Beveiliging en toegang: Multifactor Authenticatie (MFA) 

Bij Octopus staat de veiligheid van jouw gegevens centraal. Daarom introduceren we met deze update multifactorauthenticatie (MFA) op al onze platformen, waaronder het Klantenportaal, het Boekhoudprogramma en de API’s. 

Met MFA voeg je een extra laag beveiliging toe aan je account. Naast je wachtwoord wordt een tweede verificatiemethode vereist, zoals een melding via Google of Microsoft. Dit maakt het voor onbevoegden vrijwel onmogelijk om zonder jouw toestemming toegang te krijgen. 

Ondanks de extra beveiliging blijft de gebruikerservaring eenvoudig en efficiënt. Je hoeft slechts een korte verificatiestap te doorlopen, zonder ingewikkelde procedures. Door MFA te activeren, zorg je ervoor dat je gegevens altijd veilig blijven, ongeacht waar en hoe je inlogt. 

Klantenportaal: nieuwe functies en verbeteringen 

Het Klantenportaal is ontworpen om ondernemers en accountants efficiënter te laten samenwerken. In deze update hebben we die samenwerking verder verbeterd. Er zijn geen grote functionele veranderingen, maar wel verfijningen die zorgen voor een nog soepelere gebruikservaring, zodat je altijd en overal overzicht en controle hebt over jouw administratie. 

• Klantenportaal als Progressive Web Application (PWA). Je kan het portaal vanaf nu eenvoudig installeren op je desktop of smartphone, zonder afhankelijk te zijn van app stores zoals Google Play of de App Store. Deze PWA zorgt voor snelle toegang en optimale prestaties, ongeacht het apparaat dat je gebruikt.

• Optimalisatie documentenverwerking. Via de app kan je eenvoudig documenten en foto’s uploaden. Met behulp van OCR-technologie (Optical Character Recognition) worden deze automatisch omgezet naar digitale facturen. Dit betekent dat belangrijke gegevens, zoals bedragen en leveranciers, herkend en ingevuld worden. De facturen komen direct in de wachtrij voor validatie, zodat je ze snel kunt controleren en verwerken. 

Automatisering en gebruiksgemak in het Boekhoudprogramma 

Een efficiënt boekhoudproces draait om slimme automatiseringen die tijdrovend werk verminderen. In deze update hebben we verbeteringen doorgevoerd die ervoor zorgen dat je nog nauwkeuriger en sneller kunt werken in Octopus. 

Automatisaties in diverse dagboeken

Bij het boeken in de diverse dagboeken zijn enkele automatisatie toegevoegd die het manueel boeken versnellen. Zo nemen we automatisch commentaar van de vorige boekingslijn over of kan je de gewenste commentaar met de rechtermuisklik overnemen in de andere lijnen. Ook vullen we automatisch het resterend saldo aan bij elke nieuwe boekingslijn. 

Sneltoets ‘Uitvoeren en volgende’

Navigeer efficiënter tussen boekingen met onze nieuwe sneltoetscombinatie: <CTRL+F12>. Hiermee voer je de huidige boeking uit en ga je direct naar de volgende. Dit bespaart tijd, vooral bij het verwerken van grote hoeveelheden boekingen. 

Beheer en eenvoudig delen van exportlijsten

Met de nieuwe tool kun je opgeslagen exportlijsten eenvoudig beheren. Het laatst opgeslagen document staat direct op je klembord. Door rechtsboven op het icoon te klikken, open je de tool en kun je documenten snel verslepen naar een e-mail of andere toepassingen. Met <CTRL+C> kopieer je documenten naar je klembord. Je kunt ook een lokale map openen of documenten uit de lijst verwijderen.  

Optie ‘Verwijderen laatste document’

Omdat ondernemers soms per ongeluk een factuur dubbel aanleveren, hebben we het eenvoudiger gemaakt om de dubbele boeking en het bijbehorende document in één keer te verwijderen. Het betrokken document komt dan in de prullenbak terecht. Daar kan je het opnieuw opvragen indien nodig. 

Peppol-ondersteuning en documentbeheer 

Met de groeiende behoefte aan efficiënte en veilige e-facturatie is het Peppol-netwerk een cruciale schakel geworden in het boekhoudproces. We werken met Peppol sinds 2017 en kennen reilen en zeilen ervan door en door. Daarom updaten we Octopus regelmatig om nog beter aan e-facturatie te doen, steeds conform aan de nieuwste Belgische wetgeving. 

• Beheer je eigen Peppol toegang. Je kunt nu zelf je ondernemingsnummer registreren of uitschrijven, zodat je volledige controle hebt over je toegang tot het Peppol-netwerk. Dit maakt het eenvoudiger om je voor te bereiden op de verplichte e-facturatie die vanaf januari 2026 ingaat. 

