Stel je vraag

Ik heb een vraag over...

De CODA komt pas op actief te staan de dag na de eerste beweging op de rekening na activatie door de bank. Hou er dus rekening mee dat dit, afhankelijk van de bank, enige tijd kan innemen (Soms tot 2 à 3 weken).

Indien je net gestart bent met Octopus moet je eerst  een diverse boeking uitvoeren en het beginsaldo boeken op de openingsrekening 588888. In het financieel dagboek moet je dan als eerste verrichting dit beginbedrag tegenboeken. Meer informatie vind je hier terug.

Indien je vorige boekjaren reeds geboekt hebt in Octopus kan je het eindsaldo van het voorgaand boekjaar overboeken via Boekjaar, Openen boekjaar het voorgaand jaar te openen en daar te kiezen voor Boekjaar, Overboeken boekjaar.

Via bank – overzicht mandaten vind je de verschillende mandaten terug.

Interne mandaten, in het zwart, zijn mandaten die aangevraagd zijn via Octopus. Externe mandaten, in het groen, zijn mandaten die zijn aangevraagd via een externe partij. De CODA van interne mandaten worden dagelijks automatisch ingelezen in Octopus.

Om CODA te verwerken in jouw dossier moet je een CODA-mandaat aanvragen bij je bank.

Gebruik je als ondernemer het Klantenportaal?
Neem dan contact op met je boekhouder om het mandaat aan te vragen.

Ben je boekhouder of ondernemer en werk je in het Boekhoudprogramma?
Volg dan de volgende stappen:

Eerst en vooral dient er een financieel dagboek aanwezig te zijn voor elke bankrekening waarvoor je CODA wenst te ontvangen. Je kan dit aanmaken via Beheer, Dagboeken.
LET WEL: onder het tabblad “bank details” dienen telkens minstens IBAN en BIC ingevuld te zijn.

Vervolgens kan je voor elke rekening een mandaat aanvragen via Bestellen, Bestellen CODA-mandaat. Indien je deze optie niet kan terugvinden dien je eerst de bankmodule (€10/maand) nog te activeren, ook via het menu Bestellen.

Je zal per mail de te volgen stappen ontvangen. Gelieve deze nauwkeurig te volgen om een goede activatie van de CODA te garanderen.

Na activatie zal je eerst een import error ontvangen per mail. Op basis van deze gegevens dien je je financieel dagboek manueel bij te boeken. Vanaf de saldi overeenkomen, zal de CODA automatisch ingelezen kunnen worden.

Een CODA-mandaat in Octopus is altijd gratis. Wil je als ondernemer zelf jouw CODA opvolgen, dan heb je de module bank nodig (€10 per maand). Hiermee kan je meteen ook betaalenveloppens samenstellen en aanmaken.

Indien dit het eerste CODA uittreksel betreft zal je  in het financieel dagboek de bankafschriften moeten bijboeken tot er aansluiting is met het beginsaldo van het CODA afschrift.

Afhankelijk van de foutmelding die u ontvangt kan je via deze link terugvinden wat je moet controleren of aanpassen.
TIP: De gemiste CODA worden gedurende één maand elke zaterdag opnieuw aangeboden. Gelieve jouw import error’s dus steeds binnen die tijdspanne na te kijken.

Het e-mailadres kan altijd aangepast worden via Bank, Overzicht CODA-mandaten, Detail.

Nog een tip: vink het vakje ‘koppel pdf-uittreksel in DMS aan, zo zijn je pdf-uittreksels altijd beschikbaar.

Dit kan door de optie “Koppel pdf  uittreksel in DMS” aan te vinken via Bank, Coda mandaten. 

Dit is mogelijk. Je moet er voor zorgen dat er een financieel dagboek  aanwezig is voor elke valuta. Zorg er zeker goed voor dat de munt correct is ingesteld, dit kan je doen via Beheer, Dagboeken. Zorg er ook voor dat de IBAN en BIC code ingevuld is in het tabblad bank details.

