Un message d'erreur lors de l'exécution de l'importation automatique de CODA
Vous pouvez recevoir une erreur d’importation lors de l’exécution de l’importation automatique de CODA. Selon le message que vous avez reçu, nous vous donnerons les étapes à suivre ici!
Le solde du journal financier ne correspond pas au solde du fichier coda.
Nous vous invitons à contrôler :
Y a-t-il un journal financier ?
Écriture/encodage financier
Le solde de départ du fichier coda doit être égal au solde de clôture de votre dernier encodage financier.
Compte
Par ‘Gestion – Comptes fixes’, vérifier si vous avez un ‘compte d’attente coda’
Dans la négative, ajoutez en un.
Le système n’a pu trouver une période comptable correspondant à la date des opérations.
Nous vous invitons à contrôler :
S’agit-il d’un nouvel exercice comptable ?
A-t-on déjà créé un nouvel exercice comptable?
A-t-on déjà ‘transféré’ l’exercice précédent vers l’exercice actuel ?
Le numéro d’ordre du prochain mouvement est-il correct dans le nouvel exercice ?
Ne manquez pas de consulter notre manuel
Le système n’a pu trouver un journal financier correspondant au numéro du compte bancaire de ce fichier.
Nous vous invitons à contrôler :
Y a-t-il un journal financier ?
Quelle est l'assistance dont je bénéficie en tant que client ?
En tant que client Octopus, plusieurs assistances vous sont proposées lorsque que vous avez besoin d’aide.
Dans un premier temps, notre manuel interactif est très détaillé et vous permettra de trouver réponse à votre question et disponible dans le logiciel comptable via F1.
L’Academy Octopus est un outil très pratique. Vous y trouverez toute une série de tutoriels très pratiques.
Des sessions d’informations et des Webinaires sont organisés régulièrement afin de vous informer de l’actualité d’Octopus, des mises à jours, etc.
Ensuite, vous avez également la possibilité demander une formation auprès de nos vendeurs.
Enfin, vous avez le possibilité de joindre le support 5 jours sur 7 pendant les heures de bureau. Vous retrouvez les coordonnées ci-après : support@octopus.be | 010 28 04 55
Commencer avec octopus?
Commencez efficacement avec Octopus Accountancy Software grâce à cette checklist pratique pour les nouveaux utilisateurs
Découvrez toutes les étapes sur notre chaîne YouTube avec des tutoriels détaillés pour vous accompagner pas à pas !
Vous trouverez désormais l’icône d’Octopus sur votre bureau pour un accès direct à l’application.
Conseil : Votre comptable dispose de ses propres identifiants uniques liés à votre dossier. Il n’est pas nécessaire de partager vos identifiants ou de notifier un changement de mot de passe.
Pensez également à enregistrer votre adresse e-mail dans le système. Cela permettra de récupérer votre mot de passe en cas d’oubli. Si aucune adresse e-mail n’est configurée, vous devrez contacter info@octopus.be pour obtenir de l’aide.
Vous pouvez ajuster les couleurs et la taille des caractères via le menu « Aide, Modifier le thème ». Adaptez l’interface selon vos préférences pour une expérience utilisateur optimale.
Astuce : L’adresse e-mail unique du dossier permet d’envoyer des documents directement dans la visionneuse de documents Octopus.
Avec votre code d’accès unique, vous pouvez :
Accédez au menu « Gestion, Utilisateurs » pour configurer ces options.
Vous pouvez ajuster ou ajouter des journaux via le menu « Gestion, Journaux ». Cela inclut également la création de nouveaux journaux si nécessaire.
Un exercice comptable d’ouverture est configuré par défaut. Vous pouvez modifier ou ajouter des exercices via le menu « Gestion, Exercices ». Si vous ne pouvez pas accéder à ce menu, contactez votre comptable.
Attention : Les modifications des dates d’ouverture ou de clôture sont limitées en fonction des conditions définies dans le système.
Octopus propose un plan comptable standard que vous pouvez personnaliser selon vos besoins via le menu « Gestion, Comptes ».
Dans le menu « Gestion, Relations », vous pouvez :
Les amortissements se gèrent via le menu « Gestion, Immobilisations », où vous pouvez :
Via le menu « Gestion, Écritures d’ouverture », introduisez les soldes initiaux en cas de migration depuis un autre logiciel.
Lors de la création d’un nouvel exercice comptable, le solde est automatiquement transféré. Si vous devez ajuster les soldes initiaux, cela se fait via une écriture diverse dans le compte d’ouverture.
