Dit kan diverse redenen hebben. Check volgende instellingen:

1^e check jouw dossier: zijn jouw IBAN + BIC in het verkoopdagboek correct ingevuld? Via beheer/dagboeken, verkoopdagboek dat gebruikt wordt voor facturatie, tabblad ‘bank details’. Ben je een portaalgebruiker contacteer dan jouw accountant om dit in te stellen.

2^e dossiergegevens van de verzender: staan al jouw bedrijfsgegevens correct in het dossier in Octopus? Adres, landcode, btw-nummer en voorafgegaan door juiste landcode. Hier moet een geldig ondernemingsnummer ingevuld zijn. Ben je een portaalgebruiker contacteer dan jouw accountant om dit in te stellen.

3^e klantgegevens van de ontvanger: zijn alle nodige velden ingevuld? Naam klant, adres, landcode, btw-nummer en voorafgegaan door juiste landcode. Voor Belgische klanten: hier moet een geldig ondernemingsnummer ingevuld zijn.

4^e aangesloten via een Access Point: is de ontvanger geregistreerd op een geldig Access Point? Als hier onzekerheid over is kan je altijd de check doen via https://www.peppolcheck.be/nl en dan zie je ook bij welke Service Provider de klant aangesloten is. Gebruikt de ontvanger het Hermes-platform dan kunnen er geen Peppol-facturen naartoe gezonden worden. Hermes fungeert niet als Access Point en stopt definitief op 31/12/25. Jouw klant zal zich bij een andere Service Provider moeten aansluiten.

Wanneer je via Peppol facturen verzendt of ontvangt, kunnen er na je actie automatisch Application Responses teruggestuurd worden.
Dit zijn notificatieberichten die aangeven wat er met jouw verstuurde of ontvangen factuur is gebeurd binnen het Peppol-netwerk.

Een Application Response kan bijvoorbeeld bevestigen dat je factuur succesvol werd afgeleverd bij de klant.

Er bestaan drie soorten Application Responses:

1. ACK – Transport Acknowledgement
Dit bericht bevestigt dat jouw factuur technisch correct is verzonden tussen de Peppol Access Points via het AS4-protocol.
Belangrijk: een ACK meldt niet of je factuur inhoudelijk juist is opgebouwd.

2. MLR – Message Level Response
Dit bericht informeert je of de factuur correct is gestructureerd volgens de Peppol-standaard.

3. BLR – Business Level Response
Dit bericht geeft aan wat de status van je factuur is, zoals:
Accepted, Rejected, Validating of Paid.

Meer details vind je in onze handleiding:
https://login.octopus.be/manual/NL/index.html?peppol_application_responses.htm

Ja.
De huidige boetes voor:

• geen factuur opmaken

• een foutieve of onvolledige factuur opmaken

blijven volledig van kracht en gelden ook voor Peppol BIS-facturen.

De overheid voorziet nieuwe sancties voor wie Peppol niet kan verzenden of ontvangen:

• 1.500 euro bij de eerste inbreuk

• 3.000 euro bij de tweede inbreuk

• 5.000 euro bij de derde inbreuk

De eerste vaststelling leidt tot een waarschuwing. Vanaf de tweede inbreuk wordt de boete effectief geïnd.

De boetes worden per kwartaal beoordeeld.

Als klant heb je het recht om de factuur te weigeren wanneer de leverancier Peppol niet correct toepast.
De leverancier moet zich dan in regel stellen.

Je moet je:

1. Uitschrijven uit Hermes

2. Overschakelen naar een officieel Peppol access point (zoals Octopus)

Pas na deze uitschrijving kunnen facturen correct worden ontvangen via Peppol.

Ondernemers die nog aangesloten zijn op Hermes kunnen hun facturen niet ontvangen via een gewoon access point zoals Octopus.
Hermes blokkeert de correcte Peppol-routing.

