Terug naar overzicht

E-facturatie

Octopus is al jaren geschikt voor het aanmaken en verzenden van elektronische facturen en het verwerken van inkomende elektronische facturen.

Wanneer u de aangemaakte factuur verzend via e-mail wordt er een pdf en xml-formaat van de factuur meegezonden.

Nu de federale en Vlaamse overheid aandringen op het gebruik van e-facturen of dit zelfs verplicht maken gaan we nog een stap verder.

Overheden ontvangen hun facturen via Mercurius. Dit is een federaal platform dat alle overheden zal ontsluiten.

Indien u gebruik maakt van de Facturatie module kan u nu ook facturen doorsturen naar het Mercurius platform via het Peppol netwerk.

Octopus is nu ook erkend dienstverlener - Acces Point- voor het verzenden en ontvangen van documenten (e-facturen) conform het Peppol-formaat.

(Peppol: Pan-European Public Procurement OnLine).

Wenst u e-facturen te verzenden of te ontvangen in het Peppol formaat dan kan u zich gratis registreren op het Octopus Acces Point (AP) via het menu 'Bestellen, Registreer uw digitale postbus op Peppol'

Toegevoegde functionaliteit

Geregistreerde Octopus klanten kunnen de via hun Access Point doorgestuurde Peppol documenten terugvinden in een specifieke Map in het octopus DMS systeem in een specifieke locatie 'Inkomende Peppol Documenten'.

Indien ze worden geaccepteerd komen ze in de Document Import Viewer waar ze op de gekende manier kunnen worden verwerkt in Octopus.

Indien de facturatie module actief is kunnen aangemaakte facturen via het Access point direct worden verzonden als Peppol e-facturen.

De klant (ontvanger) dient dan ook geregistreerd te zijn bij een Access Point provider zoals Octopus.

Meer informatie over het verzenden van e-facturen in het Peppol formaat kan u hier vinden.

A. Informatie e-invoice
B. Aanmaken e-invoice
C. Opslaan e-invoice op eigen locatie

A. Informatie e-invoice

Met de facturatie module kunnen ook elektronische facturen aangemaakt worden volgens de e-fff norm.
Hierbij wordt een specifiek xml-bestand aangemaakt.


Met een automatisch aangemaakte mail kan de toegang tot deze elektronische factuur doorgestuurd worden naar uw klant.
Indien uw klant beschikt over een boekhoudprogramma dat de functionaliteit bevat voor het verwerken van e-fff facturen, kan uw factuur door uw klant met één klik geboekt worden in zijn boekhouding.

Indien u elektronische facturen wenst aan te maken dient u bij 'Beheer, Dagboeken' voor het verkoopdagboek ook de bankdetails in te geven.

B. Aanmaken e-invoice

Vanuit het facturatie-scherm wordt de e-Invoice aangemaakt met de knop 'E-MAIL'.

Hierdoor wordt de elektronische factuur aangemaakt op de Octopus servers en wordt er tegelijkertijd een mail aangemaakt voor uw klant.

Deze mail wordt geopend in uw standaard mailtoepassing.

Deze mail kan u indien nodig bewerken vooraleer naar de klant te sturen.

Opgelet: Het commentaarveld dient steeds ingevuld te worden bij de aanmaak van uw factuur.

Wanneer u dit niet doet wordt er geen XML-bestand aangemaakt. In de mail verschijnt dan enkel de PDF.

Voorbeeld van de mail voor uw klant:

FMInv11

Aanklikken van de getoonde link toont de factuurgegevens en bevat de mogelijkheid om de factuur als pdf en als xml (e-Invoice) op te slaan.

C. Opslaan e-invoice op eigen locatie

Indien men de uitgaande facturen op een eigen locatie wenst op te slaan dan kan dit met de knop E-Invoice (CTRL-F).

Men kan dan opgeven op welke locatie de factuur (als XML-bestand) dient bewaard te worden.

Terug naar overzicht