Pour plus d’informations, consultez notre chaîne YouTube ou contactez-nous à info@octopus.be. Nous sommes là pour vous accompagner !
Comment ajouter un utilisateur ?
Via le menu Gestion, Utilisateurs vous pouvez ajouter un nouvel utilisateur.
Consulter l’Academy ou à la documentation pour plus d’informations.
Comment ajuster le plan comptable fourni ?
Le PCMN est repris par defaut dans tous les nouveaux dossiers. Vous pouvez les modifier via Gestion, Relations.
Consultez la documentation pour plus d’informations.
Comment amortir au prorata temporis pour un exercice fractionné ?
Consultez l’Academy ou à la documentation pour plus d’informations.
Comment copier un dossier ?
Consultez l’Academy ou à la documentation pour plus d’informations.
Comment étaler mes coûts etproduits ?
Consultez la documentation pour plus d’informations.
Comment importer des factures depuis un autre programme ?
Vous pouvez importer des factures manuellement, mais nous ne supportons plus cette fonctionnalité en raison du risque élevé d’erreurs. Nous vous recommandons d’utiliser le service web pour établir une connexion avec un dossier Octopus. Cela permet une intégration plus efficace et évite la manipulation des fichiers par l’utilisateur. Pour plus d’informations, envoyez un email à webservice@octopus.be.
Comment installer le module de facturation ?
Consultez la documentation pour plus d’informations.
Comment m'inscrire en tant que nouvel utilisateur ?
Gardez votre email à portée de main, avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
Allez sur www.octopus.be et cliquez sur le bouton ‘Télécharger’ en haut à droite.
Cliquez sur l’icône appropriée pour l’installation. Utilisez-vous Windows ? Vous devrez alors indiquer si vous utilisez la version 32 ou 64 bits.
Après avoir choisi, vous devrez confirmer le téléchargement.
Une fois le téléchargement terminé, choisissez ‘exécuter’ et la langue souhaitée. L’installation commencera, cliquez sur ‘suivant’ à chaque étape jusqu’à la dernière étape ‘installer’. Une fois l’installation terminée, cliquez sur ‘terminer’ pour démarrer Octopus. Vous trouverez le logo Octopus sur votre bureau, vous pouvez vous connecter directement via le raccourci.
Rencontrez-vous des problèmes ici ? Consultez notre FAQ pour les problèmes de connexion ou d’installation.
Comment me connecter au Logiciel Comptable Octopus ?
Gardez votre email à portée de main, avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Allez sur www.octopus.be et cliquez sur le bouton ‘Télécharger’ en haut à droite.
Cliquez sur l’icône appropriée pour l’installation. Utilisez-vous Windows ? Vous devrez alors indiquer si vous utilisez la version 32 ou 64 bits. Après avoir choisi, vous devrez confirmer le téléchargement.
Une fois le téléchargement terminé, choisissez ‘exécuter’ et la langue souhaitée.
L’installation commencera, cliquez sur ‘suivant’ à chaque étape jusqu’à la dernière étape ‘installer’.
Une fois l’installation terminée, cliquez sur ‘terminer’ pour démarrer Octopus.
Vous trouverez le logo Octopus sur votre bureau, vous pouvez vous connecter directement via le raccourci.
Comment modifier la date de début et de fin de mon exercice comptable ?
Via le menu Gestion, Exercices et double-cliquez sur l’exercice à modifier. Cliquez ensuite sur le ‘crayon’ en haut pour modifier les dates de début et de fin de votre exercice.
ATTENTION: La date de début d’un exercice peut uniquement être modifiée s’il n’y a pas d’exercice précédent et s’il n’y a pas eu d’écritures dans l’exercice à modifier. Pour des ajustements spécifiques, contactez info@octopus.be.
Comment modifier le numéro de séquence de mon journal ?
Vous pouvez le modifier en double-cliquant sur le journal dans Gestion, Journaux. Cliquez ensuite sur le crayon, et à côté de Numéro de l’enregistrement suivant, vous pouvez modifier le numéro.
Comment modifier le thème de couleurs et la taille de la police ?
Via le menu Aide, Changer le thème des couleurs Vous pouvez ainsi ajuster le schéma de couleurs et la taille de la police.
Consultez la documentation pour plus d’informations
Comment modifier les droits des utilisateurs ?
Avec votre code d’accès unique (numéro U/B/K/S), vous avez, en tant que propriétaire d’un dossier (en fonction de votre type d’abonnement), des droits pour effectuer des opérations dans vos dossiers.
Via le menu Gestion, Utilisateurs, vous pouvez :
Comment modifier mon mot de passe ?
