Checklist voor nieuwe gebruikers.
Ga efficiënt van start met Octopus Accountancy Software dankzij deze handige checklist voor nieuwe gebruikers.
Bekijk op YouTube voor een stap voor stap begeleiding!
Hou jouw mail bij de hand met je gebruikersnaam en wachtwoord.
Ga vervolgens naar www.octopus.be.
Je zal merken dat het Octopus-logo vanaf nu terug te vinden is op jouw bureaublad. Je zal dus telkens rechtstreeks kunnen aanmelden in Octopus via deze snelkoppeling.
Wijzig je initieel toegekende wachtwoord zo snel mogelijk, door te klikken op het menu, beheer, wachtwoord wijzigen.
Je krijgt onmiddellijk een bevestiging wanneer je nieuwe wachtwoord aanvaard is.
Tip: Je beheerder (boekhouder/accountant) heeft een eigen unieke log-in die gelinkt staat aan jouw dossier.
Je hoeft je gebruikersnaam en wachtwoord dus niet door te geven, of aan te geven dat je je wachtwoord hebt gewijzigd.
Gelieve ook jouw e-mailadres in te geven in het dialoogvenster.
Op die manier zal je nieuwe wachtwoord naar jouw e-mailadres verzonden worden moest je je wachtwoord ooit vergeten.
Als hier geen e-mailadres vermeld staat dan kan je je wachtwoord niet zelf resetten en zal je een mailtje moeten sturen naar info@octopus.be
Via het menu ‘help, wijzig thema’ kan je het kleurschema en de lettergrootte van de gebruikersinterface van Octopus aanpassen.
Via het menu ‘beheer, dossiers’ krijg je toegang tot de detailinformatie van je dossier(s).
1. Open het overzicht van je beschikbare dossiers
2. Klik op ‘Bewerken’ om de details aan te passen
3. Voeg eventueel extra contactvelden toe
4. Uniek mailbox adres van het dossier, wanneer je documenten naar dit e-mailadres stuurt, komen ze terecht in je document-viewer.
In het tabblad ‘Boekingen’ onderaan krijg je een overzicht – per aanwezig boekjaar – van het aantal verrichte aankoop/verkoop boekingslijnen en financiële/diverse boekingslijnen.
In het tabblad ‘Gemachtigde aanvrager’ dienen alle velden correct ingevuld te worden teneinde de elektronische aangiftes (btw-aangifte, btw-listing,…) te kunnen uitvoeren.
Het tabblad ‘Domiciliëring’ is enkel van toepassing bij gebruik van de optionele bankmodule.
Met je unieke toegangscode (U/B/K/S-nummer) heb je als eigenaar van een dossier (afhankelijk van jouw type abonnement) rechten voor het uitvoeren van handelingen in je dossiers).
Via het menu ‘Beheer, Gebruikers’ kan je dankzij het geavanceerde gebruikersbeheer:
• Nieuwe gebruikers toevoegen die toegangsrecht krijgen in je dossier(s);
• Eerder toegevoegde gebruikers hun rechten beperken;
• Eerder toegevoegde gebruikers verwijderen;
• Een toegevoegde gebruiker zijn wachtwoord wijzigen.
Met je unieke toegangscode (U/B/K/S-nummer) heb je als eigenaar van een dossier (afhankelijk van jouw type abonnement) rechten voor het uitvoeren van handelingen in je dossiers).
Via het menu ‘Beheer, Gebruikers’ kan je dankzij het geavanceerde gebruikersbeheer:
• Nieuwe gebruikers toevoegen die toegangsrecht krijgen in je dossier(s);
• Eerder toegevoegde gebruikers hun rechten beperken;
• Eerder toegevoegde gebruikers verwijderen;
• Een toegevoegde gebruiker zijn wachtwoord wijzigen.
Er werd een openingsboekjaar ingebracht voor jou als nieuwe gebruiker.
Via het menu ‘Beheer, Boekjaren’ krijg je een overzicht van ingebrachte boekjaren. Hier kan je boekjaren aanpassen en boekjaren toevoegen.
Indien dit menu-item niet kan aangeklikt worden heeft je dossierbeheerder waarschijnlijk dit recht uitgezet. Gelieve met je boekhoudkantoor contact op te nemen.
Voor specifieke aanpassingen kan je contact opnemen met info@octopus.be
Opgepast: Begindatum van een boekjaar kan enkel gewijzigd worden als er geen vorig boekjaar aanwezig is en zolang er nog geen boekingen in het te wijzigen boekjaar gedaan zijn.
Einddatum van een boekjaar kan enkel gewijzigd worden als er nog geen volgend boekjaar aangemaakt is.
De einddatum van het vorig boekjaar moet altijd aansluiten met de begindatum van het volgende boekjaar.
Standaard werd er ook een Aankoop- en een Verkoopdagboek aangemaakt.
Je kan wijzigingen aanbrengen aan de instellingen van de aangemaakte dagboeken en je kan uiteraard zelf de nodige extra dagboeken aanmaken.
Tip: Via het detailscherm van het dagboek kan je ook de laatst aangemaakte boeking in dat dagboek verwijderen.
In Octopus heb je standaard een lijst van de meest voorkomende rekeningnummers uit het wettelijke rekeningstelsel. De lijst kan uiteraard naar wens uitgebreid en aangepast worden. Het overzicht roepen we op via het menu ‘Beheer, Rekeningen’.
Een overzicht van de relaties wordt opgeroepen via het menu ‘Beheer, Relaties’
1. Nieuwe relatie toevoegen
2. Bestaande relatie aanpassen.
3. Aangebrachte wijzigingen opslaan.
4. Relatie verwijderen. Dit is enkel mogelijk indien voor deze relatie geen boekhoudkundige stukken werden ingebracht.
5. Overzichtslijst (of detail indien getoond) afdrukken.
6. Relaties importeren (meer informatie over het importeren van relaties kan je hier vinden.).
7. Relaties exporteren naar PDF, Excel of CSV formaat.
8. Actieve relaties filteren.
9. Niet-actieve relaties filteren.
10. Zoeken.
11. Controleer welke klanten geregistreerd zijn op Peppol.
Meer informatie over het importeren van relaties vind je in dit instructiefilmpje op Youtube!.
Afschrijvingen worden ingegeven via het menu ‘Beheer Afschrijvingen’.
1. Overzicht van alle ingebrachte investeringen
2. Details van de investering
3. Berekende afschrijvingstabel
4. Selecteer indien nodig de aankoopboeking
5. Gebruikte boekingsrekeningen voor deze afschrijving
6. Geef een eventuele fiscale aftrekpost in. Zie ook hier.
7. Wijzig de parameters voor berekening van de afschrijvingstabel
8. Opslaan van de investering
9. Eventueel toevoegen van nieuwe investering
10. Inlezen van afschrijvingen op basis van een CSV.bestand (voor meer info mail naar info@octopus.be)
11. Beheer investeringsaftrek – zie hier voor meer details
Indien het beginsaldo bij een eerste boeking dient aangepast te worden (overgang vanuit een ander boekhoudprogramma naar Octopus)
dan dient dit bij de eerste financiële boeking te gebeuren met een tegenboeking op een eerder ingebrachte diverse boeking op de financiële openingsrekening 588…
Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar, volgend op een vorig boekjaar zal het saldo van de bank correct worden ingesteld na het overboeken van het vorig boekjaar.
