Commencer avec octopus?

Commencez efficacement avec Octopus Accountancy Software grâce à cette checklist pratique pour les nouveaux utilisateurs
Découvrez toutes les étapes sur notre chaîne  YouTube avec des tutoriels détaillés pour vous accompagner pas à pas !

Étape 1 : Connectez-vous pour la première fois

1. Munissez-vous de l’e-mail contenant vos identifiants et mot de passe.
2. Accédez à www.octopus.be.
3. Cliquez sur le bouton "Télécharger" en haut à droite de la page.
4. Sélectionnez l’icône correspondant à votre système d’exploitation.
   • Pour Windows, précisez si vous utilisez la version 32 ou 64 bits.
5. Confirmez le téléchargement si nécessaire et choisissez "Exécuter" une fois le fichier prêt.
6. Sélectionnez votre langue préférée et suivez les étapes de l’installation. Cliquez sur "Suivant" jusqu’à l’étape finale, puis sur "Installer".
7. Une fois terminé, cliquez sur "Terminer" pour lancer Octopus.

Vous trouverez désormais l'icône d’Octopus sur votre bureau pour un accès direct à l’application.

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Étape 2 : Changez votre mot de passe

1. Accédez au menu "Gestion", puis "Modifier le mot de passe".
2. Suivez les instructions pour définir un nouveau mot de passe. Une confirmation s’affichera lorsqu’il aura été accepté.

Conseil : Votre comptable dispose de ses propres identifiants uniques liés à votre dossier. Il n’est pas nécessaire de partager vos identifiants ou de notifier un changement de mot de passe.

Pensez également à enregistrer votre adresse e-mail dans le système. Cela permettra de récupérer votre mot de passe en cas d’oubli. Si aucune adresse e-mail n’est configurée, vous devrez contacter info@octopus.be pour obtenir de l’aide.

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Étape 3 : Personnalisez l’interface (thème et taille des caractères)

Vous pouvez ajuster les couleurs et la taille des caractères via le menu "Aide, Modifier le thème". Adaptez l’interface selon vos préférences pour une expérience utilisateur optimale.

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Étape 4 : Modifiez les informations de votre dossier

1. Accédez au menu "Gestion, Dossiers" pour consulter les détails de vos dossiers.
2. Cliquez sur "Modifier" pour apporter des ajustements.
3. Ajoutez des champs de contact supplémentaires si nécessaire.

Astuce : L'adresse e-mail unique du dossier permet d’envoyer des documents directement dans la visionneuse de documents Octopus.

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Étape 6 : Configurez vos journaux (achats et ventes)

Vous pouvez ajuster ou ajouter des journaux via le menu "Gestion, Journaux". Cela inclut également la création de nouveaux journaux si nécessaire.

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Étape 7 : Gérez vos exercices comptables

Un exercice comptable d’ouverture est configuré par défaut. Vous pouvez modifier ou ajouter des exercices via le menu "Gestion, Exercices". Si vous ne pouvez pas accéder à ce menu, contactez votre comptable.

Attention : Les modifications des dates d’ouverture ou de clôture sont limitées en fonction des conditions définies dans le système.

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Étape 8 : Adaptez le plan comptable

Octopus propose un plan comptable standard que vous pouvez personnaliser selon vos besoins via le menu "Gestion, Comptes".

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Étape 9 : Gérer vos relations

Dans le menu "Gestion, Relations", vous pouvez :

• Ajouter ou modifier des relations.
• Importer ou exporter des données de relations.
• Filtrer les relations actives ou inactives.

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Étape 10 : Enregistrez vos immobilisations et vos amortissements

Les amortissements se gèrent via le menu "Gestion, Immobilisations", où vous pouvez :

• Ajouter ou modifier des investissements.
• Générer des tableaux d’amortissement.

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Étape 11 : Ajoutez vos écritures d’ouverture

Via le menu "Gestion, Écritures d'ouverture", introduisez les soldes initiaux en cas de migration depuis un autre logiciel.

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Pour plus d’informations, consultez notre chaîne YouTube ou contactez-nous à info@octopus.be. Nous sommes là pour vous accompagner !