Modifiez votre mot de passe en allant dans le menu Gestion, Changer Mot de passe. Vous recevrez une confirmation immédiate lorsque votre nouveau mot de passe sera accepté.
Conseil : votre administrateur a un accès unique liée à votre dossier. Il n’est donc pas nécessaire de transmettre vos informations ou de signaler que vous avez modifié votre mot de passe. Il est également recommandé de saisir votre adresse e-mail dans la boîte de dialogue. De cette manière, vous pouvez réinitialiser votre mot de passe en cas d’oubli.
Comment regrouper mes bons de livraison ?
Consultez la documentation pour plus d’informations.
Comment sélectionner ma relation ?
Vérifiez dans ‘Gestion, Relations‘ que la case client et/ou fournisseur est cochée et que la relation est active.
Comment supprimer un compte de comptabilisation ?
Les comptes du grand-livre utilisés pour des écritures ne peuvent pas être supprimés. Les comptes non utilisés peuvent être supprimés via le menu Gestion, Comptes. Sélectionnez les comptes à supprimer et cliquez sur la ‘poubelle‘.
Comment supprimer un exercice comptable ?
Vous ne pouvez pas supprimer un exercice vous-même. Contactez info@octopus.be. Assurez-vous qu’il n’y a plus d’écritures associées à l’exercice à supprimer.
Comment supprimer une écriture erronée ?
Via Gestion, Journaux, vous pouvez supprimer la dernière écriture pour chaque journal. Les écritures peuvent également être écrasées par de nouvelles écritures. N’oubliez pas de sauvegarder les modifications via F12 ou Exécuter.
Comment supprimer une facture de vente ?
Via Gestion, Journaux, vous pouvez supprimer la dernière facture de vente. Si c’est une facture intermédiaire, vous pouvez la remplacer si elle n’a pas encore été comptabilisée. Sinon, vous devrez créer une note de crédit interne.
Comment s’inscrire/ se désinscrire sur Peppol ?
Pour vous inscrire sur le réseau Peppol, il vous faudra enregistrer votre boîte de messagerie Peppol, via l’onglet Commander dans d’Octopus, puis cliquez sur Enregistrer votre boite messagerie numérique Peppol. Vous devrez ensuite entrer votre nom, adresse e-mail ( pour rappel, vous recevrez un mail de confirmation lors de l’arrivée de chacune de vos factures ), et confirmer la commande avec le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à Octopus.
Cette manipulation est 100% gratuite. Cette inscription vous permettra de recevoir vos factures via Peppol.
Attention, vous ne pouvez être inscrit qu’à un seul point d’accès Peppol. Si vous désirez changer, prévenez le support via cette adresse. Une fois désinscrit, La possibilité de vous inscrire sur un nouveau point d’accès vous sera octroyée.
Je ne peux pas ouvrir mon journal, comment le débloquer ?
Si une session n’est pas correctement fermée, le journal est verrouillé pour une certaine période. Si vous vous reconnectez avec le même nom d’utilisateur, vous recevrez un message d’erreur. Via le menu Gestion, Journaux, vous pouvez ouvrir le journal souhaité et cliquer sur débloquer le journal.
Existe-t-il une application Octopus ?
Oui, avec l’application Real Time Octopus, vous avez la possibilité de consulter vos chiffres en permanence.
Les fonctionnalités sont nombreuses, mais les principales sont les suivantes : demander des rapports,un apperçu global de votre comptabilité et de vos chiffres, ou encore envoyer directement une facture dans votre dossier via la fonction Click&Book. En bref, vous pouvez contrôler votre comptabilité avec un simple smartphone.
L’application est téléchargeable gratuitement sur l’App Store ou Google Play.
Ma liste d'historique diffère de ma liste des opérations ouvertes et de mon bilan, pourquoi ?
Vérifiez que tous les exercices comptables ont été reportés.
Dans Liste, Opérations ouvertes vous devez cocher solde au.
Si cela concerne un compte, vous devez le définir comme Compte lettrable dans tous les exercices.
Consultez l’Academy ou à la documentation pour plus d’informations.
Mon client n'a pas d'accès à son dossier ( c'est un dossier interne) mais veut accéder à l'application Octopus ?
Votre client a besoin de sa propre licence pour utiliser l’application Octopus (à partir de 10 € par mois).
Consultez la documentation pour plus d’informations.
Comment personnaliser mes factures ?