Het Platform Hermes is een tijdelijke oplossing van de overheid waarmee ondernemers facturatiegegevens konden invoeren om ze via Peppol door te sturen.
Belangrijk om te weten:

• Hermes fungeert niet als access point.

• Het platform heeft meerdere beperkingen.

• Hermes stopt definitief op 31/12/2025.

Ja.
Voor self-billing laat je automatische boeking best uitstaan voor die specifieke relatie.

Indien automatische boeking actief is op het hele dossier:

• Ga naar Beheer > Relatie

• Schakel automatische boeking daar individueel uit

• Hierdoor blijven de self-billing documenten in de DIV staan en kan je zelf bepalen in welk dagboek ze worden geboekt.

1. De leverancier verstuurt zijn self-billing facturen via Peppol.

2. Je ontvangt ze in je Peppol-inbox in Octopus.

3. Je kan de facturen automatisch laten doorsturen naar de DIV door in Beheer > Dossiers > Peppol het vinkje automatisch accepteren aan te zetten.

4. In de DIV (Document Import Viewer) kies je zelf in welk dagboek de facturen geboekt moeten worden.

5. Je koppelt ze handmatig volgens je dossierlogica.

Nee.
Het opmaken van self-billing documenten is niet mogelijk in Octopus.

We raden hiervoor onze partner Scrada aan.

Ja.
Self-billing facturen kunnen worden ontvangen in Octopus sinds 1 december 2025.

Self-billing documenten die vóór die datum werden verstuurd moeten opnieuw verzonden worden om correct ingelezen te worden.

PO Reference
Ja, dit veld wordt ondersteund.

Invoice or Service Period (startdate / enddate)
Dit veld is in ontwikkeling en wordt binnenkort ondersteund.

Octopus ondersteunt:

• Facturen

• Creditnota’s

• Self-billing

• Application Responses (statusmeldingen)

Wil je exact zien welke types mogelijk zijn?
Check: https://peppol.helger.com

Voor België is het Participant ID gewoon het ondernemingsnummer.

Sommige softwareleveranciers vragen specifiek naar een Peppol-ID.
Voor Octopus is dit:

• 0208:0477525753

• Volledige vorm: iso6523-actorid-upis::0208:0477525753
  waarbij het laatste nummer het btw-nummer is.

Voor Peppol moet je enkel als ontvanger registreren via je ondernemingsnummer.
Activeren kan op twee manieren:

• In het klantenportaal door op de rode bol bij Peppol-inbox te klikken.

• In de desktopversie via het menu Bestellen.

Geef altijd het e-mailadres van de ondernemer in bij de activatie.

Ga naar Beheer > Dossiers > Peppol-tabblad. Indien je status ziet als ‘Actief’, is je registratie succesvol.

In de Peppol Outbox worden foutieve verzendingen aangeduid met een rode melding. Klik door op het detail voor foutomschrijving.

Ja, via Rapportering > Uitgaande documenten kan je filteren op “Leveringswijze = Peppol”.

Neen. Als het mandaat nog verwijst naar het oude (gearchiveerde) dossier-ID, komen de documenten daar aan en niet in het actieve dossier.

Octopus leest de btw-codes automatisch in uit het UBL-bestand. Controleer deze codes bij het valideren van het document.

Zodra de factuur geboekt is, zal de automatische afpunting met de geïmporteerde CODA-bestanden plaatsvinden via de bankmodule.

Deze komen automatisch terecht in de Document Management System (DMS) onder Inkomende Peppol-documenten.

Het access point moet dit melden aan het centrale Peppol-register. Als de klant niet meer bereikbaar is, zal de verzending mislukken. In dat geval: contacteer je klant of gebruik alternatieve verzending.

Voor overheden is een orderreferentie verplicht. Deze moet ingevuld worden in het commentaarveld van de factuur.

Controleer of het Peppol-ID van de klant correct is. Kijk in de Peppol Outbox of de verzending succesvol was. Octopus kan enkel garanderen dat het document is afgeleverd bij het ontvangende access point.

