Terug naar overzicht

Financieel dagboek

A. Aanmaken financieel dagboek

In onderstaand voorbeeld wordt er een extra - financieel - dagboek aangemaakt.

Via het menu 'Beheer, Dagboeken' wordt er een lijst van de reeds aangemaakte dagboeken getoond.

BehDgb01

1. Klik op 'Nieuw' om een nieuw dagboek aan te maken

2. Klik op 'Bewerken' om de details aan te passen

3. Klik op 'Opslaan' om uw wijzigingen te bewaren

B. Een financiële verrichting

Via het menu 'Boekhouding, Financieel' roepen we het detailvenster "Financieel" op.

Fb02

1. Boekingsnummer (afschriftnummmer)

2. Detaillijnen

3. Boekingen

4. Afpuntingen

5. Toon gekoppeld document

6. Filter indien nodig getoonde detaillijnen

C. Detailinformatie financiële boeking

Periode

Selectie van de boekingsperiode.

Datum

Datum van de verrichting (afschriftdatum).

Begin bedrag

Automatisch ingevuld en gelijk aan het eindbedrag van de vorige verrichting.

Eind bedrag

Eindbedrag van de verrichting.

Type

Type verrichting:

•Rekeningnummer;

•Klant;

•Leverancier.

Nummer

Keuzelijst:

•Indien u bij Type gekozen heeft voor rekening: het rekeningnummer;

Indien u bij type gekozen heeft voor klant of leverancier: de naam van de klant of leverancier, het bedrag van de boeking of het te zoeken boekingsnummer (vb. *6)

Bij voorkeur geven we hier het bedrag van de verrichting en laten op die manier automatisch de boeking opzoeken

Naam

Afhankelijk van het gekozen type: de omschrijving van de rekening of het BTW nummer van de klant of leverancier

Debet

Het debetbedrag van de verrichting.

Credit

Het creditbedrag van de verrichting.

Commentaar

Extra opmerking (verschijnt op lijsten).

Afgepunt

Het afgepunte bedrag voor deze verrichting.

D. Automatisch afpunten

Indien bij een financiële boeking in het vak 'Nummer' het bedrag van de verrichting wordt ingegeven dan zal Octopus alle aankoop- of verkoopboekingen tonen die overeenstemmen met dat bedrag of met een kleine afwijking ervan.

Fb03

1. Kies de juiste periode en geef de afschrift datum in

2. Vul eventueel al het eindsaldo van het te boeken afschrift in

3. Kies het juiste type verrichting (of typ K voor klant, L voor leverancier of R voor rekening)

4. Geeft het bedrag van de verrichting in

5. Selecteer indien nodig de juiste boeking uit de getoonde lijst

6. Druk op Enter of klik op 'OK' om de boekingslijn te vervolledigen

Octopus zal nu zelf alle gegevens op de correcte manier in de detaillijn van de boeking invullen en het overeenstemmende bedrag afpunten.

Fb04

Het inbrengen van betalingen op de beschreven manier zal zorgen voor het automatisch afpunten en is dus zeer tijdsbesparend.

Op dezelfde manier brengen we ook de volgende lijn van het afschrift in.

In ons voorbeeld gaat het om een terugbetaling van een leverancier (creditnota).

We selecteren 'Leverancier' en geven in het veld 'Nummer' het bedrag 9.75 in.

Ook hier zal Octopus automatisch de overeenkomstige boeking van de creditnota voorstellen.

Bij het aanvaarden van die boeking zal alles in de juiste velden ingevuld worden. De creditnota wordt dan ook automatisch afgepunt.

fb05

Indien we alles correct hebben ingegeven en het eindsaldo is ingevuld dan kunnen we de boeking aanvaarden met de knop 'Uitvoeren' of het indrukken van F12.

fb06

E. Wisselen Credit/Debet

Door het indrukken van de F10 toets kan men alle ingebrachte waarden op credit/debet volledig wisselen. Dit kan handig zijn indien een boeking van het vorig boekjaar gekopieerd is en men deze wil tegenboeken.

F. Filteren van detaillijnen in een boeking

Vooral bij het raadplegen van uitgebreide financiële boekingen is de mogelijkheid om te filteren op de inhoud van detaillijnen een belangrijk hulpmiddel.

In het Zoekveld kan men een aantal tekens ingeven voor selectie. Er zullen dan enkel die lijnenn weergegeven worden waarvan de tekst begint met de ingebrachte tekens.
Wordt de zoektekst voorafgegaan door een asterisk (*) dan zal die tekst gezocht worden in alle velden van de boeking, onafgezien van de plaats in de tekst.

Terug naar overzicht