La personnalisation de vos factures se fait via l’onglet Facturation, Initialisation du module de facturation. Au sein de cet onglet, vous aurez la possibilité de personnaliser vos factures en y ajoutant le logo de votre entreprise, en choisissant les informations qui doivent figurer sur votre facture, mais également d’y combiner un document l’accompagnant.
La personnalisation de vos bons de livraison et de vos rappels est également faisable, dans ce même onglet. Pour plus de détails, suivez ce lien vers notre Academy : Initialisation du module de Facturation – Octopus Academy
Pourquoi ai-je un message d'erreur lors de la comptabilisation d'une facture ?
Vérifiez qu’un compte d’enregistrement est associé aux codes TVA utilisés via Gestion, Codes TVA et que les factures précédentes ont été comptabilisées.
Pourquoi le compte 74 n'est-il pas visible dans ma liste 'actif-passif' ?
Vous devrez probablement décocher la case ‘schéma abrégé’.
Consultez l’Academy ou à la documentation pour plus d’informations.
Pourquoi mes factures n'apparaissent-elles pas dans mon journal de vente ?
Vérifiez si les factures ont été enregistrées via le menu Facturation, Enregistrer. Sinon, contactez-nous via info@octopus.be.
Puis-je créer des champs utilisateurs personnalisés ?
En plus des champs fournis dans le programme (nom et adresse du client, description, prix de l’article, etc.), vous pouvez également créer vos propres ‘champs’ dans Octopus.
Avec l’éditeur intégré, vous pouvez placer ces champs librement sur les modèles souhaités. Ainsi, le module de facturation est adaptable et utilisable dans divers domaines. Plus d’informations se trouvent dans la documentation.
Puis-je recevoir des documents Peppol pour un dossier interne ?
Comme gestionnaire de dossier vous avez la possibilité d’enregistrer la boîte de messagerie de votre client au réseau Peppol sous Commander. Votre client recevra alors un mail lui indiquant qu’un document Peppol est arrivé avec un lien temporaire vers Peppol Inbox dans la PDI.
Quel journal choisir pour configurer mon modèle de facturation ?
Vous avez le choix entre les journaux V ou V1 par défaut. Si vous avez plusieurs journaux, vous pouvez créer un modèle différent pour chacun. Si vous n’avez qu’un journal, choisir V ou V1 n’a pas d’importance.
Pour appliquer un modèle à tous les journaux, choisissez V.
Pour plus d’informations, consultez l’Academy.
Quelles sont les raccourcis clavier disponibles et comment les utiliser ?
Octopus est très facile à utiliser. Utiliser des raccourcis clavier peut vous faire gagner encore plus de temps.
Mais quels sont les raccourcis disponibles et comment les utiliser ?
Consultez la documentation pour plus d’information.
Les questions fréquemment posées par les écoles (enseignants et étudiants) sont placées ici. Vous ne retrouvez pas votre question ? Contactez-nous via info@octopus.be
Que vous soyez une haute école, une université, une école secondaire, un centre de formation continue, dans tous les cas vous pouvez utiliser gratuitement la plate-forme Octopus gratuitement pour vos cours.
Envoyez les donnée suivantes à info@octopus.be :
Pendant un examen, un étudiant a tout clôturé par inadvertance et ne peut plus se connecter avec les codes d’origine.
Les documents permettant de traiter les cas proposés peuvent être téléchargés ici. Ce sont des dossiers réalistes à importer dans Octopus afin de travailler avec de véritables documents. Une fois enregistrés sur votre ordinateur, vous pouvez importer ces dossiers à l’aide de la fonction « Dossier, Backup/restore ». La procédure de téléchargement est expliqué dans le manuel compris dans le fichier ZIP.
Vous voulez plus d'informations sur les documents Peppol entrants ?
Consultez la documentation pour plus d’informations.
Vous voulez plus d'informations sur les documents PEPPOL sortants ?
Consultez la documentation pour plus d’information.
Comment m'inscrire en tant que nouvel utilisateur ?
Gardez votre email à portée de main, avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
Allez sur www.octopus.be et cliquez sur le bouton ‘Télécharger’ en haut à droite.
Cliquez sur l’icône appropriée pour l’installation. Utilisez-vous Windows ? Vous devrez alors indiquer si vous utilisez la version 32 ou 64 bits.
Après avoir choisi, vous devrez confirmer le téléchargement.
Une fois le téléchargement terminé, choisissez ‘exécuter’ et la langue souhaitée. L’installation commencera, cliquez sur ‘suivant’ à chaque étape jusqu’à la dernière étape ‘installer’. Une fois l’installation terminée, cliquez sur ‘terminer’ pour démarrer Octopus. Vous trouverez le logo Octopus sur votre bureau, vous pouvez vous connecter directement via le raccourci.