Bij verzending via Peppol wordt de factuur elektronisch (UBL) verzonden via een beveiligd netwerk naar een erkend access point. Bij e-mail wordt enkel een pdf gestuurd. Peppol is betrouwbaarder en verplicht bij overheidsopdrachten.

De klant dient zich te registreren via een Peppol Access Point. Octopus voorziet deze registratie automatisch wanneer de klant over de juiste licentie beschikt en een geldig btw-nummer heeft. Het Peppol-ID heeft het formaat: 0208:<ondernemingsnummer zonder BE>.

Ja, via Beheer > Dossiers > Tabblad Detail > Tabblad Peppol

Nee, maar je ziet in de Peppol Outbox of het document is afgeleverd.
Bij "Peppol - succesvol verzonden" werd een application response ontvangen van het ontvangende access point.

• Ga naar Beheer > Relaties

• Een rood kruis betekent dat de relatie niet geregistreerd is.

Peppol gebruikt het UBL XML-formaat volgens EN16931 BISv3 standaard.

Ja, dit is mogelijk.

in het boekhoudprogramma is het nu ook mogelijk om extra bijlagen toe te voegen. Naast de pdf van de factuur kan je ook ondersteunende documenten toevoegen. Dit is ook beschikbaar voor offertes en leveringsnota’s.

Zie interne handleiding

Veelvoorkomende verzendfouten

🔴 Fout: “Validation failed. Please contact support@octopus.be”

• Oorzaak: ontbrekende verplichte gegevens zoals orderreferentie bij overheidsklant.

• Oplossing: vul de orderreferentie in het commentaarveld van de factuur in.

🔴 Fout: Factuur werd reeds eerder via Peppol verzonden

• Oplossing:

  1. Crediteer de bestaande factuur

  2. Maak een nieuwe factuur aan met correcte info

  3. Verstuur opnieuw via Peppol

🔴 Fout: Dagboek bevat facturatie inclusief btw → Peppol weigert verzending

• Oplossing:

  1. Crediteer factuur

  2. Maak nieuwe factuur aan in dagboek met ‘exclusief btw’ instellingen

• • In het klantenportaal: open het factuurdetail. Bij ‘Leveringswijze’ staat:
    Peppol - succesvol verzonden.
    → Dit betekent dat het document succesvol werd afgeleverd bij het ontvangende access point.

  • In het boekhoudprogramma: ga naar Peppol Outbox. In de rechterkolom zie je of het document verzonden is.

Zodra de factuur geboekt is, zal de automatische afpunting met de geïmporteerde CODA-bestanden plaatsvinden via de bankmodule.

Automatische CODA - import error

Wanneer je een foutmelding ontvangt bij de automatische CODA-import, is het belangrijk dat je dit binnen één maand na ontvangst van de eerste foutmelding oplost. Na deze periode worden de gemiste CODA-bestanden niet meer automatisch aangeboden en moeten ze manueel worden geïmporteerd.

Octopus biedt de gemiste CODA-bestanden automatisch opnieuw aan: elke zaterdag gedurende de maand na de eerste foutmelding worden ze opnieuw klaargezet. Als het probleem intussen opgelost is, worden de bestanden dan correct ingelezen.

Let op: Octopus bewaart geen kopieën van de CODA-correspondentie. Zorg er dus voor dat de juiste persoon de meldingen ontvangt.
Ga naar Bank > Overzicht CODA-mandaten om het e-mailadres na te kijken of aan te passen. Dit veld mag niet leeg zijn.

Foutmeldingen – hoe oplossen?

Bericht 1:

“Het saldo van het financieel dagboek sluit niet aan op het saldo van het coda-bestand.”

