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Questions spécifiques émanant de comptables

Trouvez ici les questions fréquemment posées par des comptables.

Pas trouvé la réponse? Contactez-nous!

Comment puis-je obtenir l’accès au dossier de mon client?

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) stipule que votre client devra toujours exprimer son accord pour l’accès à son dossier.
Nous recommandons au client d’envoyer un e-mail à info@octopus.be avec sa demande, afin que nous puissions lier son dossier au vôtre.

Il vous faudra donc avoir vous aussi un dossier propre. Si votre client a un ‘dossier externe’ (le client a son propre abonnement chez Octopus.), ceci sera gratuit pour vous.
Vous désirez plus d’informations sur les dossiers ‘internes’? Envoyez une e-mail à sales@octopus.be

Comment puis-je ajouter des utilisateurs supplémentaires?

Un utilisateurs supplémentaire peut être ajouté par le menu ‘utilisateurs’

Si le nom d’utilisateur qui vous a été attribué initialement est (par exemple) U15032003, le nouvel utilisateur appelé ‘Maxime’ recevra le nom d’utilisateur complet de Maxime@U15032003. C’est ce nom complet et en toutes lettres qui devra être utilisé pas l’utilisateur pour se connecter.

Pour un utilisateur supplémentaire, c’est à vous d’attribuer les droits.

Comment puis-je déterminer les droits de mes clients?

Initialement, le nouvel utilisateur ne dispose d’aucun droit. Il est donc essentiel de déterminer soigneusement ce qu’un nouvel utilisateur peut faire dans un dossier.

1. Allez vers ‘Gestion, utilisateurs’

2. Sélectionnez l’utilisateur.

3. Accordez les droits.

  • Pour accorder ou retirer des droits, cliquez sur la ligne concernée et ensuite enfoncez la barre d’espace.
  • L’on peut sélectionner un ensemble de plusieurs droits en ‘glissant’ sur les lignes, le bouton de la souris maintenu enfoncé.
  • L’on peut sélectionner un ensemble de plusieurs droits en cliquant sur la première ligne et ensuite, le bouton ‘shift’ enfoncé, cliquer sur la dernière ligne,

Comment accorder, à votre client, l’accès à un dossier ‘interne’?

Via notre Site Web, votre client peut commander son propre abonnement Octopus. Votre client a le choix entre les formules RealTime Facturation, ou Comptabilité.

Pour plus d’informations concernant les prix et d’autres modules, veuillez consulter notre Site Web.

Lors de la commande de son dossier Octopus, le client peut mentionner que son dossier est déjà présent ‘en interne’ chez Octopus.

Il est judicieux que votre client nous communique votre numéro ‘B’. Ceci facilite notre tâche. Ensuite son dossier sera lié au vôtre.

  • À tout moment, le dossier reste sous votre contrôle. Vous déterminez les droits d’accès.
  • Votre client pourra immédiatement consulter les données via son PC ou via son smartphone, sa tablette, grâce à notre appli ‘realTime’

Vous pouvez également créer un numéro ‘K’ pour votre client, par le menu ‘Gestion, Clients finaux’.

Suite à la création d’un numéro ‘K’, la facture vous sera adressée. Ceci amène des avantages supplémentaires pour vous en tant que comptable.

Pour plus d’information, nous conseillons de contacter votre responsable commercial chez Octopus, ou directement par sales@octopus.be .

Mon client a un dossier interne mais aimerait consulter ses données par l’Appli ‘RealTime’. Est-ce possible?

Pour avoir accès à l’Appli ‘RealTime’, votre client doit avoir un abonnement Octopus.
À partir de 10 € par mois, votre client peut faire usage d’Octopus.
Pour plus d’informations concernant les prix ou d’autres modules, consultez notre Site Web.
Lors de la commande de son abonnement, le client peut rappeler que son dossier existe déjà en interne chez Octopus.
Il est judicieux que votre client nous communique votre numéro ‘B’. Ceci facilite notre tâche. Ensuite son dossier sera lié au vôtre.

Vous pouvez également créer un numéro ‘K’ pour votre client, par le menu ‘Gestion, Clients finaux’.
Suite à la création d’un numéro ‘K’, la facture vous sera adressée.
Ceci amène des avantages supplémentaires pour vous en tant que comptable.
Pour plus d’information, nous conseillons de contacter votre responsable commercial chez Octopus, ou directement par sales@octopus.be

Un dossier interne permet-il de réceptionner des documents ‘PEPPOL’?

Certainement, quand vous êtes dans le dossier de votre client, vous pouvez faire la demande par le menu ‘commander’.
Lorsque le document PEPPOL arrive, votre client recevra sa facture au formats pdf et xml dans sa messagerie.
Vous pouvez retrouver les documents PEPPOL entrants dans Octopus.

Mon client est-il averti par e-mail lorsque des documents PEPPOL sont arrivés?

Oui, votre client reçoit un e-mail avec une version PDF de la facture. Vous pouvez retrouver la facture directement en Octopus.

Qui doit ‘accepter’ les documents PEPPOL?

Vous pouvez ‘accepter’ les documents PEPPOL .

Les documents G.E.D sous-jacents sont-ils effacés lors de la suppression d’un dossier via ‘Gestionnaire de Dossier?

Non, copier ou supprimer un dossier par ‘Gestionnaire de dossier’ n’efface pas .les documents G.E.D sous-jacents. Il est recommandé de résilier le dossier interne, afin d’initialiser ensuite un nouveau dossier interne. L’ ID (identification) d’un dossier est à considérer de préférence comme une donnée unique.

Une autre question? Faites-le nous savoir!

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