2. Qu’est-ce qui change pour vous ?
3. Identifiant Peppol
4. Plusieurs établissements
5. Factures vers d’autres pays de l’UE
6. Arrêt de la plateforme Hermes
7. Types de documents pris en charge
8. Champs supplémentaires
9. Auto-facturation via Peppol
10. Activer Peppol (destinataire)
11. Recevoir des factures Peppol
12. Envoyer des factures Peppol
1. E-facturation Peppol : c’est quoi ?
Peppol est le réseau sécurisé qui devient incontournable : dès le 1er janvier 2026, les entreprises devront envoyer et recevoir leurs factures électroniques via cette plateforme.
L’objectif : traiter vos factures plus vite, sans erreur et 100 % automatiquement. Fini le travail manuel.
Bon à savoir
Octopus et Peppol
Octopus est un point d’accès Peppol certifié depuis 2017 et active gratuitement votre entreprise dans le cadre de votre licence existante.
- Fini les PDF à envoyer ou à ressaisir.
- Tout passe par un format standard (UBL).
- Fournisseurs et clients connectés en toute sécurité via leur numéro d’entreprise.
2. Qu’est-ce qui change pour vous en tant qu’entrepreneur ?
À partir du 01/01/2026, vous devez pouvoir recevoir des factures via Peppol et pouvoir envoyer des factures via Peppol (l’envoi se fait automatiquement dès que votre client est enregistré).
- Pouvoir recevoir des factures via Peppol
- Pouvoir envoyer des factures via Peppol
Important
Nouvelles amendes légales
Vous ne le faites pas ? Vous risquez des amendes : 1 500 € lors de la première infraction effective, 3 000 € lors de la deuxième, 5 000 € lors de la troisième (évaluée par trimestre).
La première infraction entraîne un avertissement. À partir de la deuxième, des frais seront appliqués.
Les amendes existantes pour absence de facture, facture incomplète ou incorrecte restent inchangées et s’appliquent également aux factures Peppol BIS.
3. Quel est mon identifiant Peppol et où puis-je le retrouver ?
Pour les entreprises belges, votre numéro d’entreprise correspond automatiquement à votre identifiant Peppol. Vous n’avez donc rien à créer ni à transmettre.
Certains fournisseurs de logiciels demandent l’identifiant Peppol (avec préfixe).
Octopus
Exemple de syntaxe
Pour Octopus, il s’agit de : 0208:0477525753
Syntaxe complète : iso6523-actorid-upis::0208:0477525753
👉 Vous n’avez rien à configurer : Octopus le reconnaît automatiquement.
4. Votre entreprise dispose-t-elle de plusieurs établissements ?
Vous avez plusieurs établissements et souhaitez recevoir les factures par établissement ?
Dans ce cas, vous pouvez utiliser un GLN (Global Location Number).
- Dans Octopus, saisissez-le dans Gestion / Relations.
- Vos factures seront automatiquement envoyées au bon établissement.
5. Puis-je déjà envoyer des factures vers d’autres pays de l’UE ?
Oui, vous pouvez dès aujourd’hui envoyer des factures à des entreprises européennes, à condition qu’elles soient enregistrées sur Peppol.
L’obligation varie selon les pays. De nombreux fournisseurs acceptent déjà la facturation électronique.
Octopus prend en charge les destinataires Peppol adaptés pour les clients internationaux.
Ainsi, votre entreprise peut participer au marché numérique européen sans outils supplémentaires.
6. Arrêt de la plateforme Hermes du gouvernement
Cette plateforme constituait une solution temporaire mise en place par le gouvernement afin de permettre la saisie des données de facturation et leur transmission via Peppol.
Elle ne fonctionne pas comme point d’accès et est soumise à des restrictions.
Elle cessera de fonctionner le 31/12/2025.
Important
Désinscription requise
Les entreprises connectées à Hermes ne peuvent pas recevoir leurs factures via les points d’accès habituels (comme Octopus).
Il est donc important qu’elles se désinscrivent et choisissent un autre point d’accès.
7. Quels types de documents sont pris en charge par Octopus ?
Octopus prend déjà en charge : les factures, les notes de crédit, l’auto-facturation (réception) et les réponses d’application.
Si vous utilisez le réseau Peppol pour envoyer et recevoir des documents électroniques, ceux-ci sont automatiquement placés dans la
Gestion Électronique de Documents (GED) d’Octopus, dans le dossier spécifique
« Documents Peppol Entrants ».
Une fois acceptés dans ce dossier, ils apparaissent dans la Visionneuse d’importation, où vous pouvez les traiter de la manière habituelle dans Octopus.
Procédure
Acceptation automatique (option)
Vous souhaitez comptabiliser immédiatement, sans contrôle préalable ?
Rendez-vous dans Gestion > Dossiers, onglet Détails, section Peppol,
et activez/désactivez l’option « Acceptation automatique ».
8. Champs supplémentaires pour une facturation avancée dans Octopus
Certains clients ou secteurs demandent des informations supplémentaires dans les factures électroniques. Octopus prend en charge ces champs.
Ces champs sont particulièrement utiles pour les entreprises proposant des formules d’abonnement, des projets, des travaux en régie ou des contrats de maintenance.
Cela signifie que votre processus de facturation sera non seulement numérique, mais également entièrement optimisé.
Info
Exemples de champs
- Référence du bon de commande : déjà disponible.
- Période de facturation / prestation : possibilité d’indiquer une date de début et de fin (actuellement en développement).
💡 Voulez-vous savoir précisément quels types de documents nous prenons en charge ?
