Retour à l'aperçu

Het te volgen proces wanneer u een CODA-mandaat aanvraagt bij de KBC:

Proces coda KBC 1

1. Vraag uw coda-mandaat aan via Octopus

Vraag uw coda-mandaat aan via het menu 'bestellen, automatisch inlezen financiële verrichtingen' in Octopus. Opgelet: U dient het dossier geopend te hebben waarvoor u de aanvraag doet. Dit dossier dient een finacieel dagboek te hebben met een ingevuld IBAN rekeningnummer (zie ook hier).

U heeft één mandaat nodig per bank (per BIC), ongeacht het aantal rekeningen. Het kan wel enkele weken duren eer een mandaat volledig geactiveerd is.

2.

Bevestig uw aanvraag door het ingeven van uw Octopus wachtwoord. De nodige informatie wordt verwerkt door onze supportdienst.

3. U ontvangt het te ondertekenen document in uw mailtoepassing

U heeft een bevestiging ontvangen van uw coda-mandaat aanvraag. Als bijlage kunt u het te ondertekenen document vinden. Deze mail heeft u hoogstwaarschijnlijk naar deze pagina gebracht. Hieronder vindt u de te volgen stappen.

Coda crelan2

4. Druk het KBC document af

Enkel originele documenten worden aanvaardt door KBC. U kan het document dus niet elektronisch doorsturen.

5. Lees het document zorgvuldig na en vul aan

Wij hebben het document automatisch ingevuld voor u. Kijk goed na of er geen fouten in het document staan en pas/vul aan waar nodig.

6. Plaats uw handtekening op het document (voorafgegaan door 'gelezen en goedgekeurd')

Plaats uw handtekening op de juiste plaats en laat dit voorafgaan door de tekst 'gelezen en goedgekeurd'.

Codabelfius

7. Verstuur het ondertekende document naar Octopus

Verstuur het ondertekende document met de post naar ons adres:

Octopus Accountancy Software
Brusselsesteenweg 708
9050 Gentbrugge

8. U kan de status van uw aanvraag zelf opvolgen

Een overzicht van de Coda mandaten en de status van een aanvraag kan opgevraagd worden via menu 'Bank, CODA mandaten'

BMCodaMandate

1. Iban Rekening: In het aangegeven dossier moet een financieel dagboek aanwezig zijn met referentie naar dat IBAN rekeningnummer.

2. Dossier: naam van het gekoppelde dossier.

3. Status: huidige status van het mandaat.

4. Koppel pdf rekening uittreksel in DMS: In de financiële boeking van de Coda verwerking zal het PDF uittreksel beschikbaar zijn via de koppeling knop.

5. E-mail: E-mail adres gebruikt door Octopus om te communiceren over dit dossier.

Status van een Coda mandaat:

Aangevraagd door gebruiker

De ondernemer of accountant heeft het mandaat aangevraagd en wacht tot de nodige documenten door Octopus zijn verzonden.

Wachten op ondertekening door gebruiker

De documenten voor aanvraag van het mandaat zijn door Octopus naar de aanvrager verzonden. De klant dient die ondertekend terug te sturen.

Verwerking door de bank

Octopus heeft de ondertekende documenten doorgestuurd naar de bank voor verdere verwerking.

Actief

Het mandaat is actief en er is een automatische Coda verwerking uitgevoerd.

Niet-actief

Er is een Coda mandaat actief binnen Octopus maar het dossier is niet meer aanwezig.

Opgelet: Wanneer de status op actief staat maar niet in het groen dan betekent dit dat er ooit een manuele CODA import succesvol gebeurd is! De automatische import is dus niet actief.

Vind je deze statussen niet terug dan heb je waarschijnlijk nog een oude Octopus-versie. Gelieve de nieuwste versie te downloaden op onze website.

Het is ook mogelijk dat uw status een stap terug neemt. Bijvoorbeeld van 'verwerking door de bank' naar 'wachten op ondertekening door gebruiker'. Dit wilt zeggen dat de bank extra informatie vraagt of een fout heeft opgemerkt en het document heeft teruggestuurd.

9. Uw mandaat is actief, wat nu?

De bank heeft uw aanvraag behandelt. Uw CODA-mandaat is nu actief. Wat nu?

U moet ervoor zorgen dat het beginsaldo van uw CODA overeenkomt met het eindsaldo van uw financieel dagboek.

Retour à l'aperçu