Indien dit je eerste CODA-bestand betreft:
Deze fout betekent dat het beginsaldo van het CODA-bestand niet aansluit op het eindsaldo van je laatste financiële boeking in het dossier.
→ Oplossing: Boek eerst de ontbrekende uittreksels in tot het saldo overeenkomt. Zodra de saldi kloppen, wordt het CODA-bestand tijdens de volgende zaterdag automatisch opnieuw verwerkt (binnen de maand na de eerste foutmelding).

Indien het een willekeurig CODA-bestand betreft (niet het eerste):
→ Controleer of het eindsaldo van je financieel dagboek aansluit met het beginsaldo van het CODA-bestand.
→ Indien dit in orde is, kan je:

• Wachten tot zaterdag (wanneer Octopus automatisch opnieuw probeert), of

• Het .cod-bestand uit de foutmelding opslaan en handmatig importeren via Bank > Importeren CODA-bestanden.

Te controleren:

• Is er een financieel dagboek? → Aanmaken via Beheer Dagboeken

• BIC en IBAN correct ingevuld bij Detail – Bank Details

• Is er een wachtrekening ingesteld bij Beheer – Vaste Rekeningen? → Indien niet, voeg er één toe

Ontdek meer informatie in onze handleiding

Bericht 3:

“Er kon geen financieel dagboek gevonden worden dat overeenstemt met het bankrekeningnummer van dit CODA-bestand.”

Te controleren:

• Bestaat het financieel dagboek? → Aanmaken via Beheer Dagboeken

• Zijn BIC en IBAN correct ingevuld bij Detail – Bank Details?

Indien je net gestart bent met Octopus moet je eerst  een diverse boeking uitvoeren en het beginsaldo boeken op de openingsrekening 588888. In het financieel dagboek moet je dan als eerste verrichting dit beginbedrag tegenboeken. Meer informatie vind je hier terug.

Indien je vorige boekjaren reeds geboekt hebt in Octopus kan je het eindsaldo van het voorgaand boekjaar overboeken via Boekjaar, Openen boekjaar het voorgaand jaar te openen en daar te kiezen voor Boekjaar, Overboeken boekjaar.

Dit kan door de optie “Koppel pdf  uittreksel in DMS” aan te vinken via Bank, Coda mandaten. 

De CODA komt pas op actief te staan de dag na de eerste beweging op de rekening na activatie door de bank. Hou er dus rekening mee dat dit, afhankelijk van de bank, enige tijd kan innemen (Soms tot 2 à 3 weken).

Een CODA-mandaat in Octopus is altijd gratis. Wil je als ondernemer zelf jouw CODA opvolgen, dan heb je de module bank nodig (€10 per maand). Hiermee kan je meteen ook betaalenveloppens samenstellen en aanmaken.

Via bank – overzicht mandaten vind je de verschillende mandaten terug.

Interne mandaten, in het zwart, zijn mandaten die aangevraagd zijn via Octopus. Externe mandaten, in het groen, zijn mandaten die zijn aangevraagd via een externe partij. De CODA van interne mandaten worden dagelijks automatisch ingelezen in Octopus.

Het e-mailadres kan altijd aangepast worden via Bank, Overzicht CODA-mandaten, Detail.

Nog een tip: vink het vakje ‘koppel pdf-uittreksel in DMS’ aan, zo zijn je pdf-uittreksels altijd beschikbaar.

Dit is mogelijk. Je moet er voor zorgen dat er een financieel dagboek  aanwezig is voor elke valuta. Zorg er zeker goed voor dat de munt correct is ingesteld, dit kan je doen via Beheer, Dagboeken. Zorg er ook voor dat de IBAN en BIC code ingevuld is in het tabblad bank details.

Met de volgende banken kunnen CODA dagelijks automatisch ingelezen worden:

• AXA
• Bank van Breda
• Belfius
• Beobank
• BNP Paribas Fortis
• BPost Bank
• CBC
• CPH
• Crelan
• ING
• KBC
• Nagelmackers

Om CODA te verwerken in jouw dossier moet je een CODA-mandaat aanvragen bij je bank.