• Facturatie via Peppol. Met deze update kun je nu ook facturen inclusief btw versturen via Peppol. Bovendien kun je ondersteunende documenten, zoals offertes en leveringsnota’s, als bijlagen meesturen. Dit zorgt voor een completere en beter georganiseerde digitale communicatie met je klanten en leveranciers. 

Beheer en administratieve optimalisaties 

Om het beheer van boekhoudkundige gegevens verder te verbeteren, introduceert deze update nieuwe opties die bijdragen aan een efficiëntere administratie en fiscale naleving. 

Niet-aftrekbare en niet-beroepsaftrekbare btw

Gebruikers kunnen nu per grootboekrekening aangeven welke btw niet-aftrekbaar is of niet tot beroepskosten behoort. Dit vereenvoudigt de juiste verwerking van btw-aangiften en zorgt voor meer overzicht in je boekhouding. 

Herinneringen om tijdig een nieuw boekjaar aan te maken

Om ervoor te zorgen dat accountants op tijd het nieuwe boekjaar aanmaken, geven we een melding bij het opvragen van de voorlaatste btw-aangifte. Zo zorgen we ervoor dat, bij de jaarwissel, de CODA-bestanden vlot verwerkt worden en gebruikers facturen in het volgende boekjaar kunnen opmaken. 

Nieuwe modellen jaarrekening

In deze update zijn de nieuwste XBRL-modellen (versie 25.0.5) beschikbaar gesteld. Deze aanpassing zorgt ervoor dat jaarrekeningen voldoen aan de actuele wettelijke vereisten en eenvoudig kunnen worden ingediend bij de bevoegde instanties. 

Licentiebeheer: archiefoptie voor dossiers 

Vanaf nu kun je dossiers archiveren in plaats van ze definitief te verwijderen. Tijdens je lopende licentieperiode heractiveer je een archiefdossier gratis. Zodra die periode afloopt, schakelt het dossier automatisch over naar een goedkopere archieflicentie van €12 per jaar. 

Wat betekent dit voor jou?

✔ Gearchiveerde dossiers blijven beschikbaar voor raadpleging en het opvragen van documenten. 

✔ Geen volledige licentiekosten meer, enkel een vaste kost van €12 per jaar. 

✔ Voldoe aan de wettelijke bewaarplicht zonder dat dossiers onnodig je actieve administratie belasten. 

Wil je een dossier definitief verwijderen? Maak dan eerst een back-up om verlies van gegevens te voorkomen. 

Wetgeving en updates 

Deze update brengt enkele belangrijke wijzigingen om je te helpen voldoen aan de nieuwste fiscale regelgeving. 

• B2C Rappels. De functionaliteit voor betalingsherinneringen (rappels) is aangepast aan de nieuwste regelgeving voor business-to-consumer (B2C) transacties. Deze update zorgt ervoor dat alle herinneringen voldoen aan de richtlijnen, waardoor je klanten juridisch correct en professioneel kunt blijven benaderen. 
• Autofiscaliteit: afronding op één decimaal. In overeenstemming met nieuwe fiscale voorschriften wordt het percentage autofiscaliteit voortaan afgerond op één cijfer na de komma. Dit voorkomt rekenfouten en zorgt voor een uniforme verwerking in alle relevante rapportages. 

Help-opties 

In lijn met onze visie op gebruiksvriendelijkheid hebben we ook aanpassingen doorgevoerd in de manier waarop gebruikers toegang krijgen tot informatie en meldingen ontvangen. 

Kiosk verwijderd

Gebruikers gaven aan dat de eerder gebruikte Kiosk-weergave onnodige afleiding veroorzaakte. Daarom hebben we deze functie verwijderd. Belangrijke meldingen worden voortaan discreet weergegeven rechtsboven in het scherm. Met een simpele klik op de melding kun je direct naar de relevante informatie of het nieuwsitem navigeren. 

Optimalisatie Help-menu

Het vernieuwde Help-menu biedt snelle toegang tot relevante informatie zonder storende pop-ups. Of je nu zoekt naar documentatie over boekingsprocedures of specifieke instellingen, alles is eenvoudig te vinden vanuit één centrale plek. 

Wil je meer weten?  

Bekijk de volledige details van de update in onze handleiding en ervaar zelf hoe Octopus jouw boekhouding verder vereenvoudigt. Daarnaast bieden we ook de mogelijkheid voor een persoonlijke 1-op-1 demo of een meer uitgebreide opleiding, waarin je alle voordelen en functionaliteiten van Octopus kunt ontdekken. Vraag dit hier aan.