Met de volgende banken kunnen CODA dagelijks automatisch ingelezen worden:

  • Argenta
  • AXA
  • Bank van Breda
  • Belfius
  • Beobank
  • BNP Paribas Fortis
  • BPost Bank
  • CBC
  • CPH
  • Crelan
  • ING
  • KBC
  • Nagelmackers

Dit is een klein geheugensteuntje om je op de hoogte te brengen van jouw openstaande facturen.

Oranje wil zeggen dat jouw facturen zijn vervallen maar jouw dossiers zijn niet geblokkeerd. Je moet je factuur zo snel mogelijk betalen.

Rood wil zeggen dat je geblokkeerd bent. Je kan niet meer werken in Octopus. Zodra we de betaling van de vervallen facturen hebben ontvangen, word je onmiddellijk gedeblokkeerd waardoor je terug kan werken.

Via Beheer, Gebruikers kan je voor al je medewerkers een afzonderlijke login aanmaken. Voor elk gebruiker kan je bepaalde rechten toekennen voor elk dossier afzonderlijk.

Per dossier: via Beheer/Dossiers onder het tabblad Peppol.

Overzicht alle dossiers: via Beheer/Eindklanten, laatste kolom Peppol .

Volgend icoon inbox Peppol zal opgelicht zijn:


In het klantenportaal en/of boekhoudprogramma bij het inloggen kan je via Beheer, Wachtwoord vergeten een nieuw wachtwoord aanvragen.

Heeft u een licentie via jouw boekhoudkantoor, contacteer je dossierbeheerder.

API is beschikbaar, we hebben reeds integraties met verschillende software.

Wij zijn sinds 2017 een geregistreerd Acces Point waardoor geen tussenpartij nodig is om jouw documenten via Peppol te ontvangen. Registeren op het Access Point van Octopus is gratis voor elke Octopus-gebruiker. Je moet de mogelijkheid hebben om deze documenten te ontvangen, dit kan via onze DMS-module.

Neen, om je verkoopfacturen via het Octopus Access Point te verzenden, is registratie niet nodig. Registratie is enkel nodig voor het gratis ontvangen van aankoopfacturen in jouw Octopus platform.

Octopus is zeer eenvoudig te gebruiken.
Indien u wil kan u ze hier downloaden.

Veelgebruikte opdrachten kunnen direct worden uitgevoerd door het aanklikken van een knop in de werkbalken.

Alle functies zijn ook snel terug te vinden in overzichtelijke menu’s.

Indien u zeer veel met Octopus werkt kan het gebruik van de sneltoetsen soms een extra tijdswinst geven.

Hieronder een overzicht.

  • Boekingsscherm – algemeen
  • Boekingsscherm – Algemeen – zoekveld
  • Boekingsscherm – Financiële verrichtingen
  • Boekingsscherm – Financieel dagboek
  • Beeldscherm – Lijsten
  • Beeldscherm – Beheer
  • Beeldscherm – Afschrijvingen
  • Beeldscherm – Facturatie

Boekingscherm – algemeen

Functie Sneltoets
Help oproepen F1
Extra venster openen
2de extra venster openen
CTRL+1
CTRL+2
Nieuwe boeking openen Ctrl+O
Nieuwe boeking aanmaken Ctrl+N
Boeking uitvoeren F12
Herrekenen van de bedragen van een detaillijn F5
Nieuwe tegenboeking doen als de balans al op “0,00” staat Insert
Reeds bestaande boeking kopiëren als nieuwe boeking Ctrl+Alt+N
Aanmaken van een nieuwe relatie (leverancier of klant) Ctrl+R
Aanmaken van een nieuwe rekening Ctrl+B
Annuleren van afpunting bij Boekhouding>Afpunten>Overzicht

afpuntingen

F9
Automatisch afpunten van nulsaldo’s bij Boekhouding>Afpunten>

Leveranciers of >Klanten

F8
Naar vorige boeking CTRL+ <->
“Naar volgende boeking CTRL+ <+>
Afsluiten van het actuele tabblad CTRL+ F4
Bij gebruik van Document management System: openen van een gekoppeld document in de Document Viewer ALT+D
Oproepen van de lijst ‘Historiek’
Bij Aankoop/Verkoop vanop het veld ‘Relatie’ of ‘Rekening’