Gebruik je als ondernemer het Klantenportaal?
Neem dan contact op met je boekhouder om het mandaat aan te vragen.

Ben je boekhouder of ondernemer en werk je in het Boekhoudprogramma?
Volg dan de volgende stappen:

Eerst en vooral dient er een financieel dagboek aanwezig te zijn voor elke bankrekening waarvoor je CODA wenst te ontvangen. Je kan dit aanmaken via Beheer, Dagboeken.
LET WEL: onder het tabblad “bank details” dienen telkens minstens IBAN en BIC ingevuld te zijn.

Vervolgens kan je voor elke rekening een mandaat aanvragen via Bestellen, Bestellen CODA-mandaat. Indien je deze optie niet kan terugvinden dien je eerst de bankmodule (€10/maand) nog te activeren, ook via het menu Bestellen.

Je zal per mail de te volgen stappen ontvangen. Gelieve deze nauwkeurig te volgen om een goede activatie van de CODA te garanderen.

Na activatie zal je eerst een import error ontvangen per mail. Op basis van deze gegevens dien je je financieel dagboek manueel bij te boeken. Vanaf de saldi overeenkomen, zal de CODA automatisch ingelezen kunnen worden.

Ja, dat kan perfect. Gmail kan ingesteld worden als standaard e-mailprogramma op zowel computer als mobiele toestellen. Dit gebeurt via de instellingen van je besturingssysteem en, in sommige gevallen, je browser.

Hoe stel ik Gmail in als standaard e-mailprogramma?

Op Windows (via Google Chrome)

1. Ga naar Windows Instellingen > Apps > Standaard-apps.

2. Selecteer Google Chrome.

3. Pas bij MAILTO de standaardapp aan naar Google Chrome.

4. Open daarna gmail.com in Chrome.

5. Klik op het handler-icoon rechts in de adresbalk en kies Toestaan.

Op iPhone of iPad (iOS)

1. Zorg dat je de nieuwste versie van iOS/iPadOS en de Gmail-app gebruikt.

2. Ga naar de Instellingen app.

3. Scroll naar Gmail en selecteer de app.

4. Tik op Standaard mail-app en kies Gmail.

Op Android

1. Open de Instellingen app.

2. Ga naar Apps en vervolgens Standaard-apps.

3. Selecteer bij E-mail de optie Gmail.

Op Firefox (desktop)

1. Ga naar Firefox Instellingen > Algemeen > Toepassingen.

2. Zoek naar het inhoudstype mailto.

3. Kies Gmail gebruiken.

Belangrijk om te weten

Hoewel Gmail perfect als standaard mailprogramma kan worden ingesteld, worden bijlagen niet automatisch meegestuurd wanneer een e-mail op deze manier wordt geopend. In dat geval voeg je de bijlage best handmatig toe in Gmail.

Ja.
Voor self-billing laat je automatische boeking best uitstaan voor die specifieke relatie.

Indien automatische boeking actief is op het hele dossier:

• Ga naar Beheer > Relatie

• Schakel automatische boeking daar individueel uit

• Hierdoor blijven de self-billing documenten in de DIV staan en kan je zelf bepalen in welk dagboek ze worden geboekt.

1. De leverancier verstuurt zijn self-billing facturen via Peppol.

2. Je ontvangt ze in je Peppol-inbox in Octopus.

3. Je kan de facturen automatisch laten doorsturen naar de DIV door in Beheer > Dossiers > Peppol het vinkje automatisch accepteren aan te zetten.

4. In de DIV (Document Import Viewer) kies je zelf in welk dagboek de facturen geboekt moeten worden.

5. Je koppelt ze handmatig volgens je dossierlogica.

Nee.
Het opmaken van self-billing documenten is niet mogelijk in Octopus.

We raden hiervoor onze partner Scrada aan.

Ja.
Self-billing facturen kunnen worden ontvangen in Octopus sinds 1 december 2025.

