Terug naar overzicht

A. Aanmaken artikel groepen

Via ‘Facturatie, Artikel Groepen’ kan men groepen definiëren.

De naam van de groep waartoe een artikel behoort kan eventueel afgedrukt worden op de factuur of leveringsbon.

FMArt01
FMArt03

B. Artikel ingeven

Artikels bevatten de detailinformatie van de later te factureren detaillijnen

Via ‘Facturatie, Artikels’ krijgt men een overzicht van eerder ingebrachte artikels of kan men nieuwe artikels ingeven.

FMArt02

C. Gebruikersvelden artikels

Heeft men eigen gebruikersvelden gedefinieerd dan zullen deze worden getoond op een extra tabblad ‘Gebruikers velden’.
De inhoud hiervan kan later worden opgenomen op de factuur of leveringsbon.

FMArt03

D. Detailinfo van de algemene velden

Extern product Nr.

Vrij in te geven. Wordt in de facturatie niet gebruikt.

Product groep

Een groep ingegeven via ‘Beheer Artikelgroepen’.
Dit moet niet ingevuld worden.

Naam

Artikelomschrijving zoals die zal verschijnen in de detaillijn van de factuur.

Code

Artikelcode. Deze code wordt gebruikt bij het oproepen van een artikel bij het aanmaken van een factuur.

1Codes moeten niet uniek zijn (een artikelcode kan meermaals voorkomen). Gebruik duidelijke vanzelfsprekende codes waarmee u snel een artikel kan oproepen.

Prijs excl. BTW

Verkoopsprijs exclusief BTW.

Prijs incl. BTW

Verkoopsprijs inclusief BTW. Wordt automatisch ingegeven bij ingave BTW-code verkoop.

BTW-Code verkoop

De BTW-code. Eerder ingegeven via ‘Beheer BTW-codes’ (zie algemene handleiding Octopus).

Boekingsrekening

Het rekeningnummer waarop dit artikel zal opgenomen worden in de boekhouding (doorboeken).
Indien geen boekingsrekening is opgegeven zal het doorboeken gebeuren op de rekening overeenstemmend met de gebruikte BTW-code.

Munt

De gangbare munteenheid voor dit artikel.

Standaard kostenplaats

De eventuele te gebruiken kostenplaats bij doorboeken (zie Algemene handleiding).

Leveranciersinfo

Vrij in te geven tekst.

E. Importeren artikels

Via ‘Facturatie, Artikels’ kan men met de import-knop een procedure starten voor het inlezen van een artikellijst afkomstig uit een andere toepassing.

FMArtImp01

Een aantal vereisten:

-Het te importeren bestand moet een CSV-bestand zijn (csv-files kunnen o.a. worden aangemaakt vanuit MS-Excel via ‘Bestand, Opslaan als, CSV-bestand’);

-Er moet een kolom aanwezig zijn waarin een geldige btw-code staat;

-Indien men ook een kolom voorziet voor ‘artikel groep’ dan moeten de voorkomende groepen eerder ingebracht zijn via ‘Beheer Artikels’.

Locatie te importeren bestand

In de eerste stap van de import-wizard geeft men de locatie op van het in te lezen bestand.

FMArtImp02

Bepalen te importeren gegevens

In de volgende stap dient men op te geven met welk veld uit het ‘Facturatie, Artikels’ iedere kolom uit de CSV-file overeenkomt.

FMArtImp03

Voor kolommen uit het in te lezen bestand die niet moeten worden overgebracht, kiest men ‘Ongeldig veld’: deze kolom zal niet worden ingelezen.

Indien een in te lezen kolom de BTW-code bevat, moet deze code vóór de import aanwezig zijn bij ‘Beheer BTW-codes’.

Indien een in te lezen kolom de artikel groep bevat moet die artikel groep vóór de import aanwezig zijn bij ‘Facturatie, Artikel Groepen’.

Eigenlijke importeren.

In de laatste stap worden de gegevens geïmporteerd.

Indien bepaalde records niet kunnen worden geïmporteerd, dan zullen hier de foutmeldingen weergegeven worden.

FMArtImp04
Terug naar overzicht