Bij Financieel /Divers vanop het veld ‘Nummer’

CTRL H

Boekingsscherm – Algemeen – zoekveld

Functie Sneltoets
Scrollen in lijst bij het instellen van een relatie (leverancier of klant), boekingsrekening, btw-code F2
Nieuw item aanmaken van het type Alt + N
Openen van detail geselecteerd item Alt + O
Uitsplitsen kostenplaatsen volgens verdeelsleutel CTRL + A
Boekingslijn invoegen INS
Aankoopboeking: Boekingslijn kopiëren vorige lijn ALT+ INS

Boekingsscherm – Financiële verrichtingen

Functie Sneltoets
Naar het tabblad Afpunten gaan F4
Naar een vorige of volgende afpunting gaan Ctrl+ <←> Ctrl+ <→>
Naar het tabblad Enveloppen gaan F6
Terug naar het boekingsscherm gaan in het Financieel Dagboek vanuit het afpuntscherm F3
Opnieuw weergeven afgepunte detaillijnen

Boekingsscherm – Financieel dagboek

Functie Sneltoets
Afpunten van gelijke bedragen F10
Automatisch afpunten F11
Opnieuw zichtbaar maken van reeds afgepunte lijnen bij automatisch

afpunten op het afpuntscherm (F4)

Ctrl + D
Teruggaan naar boekingsscherm in Financieel Dagboek vanuit het afpuntscherm F3
Wisselen van alle ingebrachte waarden credit/debet F10

Beeldscherm – Lijsten

Functie Sneltoets
Zoeken in lijsten Ctrl + F
Vorige en volgende pagina <Page Up> – <Page Down>
Vernieuwen F5
Eerste pagina Ctrl Home
Laatste pagina Ctrl End
Inzoomen Ctrl +
Uitzoomen Ctrl –
Lijsten opslaan Ctrl + S
Lijsten afprinten Ctrl + P

Beeldscherm – Beheer

Functie Sneltoets
Nieuw aan te maken Ctrl + N
Bewerken Ctrl + E
Opslaan Ctrl + S
Afdrukken Ctrl + P
Zoeken Ctrl+ F
Verwijderen Delete
Alles selecteren Ctrl + A
Naar eerste record Ctrl Home
Naar laatste record Ctrl End
Naar volgende of vorige record Ctrl+<←> Ctrl+<→>

Beeldscherm – Afschrijvingen

Functie Sneltoets
Bewerken Ctrl + E
Opslaan Ctrl + S
Afdrukken Ctrl + P
Zoeken Ctrl + F
Verwijderen Delete
Alles selecteren Ctrl + A
Naar eerste record Ctrl Home
Naar laatste record Ctrl End
Naar volgende of vorige record Ctrl +<←> <Ctrl>+<→>

Beeldscherm – Facturatie

Functie Sneltoets
Lijnen F3
Velden F4
Bedrag inclusief btw aanpassen naar exclusief btw F9
Alle lijnen wissen Ctrl + D
Afdrukken leveringsnota – Factuur Ctrl + L – Ctrl +F
Export naar PDF (leveringsnota of factuur) Shift +knop Afdrukken
Menu ‘Facturatie, Afdrukken’ – enkel publiceren zonder dat de mails worden gegenereerd ALT +knop Verzend

In het klantenportaal en/of boekhoudprogramma bij het inloggen kan je via Beheer, Wachtwoord vergeten een nieuw wachtwoord aanvragen.

Heeft u een licentie via jouw boekhoudkantoor, contacteer je dossierbeheerder.

Dit kan zeker en vast. Hiervoor moet je een SPF-record aanmaken of aanpassen. Via deze manier heeft je toestemming dat Octopus via jouw mailaccount mag sturen.

Het is aan te raden om contact op te nemen met jouw IT-verantwoordelijke.

Dit kan verschillende redenen hebben.