Self-billing documenten die vóór die datum werden verstuurd moeten opnieuw verzonden worden om correct ingelezen te worden.

Ja, via Rapportering > Uitgaande documenten kan je filteren op “Leveringswijze = Peppol”.

Wat is de kostprijs van Octopus voor een school?

Hoe creëer ik examenlogins?

Wat te doen wanneer een leerling tijdens het examen niet meer in Octopus geraakt?

Waar vind ik de oefenbestanden terug?

In het klantenportaal en/of boekhoudprogramma bij het inloggen kan je via Beheer, Wachtwoord vergeten een nieuw wachtwoord aanvragen.

Heeft u een licentie via jouw boekhoudkantoor, contacteer je dossierbeheerder.

Per dossier: via Beheer/Dossiers onder het tabblad Peppol.

Overzicht alle dossiers: via Beheer/Eindklanten, laatste kolom Peppol .

Volgend icoon inbox Peppol zal opgelicht zijn:

Neen, om je verkoopfacturen via het Octopus Access Point te verzenden, is registratie niet nodig. Registratie is enkel nodig voor het gratis ontvangen van aankoopfacturen in jouw Octopus platform.

API is beschikbaar, we hebben reeds integraties met verschillende software.

Via Beheer, Gebruikers kan je voor al je medewerkers een afzonderlijke login aanmaken. Voor elk gebruiker kan je bepaalde rechten toekennen voor elk dossier afzonderlijk.

Wij zijn sinds 2017 een geregistreerd Acces Point waardoor geen tussenpartij nodig is om jouw documenten via Peppol te ontvangen. Registeren op het Access Point van Octopus is gratis voor elke Octopus-gebruiker. Je moet de mogelijkheid hebben om deze documenten te ontvangen, dit kan via onze DMS-module.

Dit is een klein geheugensteuntje om je op de hoogte te brengen van jouw openstaande facturen.

Oranje wil zeggen dat jouw facturen zijn vervallen maar jouw dossiers zijn niet geblokkeerd. Je moet je factuur zo snel mogelijk betalen.

Rood wil zeggen dat je geblokkeerd bent. Je kan niet meer werken in Octopus. Zodra we de betaling van de vervallen facturen hebben ontvangen, word je onmiddellijk gedeblokkeerd waardoor je terug kan werken.

Octopus is zeer eenvoudig te gebruiken.
Indien u wil kan u ze hier downloaden.

Veelgebruikte opdrachten kunnen direct worden uitgevoerd door het aanklikken van een knop in de werkbalken.

Alle functies zijn ook snel terug te vinden in overzichtelijke menu's.

Indien u zeer veel met Octopus werkt kan het gebruik van de sneltoetsen soms een extra tijdswinst geven.

Hieronder een overzicht.

• Boekingsscherm - algemeen
• Boekingsscherm – Algemeen - zoekveld
• Boekingsscherm – Financiële verrichtingen
• Boekingsscherm – Financieel dagboek
• Beeldscherm – Lijsten
• Beeldscherm – Beheer
• Beeldscherm – Afschrijvingen
• Beeldscherm – Facturatie

Boekingscherm - algemeen

Boekingsscherm – Algemeen - zoekveld

Boekingsscherm – Financiële verrichtingen

Boekingsscherm – Financieel dagboek

Beeldscherm – Lijsten

Beeldscherm – Beheer

Beeldscherm – Afschrijvingen

Beeldscherm – Facturatie

Ga efficiënt van start met Octopus Accountancy Software dankzij deze handige checklist voor nieuwe gebruikers.

Bekijk op YouTube  voor een stap voor stap begeleiding!

Stap 1: Meld je voor de eerste keer aan

Hou jouw mail bij de hand met je gebruikersnaam en wachtwoord.

Ga vervolgens naar www.octopus.be.

