vous en tant que nouvel utilisateur. Via le menu ‘Gestion, Exercices’, vous obtenez un aperçu des exercices comptables créés. Ici, vous pouvez adapter les exercices et ajouter de nouveaux exercices. Si ce point du menu ne réagit pas au ‘clic’, il est probable que votre gestionnaire de dossier a désactivé ce droit. Veuillez contacter votre bureau comptable. Pour d’éventuelles adaptations spécifiques , vous pouvez contacter info@octopus.be

Attention: La date d’ouverture d’un exercice ne peut être modifiée que si un exercice précédent est présent, et tant qu’il n’y a pas encore d’écritures dans l’exercice à adapter. La date de clôture d’un exercice ne peut être modifiée que s’il n’y a pas encore d’exercice consécutif créé. La date de clôture de l’exercice précédent doit toujours se raccorder à la date d’ouverture de l’exercice consécutif (sans intervalle).

Il a été prévu par défaut un journal des Achats et un journal des ventes. Vous pouvez apporter de modifications aux paramètres des journaux créés et vous pouvez évidemment créer vous-même des journaux supplémentaires.

Astuce: Via l’écran de détail d’un journal, vous pouvez supprimer la dernière écriture enregistrée.

Octopus fournit en standard une liste des numéros des compte les plus courants du plan comptable normalisé (PCMN). Cette liste peut être adaptée et étendue à volonté selon les besoins. Nous appelons l’aperçu par le menu ‘Gestion, Comptes’.

Des informations complémentaires concernant l’importation de comptes peuvent être trouvées ici.

Un aperçu des relations sera appelée par le menu ‘Gestion, Relations’

1. Ajouter une nouvelle relation

2. Adapter une relation déjà existante.

3. Sauvegarder les adaptations apportées.

4. Supprimer une relation. Ceci n’est possible que si aucune pièce comptable n’a été enregistrée au nom de cette relation

5. Imprimer l’aperçu général (ou détail si visualisé).

6. Importer des relations (Les informations complémentaires concernant l’importations des relations se trouvent ici)

7. Exporter les relations au format PDF, Excel ou CSV.

8. Filtrer les relations ‘actives’.

9. Filtrer les relations ‘non actives’.

10. Recherches

11. Contrôlez quels clients sont enregistrés sur le réseau PEPPOL

Vous trouverez un complément d’information concernant l’importation de relations sur ce film instructif sur YouTube !

Les amortissements s’introduisent par le menu ‘Gestion, Amortissments’.

1. Aperçu de tous les amortissements introduits.

2. Détails de l’investissement.

3. Tableau des amortissements ‘calculés.

4. Sélectionnez l’écriture d’achat s’il y lieu.

5. Comptes utilisés pour cet amortissement.

6. Modifiez les paramètres de calcul du tableau d’amortissement.

7. Sauvegarder l’investissement.

8. Ajouter éventuellement un nouvel investissement.

L’exemple ci-dessous visualise une écriture d’ouverture typique d’un dossier à démarrer, où des données d’une situation antérieure doivent être introduites.

1. Ouverture d’un compte courant

2. Compte TVA

3. Montant d’ouverture compte(s) financiers – « contre-passation » lors de la première écriture comptable

4. Clients « ouverts » (en souffrance)

5. Fournisseurs « ouverts » (en souffrance/impayés)

Si le solde de départ doit être adapté lors de la première écriture ( migration au départ d’un autre logiciel comptable vers Octopus). Ceci se fera lors de la première écriture financière, par une « contre-passation » d’une Opération Diverse antérieure sur le compte d’ouverture financier 588…

Lors de la création d’un nouvel exercice comptable, consécutif à un exercice précédent, le solde de la banque sera ajusté correctement après le « Transfert de l’exercice précédent »