Commencez efficacement avec Octopus Accountancy Software grâce à cette checklist pratique pour les nouveaux utilisateurs
Découvrez toutes les étapes sur notre chaîne  YouTube avec des tutoriels détaillés pour vous accompagner pas à pas !

Étape 1 : Connectez-vous pour la première fois

1. Munissez-vous de l’e-mail contenant vos identifiants et mot de passe.
2. Accédez à www.octopus.be.
3. Cliquez sur le bouton « Télécharger » en haut à droite de la page.
4. Sélectionnez l’icône correspondant à votre système d’exploitation.
   • Pour Windows, précisez si vous utilisez la version 32 ou 64 bits.
5. Confirmez le téléchargement si nécessaire et choisissez « Exécuter » une fois le fichier prêt.
6. Sélectionnez votre langue préférée et suivez les étapes de l’installation. Cliquez sur « Suivant » jusqu’à l’étape finale, puis sur « Installer ».
7. Une fois terminé, cliquez sur « Terminer » pour lancer Octopus.

Vous trouverez désormais l’icône d’Octopus sur votre bureau pour un accès direct à l’application.

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Étape 2 : Changez votre mot de passe

1. Accédez au menu « Gestion », puis « Modifier le mot de passe ».
2. Suivez les instructions pour définir un nouveau mot de passe. Une confirmation s’affichera lorsqu’il aura été accepté.

Conseil : Votre comptable dispose de ses propres identifiants uniques liés à votre dossier. Il n’est pas nécessaire de partager vos identifiants ou de notifier un changement de mot de passe.

Pensez également à enregistrer votre adresse e-mail dans le système. Cela permettra de récupérer votre mot de passe en cas d’oubli. Si aucune adresse e-mail n’est configurée, vous devrez contacter info@octopus.be pour obtenir de l’aide.

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Étape 3 : Personnalisez l’interface (thème et taille des caractères)

Vous pouvez ajuster les couleurs et la taille des caractères via le menu « Aide, Modifier le thème ». Adaptez l’interface selon vos préférences pour une expérience utilisateur optimale.

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Étape 4 : Modifiez les informations de votre dossier

1. Accédez au menu « Gestion, Dossiers » pour consulter les détails de vos dossiers.
2. Cliquez sur « Modifier » pour apporter des ajustements.
3. Ajoutez des champs de contact supplémentaires si nécessaire.

Astuce : L’adresse e-mail unique du dossier permet d’envoyer des documents directement dans la visionneuse de documents Octopus.

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Étape 6 : Configurez vos journaux (achats et ventes)

Vous pouvez ajuster ou ajouter des journaux via le menu « Gestion, Journaux ». Cela inclut également la création de nouveaux journaux si nécessaire.

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Étape 7 : Gérez vos exercices comptables

Un exercice comptable d’ouverture est configuré par défaut. Vous pouvez modifier ou ajouter des exercices via le menu « Gestion, Exercices ». Si vous ne pouvez pas accéder à ce menu, contactez votre comptable.

Attention : Les modifications des dates d’ouverture ou de clôture sont limitées en fonction des conditions définies dans le système.

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Étape 8 : Adaptez le plan comptable

Octopus propose un plan comptable standard que vous pouvez personnaliser selon vos besoins via le menu « Gestion, Comptes ».

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Étape 9 : Gérer vos relations

Dans le menu « Gestion, Relations », vous pouvez :

• Ajouter ou modifier des relations.
• Importer ou exporter des données de relations.
• Filtrer les relations actives ou inactives.

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Étape 10 : Enregistrez vos immobilisations et vos amortissements

Les amortissements se gèrent via le menu « Gestion, Immobilisations », où vous pouvez :

• Ajouter ou modifier des investissements.
• Générer des tableaux d’amortissement.

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Étape 11 : Ajoutez vos écritures d’ouverture

Via le menu « Gestion, Écritures d’ouverture », introduisez les soldes initiaux en cas de migration depuis un autre logiciel.

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Pour plus d’informations, consultez notre chaîne YouTube ou contactez-nous à info@octopus.be. Nous sommes là pour vous accompagner !