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Transférer des documents ‘en ligne’ avec notre G.E.D.

La fonction 'G.E.D.' doit faire l’objet d’une activation initiale par le menu 'Commander'.

Ce module permet de lier des documents (JPG, JPEG, PNG, GIF, XLS, DOC,…) aux écritures, aux relations, aux dossiers, aux immobilisés etc.

La GED est gratuite pour les dossiers dits ‘externes’ (dossiers dont le nom d’utilisateur commence par ‘U’… , ‘K’…) . Seule une modique redevance sera facturée pour un supplément de capacité d’hébergement, s’il y a lieu.

Les bureaux (comptables, experts-comptables, fiduciaires) qui désirent utiliser la GED sur des dossiers dits ‘internes’ (sans accès pour le client) peuvent obtenir les conditions auprès de leur responsable commercial (sales@octopus.be)

a. Mogelijkheden DMS

Lorsque vous réceptionnez des e-factures conformes au format Peppol, vous pouvez retrouver celles-ci dans un répertoire spécifique au sein du système GED par le menu 'GED, Documents Peppol Entrants'. Il est requis d'être enregistré auprès d'un Point d'Accès.

Nous décrivons également le traitement des factures électroniques (e-invoice)au format e-fff UBL

Les documents liés peuvent être aussi bien des factures digitalisées au format pdf, que des documents Word, des filières Excel, des graphismes et des images.

La possibilité d’encoder les documents mis à disposition par l’application ‘RealTime’ est une fonction standard, prévue par défaut sans supplément de prix.
Les documents peuvent être envoyés directement à l’adresse e-mail unique propre au dossier.
Les documents ainsi transférés sont disponibles directement en ligne par la ‘visionneuse d’importation’ (‘ToDoBox’).

La fonctionnalité complète ‘G.E.D.’ comprend, outre les deux possibilités énoncées ci-dessus,

La fonctionnalité complète - payante - offre, outre la capacité de saisir des documents provenant de 'Click & Book', les possibilités suivantes:

Lier les documents après l'encodage
Lier les documents à d'autres rubriques que les encodages
L'utilisation de la visionneuse de documents
Gestion des documents entrants Peppol (uniquement pour les clients enregistrés auprès du réseau Peppol)

Les avantages

Des fichiers présents localement peuvent être conservés très simplement dans un dossier Octopus.
La liaison peut être réalisée lors de l'encodage des écritures (achat, vente,...) mais aussi après l'encodage.
Les documents peuvent être liés non seulement aux écritures, mais également à d'autres éléments Octopus, tels que les dossiers, les relations, les immobilisés, les articles, les exercices,...
Une version de chaque document lié sera sauvegardée sur les serveurs Octopus.
Les documents sont consultables à tout moment, où que vous soyez, quelque soit l'utilisateur habilité auquel vous accordez l'accès.
De cette façon, un entrepreneur peut se charger de l'encodage et de la liaison des documents tandis que le bureau-conseil peut consulter et vérifier directement les documents.
Il va de soi que ceci optimise la collaboration entre l'entrepreneur et son comptable/expert-comptable

Configurations

Pour pouvoir utiliser la fonctionnalité GED dans son entièreté, il est impératif de l'activer au préalable par le menu 'Commander'.
Aucun autre paramétrage n'est nécessaire au niveau de votre dossier comptable.

c. Mailbox adres dossier

d. Koppelen documenten

e. Document viewer

h. Inkomende PEPPOL documenten

i. Documenten opsplitsen in meerdere documenten

Vanuit de Import viewer kan men ook een document dat bestaat uit meerdere pagina's opsplitsen in afzonderlijke documenten

DMS18

1. Klik op het op te splitsen document

2. Klik op 'Splits document in afzonderlijke pagina's'

3. De afzonderlijke gecreëerde documenten

De afzonderlijke documenten dienen dan nog online beschikbaar gesteld. Meer informatie daarover kan u hier vinden.

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