Enerzijds kan het zijn dat de facturatiemodule via jouw boekhoudkantoor nog geactiveerd moet worden.
Anderzijds moet jouw dagboek gekoppeld worden aan onze facturatiemodule.

Hiervoor kan je best contact opnemen met jouw dossierbeheerder/boekhoudkantoor zodanig dat zij het nodige doen.

Jouw klant kan via de website zelf een abonnement aanvragen en in het tabblad uw boekhouder/accountant jouw gegevens invullen.

Of je kan zelf vanuit uw bestaand dossier toegang geven tot zijn dossier via Beheer, Eindklanten. Wil je meer informatie hierover neem dan contact op met je relatieverantwoordelijke bij Octopus.

 

Een aantal weken voor de jaarlijkse facturatie krijg je een overzicht in Excel-bestand van de actieve dossiers met de geactiveerde modules. Niet-actieve dossiers kan je dan verwijderen via Bestellen, Verwijderen dossier uit packet deal.

Je kan op elk moment je factuur simuleren via Beheer, Eindklanten, Exporteren. In dit Excel-bestand zie je je actieve dossiers met de modules en een simulatie van je jaarlijkse factuur.

Ja, in het boekhoudprogramma zelf via menu Bestellen, Toevoegen extra dossier.

Als je als ondernemer een abonnement hebt voor Octopus, kan je eenvoudig GRATIS toegang geven voor jouw boekhouder door dit te melden bij de bestelling of door een mail te sturen met jouw logingegevens + de naam van jouw boekhouder. Jouw boekhouder heeft dus GRATIS toegang tot het volledig boekhoudprogramma van Octopus voor de volledige verwerking van jouw boekhouding.

 

Spijtig dat je weggaat. Mogen we jou vragen om de reden van jouw vertrek te verduidelijken?

Om jouw abonnement goed te beëindigen hebben we volgende informatie nodig, minstens 2 maand voor het abonnement vernieuwd wordt. Raadpleeg onze algemene voorwaarden voor meer info.

Naam dossier(s) / Gebruikersnaam *
Btw-nummer *
Email *
Postcode *
Reden stopzetting
Naam huidige boekhouder *
E-mail huidige boekhouder
Naam nieuwe boekhouder
Opmerkingen?
Intern dossier *

Gelieve onderstaand formulier aan te vullen.

Wil je een opzegging doorgeven, gelieve daarvoor dit formulier in te vullen.

Naam dossier(s) / gebruikersnaam *
Btw-nummer *
Email *
Postcode
Wat wens je aan te passen?
Mogen we de reden van de aanpassing vragen?
Naam huidige boekhouder
E-mail huidige boekhouder
Kunnen we nog ergens mee van dienst zijn?

Volgens de GDPR-wetgeving moeten we toestemming krijgen van de klant om zijn/haar gegevens naar een andere boekhouder over te dragen.
Gelieve het contact-formulier in te vullen met vermelding van jouw U-nummer en/of dossiernaam en het B-nummer waar je dossier naar overgedragen moet worden.

Voornaam  *
Naam  *
Email *
Telefoonnummer  *
Postcode
Ik ben al klant
bericht

Handleiding

Wil je meer informatie in detail?
Raadpleeg onze handleiding voor een gedetailleerde uitleg!

Vraag een gratis demo aan!

Voornaam *
Naam *
Ik ben een *
Naam bedrijf *
E-mailadres *
Telefoonnummer
Straat en nr. *
Postcode *
Woonplaats *
Hoe heb je Octopus leren kennen?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

E-mailadres *
Voornaam *
Achternaam *
Bedrijfsnaam *
Woonplaats *
Ja ik schrijf me in voor
Je kan je ieder moment uitschrijven, hiervoor klik je op de link in de footer van onze mails. Wens je meer informatie? bekijk onze privacy verklaring.
We gebruiken Mailchimp als marketing platform. Door je in te schrijven, ga je ermee akkoord dat jouw gegevens in mailchimp verwerkt zullen worden. Lees hier meer over Mailchimp's privacy practices.