1. Klik op de knop ‘Download’ rechts bovenaan.
2. Klik op het juiste pictogram voor de installatie van Octopus.
   1. Gebruik je Windows, dan zal je in een volgende stap moeten aangeven of je de 32- of 64-bits versie gebruikt.
3. Nadat je de juiste keuze hebt gemaakt zal je eventueel de download nog moeten bevestigen.
4. Kies voor ‘uitvoeren’ wanneer de download klaar is.
5. Kies je gewenste taal.
6. De installatie van de desktop-app zal starten.
7. Klik telkens op ‘volgende’ tot in de finale stap ‘installeren’.
8. Eens de installatie klaar is zal je enkel nog op ‘voltooien’ moeten klikken om Octopus te starten.

Je zal merken dat het Octopus-logo vanaf nu terug te vinden is op jouw bureaublad. Je zal dus telkens rechtstreeks kunnen aanmelden in Octopus via deze snelkoppeling.

Meer informatie

Stap 2: Wijzig jouw wachtwoord

Meer informatie

Stap 3: Wijzig jouw kleurschema en de grootte van jouw lettertype

Meer informatie

Stap 4: Wijzig indien nodig jouw dossiergegevens

Meer informatie

Stap 5: Wijzig de rechten van je gebruikers

Meer informatie

Stap 6: Pas dagboeken aan en/of voeg dagboeken toe

Meer informatie

Stap 7: Pas boekjaren aan en/of voeg boekjaren toe

Meer informatie

Standaard werd er ook een Aankoop- en een Verkoopdagboek aangemaakt.
Je kan wijzigingen aanbrengen aan de instellingen van de aangemaakte dagboeken en je kan uiteraard zelf de nodige extra dagboeken aanmaken.

Tip: Via het detailscherm van het dagboek kan je ook de laatst aangemaakte boeking in dat dagboek verwijderen.

Stap 8: Pas eventueel het aangeleverde rekeningstelsel aan

Meer informatie

Stap 9: Breng jouw relaties in, of neem ze over uit een vroegere toepassing

1. Nieuwe relatie toevoegen
2. Bestaande relatie aanpassen.
3. Aangebrachte wijzigingen opslaan.
4. Relatie verwijderen. Dit is enkel mogelijk indien voor deze relatie geen boekhoudkundige stukken werden ingebracht.
5. Overzichtslijst (of detail indien getoond) afdrukken.
6. Relaties importeren (meer informatie over het importeren van relaties kan je hier vinden.).
7. Relaties exporteren naar PDF, Excel of CSV formaat.
8. Actieve relaties filteren.
9. Niet-actieve relaties filteren.
10. Zoeken.
11. Controleer welke klanten geregistreerd zijn op Peppol.

Meer informatie over het importeren van relaties vind je in dit instructiefilmpje op Youtube!.

Meer informatie

Stap 10: Breng jouw afschrijvingen in

1. Overzicht van alle ingebrachte investeringen
2. Details van de investering
3. Berekende afschrijvingstabel
4. Selecteer indien nodig de aankoopboeking
5. Gebruikte boekingsrekeningen voor deze afschrijving
6. Geef een eventuele fiscale aftrekpost in. Zie ook hier.
7. Wijzig de parameters voor berekening van de afschrijvingstabel
8. Opslaan van de investering
9. Eventueel toevoegen van nieuwe investering
10. Inlezen van afschrijvingen op basis van een CSV.bestand (voor meer info mail naar info@octopus.be)
11. Beheer investeringsaftrek - zie hier voor meer details

Meer informatie

Stap 11: Breng jouw openingsboekingen in

Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar, volgend op een vorig boekjaar zal het saldo van de bank correct worden ingesteld na het overboeken van het vorig boekjaar.

Meer informatie

Ga naar de handleiding voor meer informatie.

Ga naar de handleiding voor meer informatie.

Inkomende Peppol-documenten (bv. Facturen) moet je altijd verwerken in de boekhouding. Echter, dit staat los van het gegeven of je de factuur contesteert of niet. 