Rencontrez-vous des problèmes ici ? Consultez notre FAQ pour les problèmes de connexion ou d’installation.
Comment s’inscrire/ se désinscrire sur Peppol ?
Pour vous inscrire sur le réseau Peppol, il vous faudra enregistrer votre boîte de messagerie Peppol, via l’onglet Commander dans d’Octopus, puis cliquez sur Enregistrer votre boite messagerie numérique Peppol. Vous devrez ensuite entrer votre nom, adresse e-mail ( pour rappel, vous recevrez un mail de confirmation lors de l’arrivée de chacune de vos factures ), et confirmer la commande avec le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à Octopus.
Cette manipulation est 100% gratuite. Cette inscription vous permettra de recevoir vos factures via Peppol.
Attention, vous ne pouvez être inscrit qu’à un seul point d’accès Peppol. Si vous désirez changer, prévenez le support via cette adresse. Une fois désinscrit, La possibilité de vous inscrire sur un nouveau point d’accès vous sera octroyée.
Existe-t-il une application Octopus ?
Oui, avec l’application Real Time Octopus, vous avez la possibilité de consulter vos chiffres en permanence.
Les fonctionnalités sont nombreuses, mais les principales sont les suivantes : demander des rapports,un apperçu global de votre comptabilité et de vos chiffres, ou encore envoyer directement une facture dans votre dossier via la fonction Click&Book. En bref, vous pouvez contrôler votre comptabilité avec un simple smartphone.
L’application est téléchargeable gratuitement sur l’App Store ou Google Play.
Mon client reçoit-il un email lorsque des documents Peppol arrivent ?
Si votre client a enregistré sa boîte de messagerie au Point Acces Octopus il reçoit toujours un email avec un lien vers Peppol Inbox dans la PDI.
C'est quoi Peppol?
Consultez la documentation pour plus d’informations.
Changement de gestionnaire de dossier?
En application avec GDPR, nous devons avoir l’accord du client pour pouvoir transférer le dossier vers un autre comptable. Le client devra nous contacter en mentionnant le nom du dossier (numéro U) ainsi que le nom et adresse complète du nouveau comptable/gestionnaire de dossier (numéro B).
Comment commencer avec Peppol ?
Super ! Inscrivez-vous au réseau PEPPOL et vous recevrez facilement vos factures dans votre boîte aux lettres numérique.
Consultez l’Academy ou à la documentation pour plus d’informations.
Comment activer CODA ?
Pour traiter les fichiers CODA dans votre dossier, vous devez d’abord demander un mandat CODA auprès de votre banque.
Dans ce cas, contactez votre comptable pour faire la demande de mandat.
Suivez les étapes suivantes :
1️⃣ Vérification du journal financier
Avant toute chose, un journal financier doit être créé pour chaque compte bancaire pour lequel vous souhaitez recevoir des fichiers CODA.
Vous pouvez le créer via Gestion > Journaux.
⚠️ Important : Dans l’onglet Détails bancaires, vous devez impérativement renseigner l’IBAN et le BIC du compte.
2️⃣ Demande du mandat CODA
Une fois le journal financier en place, vous pouvez demander un mandat pour chaque compte via Commander > Commander un mandat CODA.
Si cette option n’apparaît pas, vous devez d’abord activer le module bancaire (10 €/mois), également via le menu Commander.
3️⃣ Activation du mandat
Vous recevrez par e-mail les étapes à suivre. Veuillez les respecter attentivement pour garantir une activation correcte du CODA.
4️⃣ Première importation et validation
Après l’activation, vous recevrez un premier e-mail indiquant une erreur d’importation. À partir de ces informations, vous devrez ajuster manuellement votre journal financier.
📌 Une fois que les soldes correspondent, les fichiers CODA seront importés automatiquement.
Besoin d’aide ? N’hésitez pas à contacter votre comptable ou notre support.
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Veuillez compléter le formulaire ci-dessous pour modifier votre abonnement.
Si vous souhaitez résilier votre abonnement, veuillez remplir ce formulaire.
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Nous sommes désolés de vous voir partir. Pourriez-vous nous préciser la raison de votre départ ?
Pour résilier correctement votre abonnement, nous avons besoin des informations suivantes, au moins 2 mois avant le renouvellement de l’abonnement. Consultez nos conditions générales pour plus d’informations.
Merci de compléter le formulaire ci-dessous.
Veux-tu plus d’informations en détail ?
Consulte notre manuel pour une explication détaillée !
