Terug naar overzicht

Aanmaken van facturen

Via 'Facturatie, Verkoopsfacturen' worden facturen aangemaakt.

Zijn er meerdere verkoopsdagboeken ingesteld als ‘factuurdagboek’ dan zal men eerst een keuzescherm krijgen om het gewenste dagboek te selecteren.
FMInv01

1. Volgnummer factuur (volgens 'Beheer, Dagboek')

2. Algemene factuurgegevens

3. Detaillijnen factuur (artikels)

4. Omrekening ingegeven bedrag (eclusief btw) naar bedrag inclusief btw

5. Berekende totaalgegevens

6. Gebruik 'Korting contant'

7. Tabkaart met zelf gedefinieerde gebruikersvelden

Opmerking: Maakt u altijd facturen met het bedrag 'Inclusief BTW' dan kan u via info@octopus.be aanvragen uw verkoopdagboek automatisch in te stellen voor 'Bedragen inclusief BTW'. Op die manier dient u niet voor elke factuurlijn de omreken knop (nr. 4 in de afbeelding hierboven) te gebruiken.

Betekenis van de knoppen

Peppol

De factuur wordt verzonden via het Peppol netwerk.

Facturen kunnen ook in groep worden verzonden via het menu 'Afdrukken en verzenden'.

E-mail

De factuur verzenden via e-mail.

Afdrukken

Afdrukken van de factuur - sneltoets CTRL-P

indien de SHIFT is ingedrukt bij het klikken opent de factuur in pdf formaat

Afdrukvoorbeeld

Geeft een afdrukvoorbeeld van het document weer.

Nieuw

Open een nieuwe factuur- sneltoets CTRL-N

Historiek

Maakt een nieuwe factuur aan op basis van een bestaande.

Uitvoeren

Uitvoeren - sneltoets F12

Gebruik de knop 'Uitvoeren' om de factuur op te slaan en een volgende factuur aan te maken

Gebruik eventueel de knop Afdrukken om de factuur direct af te drukken en een volgende factuur aan te maken.

Sneltoets CTRL-ALT-N

Opent een nieuwe factuur op basis van de getoonde (met dezelfde inhoud)

Leveringsbon

Indien me de factuur als 'leveringsbon' wil afdrukken kan dit met sneltoets CTRL-D
Shifttoets ingedrukt bij het klikken opent de leveringsbon in pdf formaat.

De getoonde velden van de detaillijnen (aantal, eenheid, artikel, …) kunnen verschillend zijn afhankelijk van de instellingen van het verkoopdagboek.

hmtoggle_plus1Detailinformatie Algemene factuurgegevens

Volgnummer factuur

Automatisch ingegeven. Afhankelijk van instelling in ‘Beheer, Dagboek, Nummer volgende boeking’.

Periode

Boekhoudperiode waarin de factuur zal opgenomen worden.

Relatie

Te factureren klant.

Factuurdatum

Datum factuur.

Vervaldatum

Automatisch ingegeven in functie van factuurdatum en vervaldatum uit ‘beheer relaties’. Dit is wel aanpasbaar.

Munt

Eventueel andere dan standaardmunt.

Koers

Indien vreemde munt: de dagkoers.

Commentaar

Vrij in te geven tekst.
Kan op de documenten afgedrukt worden.

Indien u gebruik maakt van het Peppol netwerk voor het doorsturen van facturen naar de overheid (Mercurius platform) dan dient dit veld als Order Referentie.

Bank ref.

Vrij in te geven tekst of automatisch aangemaakte gestructureerde mededeling.
Voor de opmaak van de gestructureerde mededeling, klik op de knop

FMInv02

Standaard op de factuur afgedrukt in de kop als ‘referentie’.

Standaardprinter

Geef hier aan of direct mag afgedrukt worden op de standaard ingestelde printer. Indien niet aangekruist zal telkens een print-dialoogvenster worden getoond.

Aantal exemplaren

Aantal af te drukken exemplaren.

Opmaak gestructureerde mededeling:

Indien men een gestructureerde mededeling laat aanmaken dan is de samenstelling als volgt:

Vb. 447/3010/56797

447 3 cijfers Intern gegenereerd klantnummer

3 1 cijfer Aanduiding voor het boekjaar (intern nummer)

01 2 cijfers Intern dagboekvolgnummer

0567 4 cijfers Aanduiding van documentnr.

97 2 cijfers Controlegetal

Korting Contant

Bij de selectie ‘Korting Contant’ zal bij de berekening van het totaalbedrag van de factuur automatisch de korting voor contante betaling in rekening gebracht worden. Dit op basis van de parameters zoals opgegeven bij de installatie facturatiemodule, Rappelinstellingen.

Indien voor de gekozen klant (relatie) bij ‘Beheer, Relaties’ de selectie ‘Toekennen korting contant’ aangeduid is zal dit bij de facturatie automatisch voorgesteld worden.

De maatstaf van heffing is dan: totaal exclusief BTW – bedrag korting.

De toegestane korting wordt in het totaalgedeelte van de factuur weergegeven als belastbaar op 0%BTW en zal worden doorgeboekt op de boekingsrekening opgegeven bij de rappelinstellingen (vb. rekening 708000 - Toegekende kortingen, ristorno's en rabatten).

De standard te gebruiken rekening kan worden aangepast bij 'Beheer, Vaste rekeningen'.

Op de factuur is er onderaan automatisch de vermelding:
‘Bij betaling voor … wordt … EUR als contant korting toegestaan’.

Uitvoeren en/of afdrukken van facturen

Het eigenlijke opslaan van de factuurdetails doet men door het aanklikken van de knop Uitvoeren' of met functietoets F12.

Dit moet men doen, wil men het detailscherm terug kunnen oproepen of wil men de factuur kunnen doorboeken naar de boekhouding.

Afdrukken factuur

Het afdrukken van facturen kan op twee verschillende manieren:

Direct na het ingeven van de factuur door het klikken op de knop Afdrukken' of sneltoets <CTRL-P>
Indien men kiest voor 'Afdrukken' is de factuur ook automatisch opgeslagen.
Via ‘Facturatie, Afdrukken, verkoop factuur’.
Dit is vooral handig als men eerder ingebrachte facturen later in reeks wil afdrukken.
Facturen kunnen hier ook selectief per relatie afgedrukt worden
Ingedrukt houden van de SHIFT toets bij het aanklikken van de knop ‘Afdrukken’ toont de factuur als PDF bestand in een afzonderlijk venster. Vanuit dit venster kan het document eventueel worden verzonden.

Facturatie Afdrukken meerdere verkoopsfacturen

Via ‘Facturatie, Afdrukken’, Verkoopfactuur' kan men een selectie maken van de af te drukken facturen.

Facturen kunnen geselecteerd worden volgens periode, factuurnummer, relatie of datum.

FMInv10

1. Selecteer indien nodig een dagboek

2. Maak een selectie volgens Relatie, Periode, Nummer of datum

3. Genereer de lijst van de selectie

4. Selecteer af te drukkken facturen

5. Druk de facturen af

6. Klik op 'Verzenden via Peppol netwerk' om alleen facturen aangemaakt voor verwerking via het Peppol netwerk te verzenden.

7. Klik op 'Verzenden volgens relatie instelling' om alle aanwezige facturen te verzenden of af te drukken.

Voorbeeld van een factuur.

De vormgeving van de factuur is aanpasbaar met de ingebouwde editor.

FMInv13
Terug naar overzicht