Dit kan verschillende redenen hebben.

Enerzijds kan het zijn dat de facturatiemodule via jouw boekhoudkantoor nog geactiveerd moet worden.
Anderzijds moet jouw dagboek gekoppeld worden aan onze facturatiemodule.

Hiervoor kan je best contact opnemen met jouw dossierbeheerder/boekhoudkantoor zodanig dat zij het nodige doen.

In het klantenportaal en/of boekhoudprogramma bij het inloggen kan je via Beheer, Wachtwoord vergeten een nieuw wachtwoord aanvragen.

Heeft u een licentie via jouw boekhoudkantoor, contacteer je dossierbeheerder.

Hoe kan ik facturen versturen vanaf mijn eigen domeinnaam?

Als u een eigen internetdomeinnaam heeft, is het mogelijk om uw facturen via Octopus te versturen vanaf uw eigen domein. Hiervoor is het echter noodzakelijk om een SPF-record toe te voegen aan de DNS-instellingen van uw domein. Dit record voorkomt dat e-mails worden geweigerd door ontvangende servers en geeft Octopus toestemming om namens uw domein e-mails te versturen.

Wat moet u doen?

1. Voeg een SPF-record toe aan uw domeininstellingen.
   Het record moet de volgende waarde bevatten: include:_spf.octopus.be.
2. Neem hiervoor contact op met uw IT-verantwoordelijke of beheerder. Zij kunnen u helpen bij het correct instellen van het SPF-record.

Wat als u geen SPF-record aanmaakt?

Als er geen SPF-record wordt ingesteld, kunt u uw facturen alleen versturen via het standaard noreply-e-mailadres van Octopus. U heeft wel de mogelijkheid om uw eigen e-mailadres als antwoordadres in te stellen via de factuurinstellingen.

Jouw klant kan via de website zelf een abonnement aanvragen en in het tabblad uw boekhouder/accountant jouw gegevens invullen.

Of je kan zelf vanuit uw bestaand dossier toegang geven tot zijn dossier via Beheer, Eindklanten. Wil je meer informatie hierover neem dan contact op met je relatieverantwoordelijke bij Octopus.

Als je als ondernemer een abonnement hebt voor Octopus, kan je eenvoudig GRATIS toegang geven voor jouw boekhouder door dit te melden bij de bestelling of door een mail te sturen met jouw logingegevens + de naam van jouw boekhouder. Jouw boekhouder heeft dus GRATIS toegang tot het volledig boekhoudprogramma van Octopus voor de volledige verwerking van jouw boekhouding.

Ja, in het boekhoudprogramma zelf via menu Bestellen, Toevoegen extra dossier.

Een aantal weken voor de jaarlijkse facturatie krijg je een overzicht in Excel-bestand van de actieve dossiers met de geactiveerde modules. Niet-actieve dossiers kan je dan verwijderen via Bestellen, Verwijderen dossier uit packet deal.

Je kan op elk moment je factuur simuleren via Beheer, Eindklanten, Exporteren. In dit Excel-bestand zie je je actieve dossiers met de modules en een simulatie van je jaarlijkse factuur.

Volgens de GDPR-wetgeving moeten we toestemming krijgen van de klant om zijn/haar gegevens naar een andere boekhouder over te dragen.
Gelieve het contact-formulier in te vullen met vermelding van jouw U-nummer en/of dossiernaam en het B-nummer waar je dossier naar overgedragen moet worden.

Gelieve onderstaand formulier aan te vullen.

Wil je een opzegging doorgeven, gelieve daarvoor dit formulier in te vullen.

Spijtig dat je weggaat. Mogen we jou vragen om de reden van jouw vertrek te verduidelijken?

Om jouw abonnement goed te beëindigen hebben we volgende informatie nodig, minstens 2 maand voor het abonnement vernieuwd wordt. Raadpleeg onze algemene voorwaarden voor meer info.