Nous vous redirigeons vers
peppol.helger.com.
9. Auto-facturation via Peppol : entièrement prise en charge dans Octopus
- Peut être reçue dans Octopus depuis le 01/12/2025. Si un fournisseur a envoyé une auto-facturation avant cette date, il doit la renvoyer.
- Ce type de document ne peut pas être créé dans Octopus. Pour cela, nous recommandons notre partenaire Scrada.
10. Comment activer Peppol en tant que destinataire ?
Le client, en tant que destinataire, doit toujours s’enregistrer pour autoriser la réception des factures électroniques.
L’activation se fait toujours via un Access Point. Octopus agit comme Access Point, ce qui permet d’activer gratuitement dans votre propre logiciel.
Cette activation est uniquement requise pour les factures entrantes. Pour les factures sortantes, aucune activation Peppol n’est nécessaire.
A
Comment s’inscrire ?
- Dans le programme de comptabilité : en commandant ou enregistrant votre boîte aux lettres numérique sur Peppol (si elle est déjà active, l’option n’apparaît plus).
- Dans le portail client : menu de gauche « PEPPOL inbox » (si elle n’est pas encore active, le logo rouge Peppol s’affiche à côté).
- Saisissez l’adresse e-mail de l’entrepreneur afin qu’il reçoive une notification lorsqu’une facture est disponible (téléchargement, paiement, etc.).
- Un lien gratuit vers la boîte de réception Peppol est disponible dans le portail pour tous les dossiers, y compris ceux sans abonnement Octopus (dossiers internes).
B
Vérification de l’activation (chez Octopus)
- Par dossier : via Gestion / Dossiers sous l’onglet Peppol.
- Aperçu de tous les dossiers : via Gestion / Titulaires (dernière colonne : Peppol). L’icône Peppol s’affiche en surbrillance.
C
Point d’accès activé et désinscription
- Le point d’accès est indiqué dans Gestion / Dossiers, onglet Peppol.
- Vous pouvez vous désinscrire si le point d’accès est Octopus. Pour les autres points d’accès, contactez-les directement.
- Vous ne pouvez être inscrit qu’à un seul point d’accès pour la réception.
- L’adresse e-mail associée de l’entrepreneur est visible et modifiable.
11. Comment recevoir des factures Peppol ?
A
Importer des factures Peppol dans le logiciel comptable
- Allez dans GED / Documents Peppol entrants (les nouveaux documents apparaissent en gras).
- Cliquez l’onglet Détail puis sur le crayon.
- Changez le statut en « Accepté – prêt pour l’imputation ».
- Cliquez sur « Envoyer à la comptabilité » pour transférer la facture.
- Le document est placé dans la file d’attente de la Visionneuse de documents.
B
Automatiser importation et comptabilisation
- Allez dans Gestion / Dossiers > onglet Peppol et cochez « acceptation automatique ».
- Allez dans Gestion / Dossiers > onglet Enregistrement automatique des documents d’achat et cochez « documents Peppol entrants ».
- Les factures d’achat reçues via Peppol seront alors immédiatement comptabilisées dans le journal indiqué.
- Document transmis à la Visionneuse d’importation ? Message d’erreur si vous essayez à nouveau.
- Document supprimé de la Visionneuse ? Vous pouvez le retransmettre sans message d’erreur.
- Récupérez les documents supprimés dans un délai de 120 jours via GED > Visionneuse de documents > Gestion du fichier, dossier « Documents supprimés ».
- Dans la boîte de réception (Documents Peppol Entrants), les factures restent toujours disponibles et ne peuvent pas être supprimées.
12. Comment envoyer des factures Peppol ?
A
Factures de vente : à savoir
- Aucune inscription n’est requise pour l’envoi de factures de vente via Peppol.
- Abonnement facturation requis : 10 EUR/mois hors TVA, Peppol est inclus gratuitement.
- Paramétrage du journal des ventes via Gestion / Journaux :
- Onglet Détail / Général : type de saisie sur « Factures ».
- Onglet Détail / Détails de banque : saisissez le BIC et l’IBAN du compte professionnel.
B
Procédure dans le portail client (Peppol First)
- Le numéro de TVA du client est vérifié lors de l’envoi de la facture.
- Client inscrit sur Peppol : la facture est toujours envoyée via Peppol.
- Client non inscrit : la facture est envoyée par e-mail (à configurer dans la fiche client).
- Vous pouvez vérifier le mode de livraison ultérieurement via la tuile « Factures de vente en cours ».
Pièces jointes à la facture (ex. : offre, bon de livraison, feuille de temps, …).
Procédure : enregistrez d’abord la facture, ajoutez les pièces jointes via le bouton « Pièces jointes », fermez la fenêtre, puis cliquez sur « Envoyer ».
C
Procédure dans le programme de comptabilité
- Dans l’écran de création de la facture, glisser-déposer des documents ou cliquer sur l’icône Lien pour en ajouter.
- Dans Gestion / Relations, vérifiez le client via son numéro de TVA (vérification automatique).
- Le mode d’envoi est défini automatiquement sur « expédition via le réseau Peppol » si le client est enregistré.
- Contrôle en masse : Gestion / Relations via l’icône roue dentée.
- Lors de la création, le bouton Peppol s’active automatiquement si le client est inscrit.
- Après avoir créé la facture, cliquez sur le mode d’envoi pour transmettre via Peppol.
- Via Facturation / Imprimer et envoyer / Factures de vente.
- Via GED / Documents PEPPOL Sortants.
- Utilisez le bouton Renouveler pour mettre à jour le statut.
