Hoe check ik of mijn klant geregistreerd is op Peppol?
Ga naar Beheer > Relaties
Een rood kruis betekent dat de relatie niet geregistreerd is.
Hoe controleer ik of de activatie van mijn Peppol-account geslaagd is?
Ga naar Beheer > Dossiers > Peppol-tabblad. Indien je status ziet als ‘Actief’, is je registratie succesvol.
Hoe kan ik mijn klant registreren op het Peppol-netwerk?
De klant dient zich te registreren via een Peppol Access Point. Octopus voorziet deze registratie automatisch wanneer de klant over de juiste licentie beschikt en een geldig btw-nummer heeft. Het Peppol-ID heeft het formaat: 0208:<ondernemingsnummer zonder BE>.
Hoe koppel ik een inkomende Peppol-factuur aan een betaling in de bankmodule?
Zodra de factuur geboekt is, zal de automatische afpunting met de geïmporteerde CODA-bestanden plaatsvinden via de bankmodule.
Hoe weet ik of een factuur correct via Peppol verzonden is?
In het klantenportaal: open het factuurdetail. Bij ‘Leveringswijze’ staat:Peppol - succesvol verzonden.
→ Dit betekent dat het document succesvol werd afgeleverd bij het ontvangende access point.
In het boekhoudprogramma: ga naar Peppol Outbox. In de rechterkolom zie je of het document verzonden is.
Hoe werkt het met de btw-aftrek bij inkomende Peppol-facturen?
Octopus leest de btw-codes automatisch in uit het UBL-bestand. Controleer deze codes bij het valideren van het document.
Ik zie een verzendfout?
🔴 Fout: “Validation failed. Please contact support@octopus.be”
Oorzaak: ontbrekende verplichte gegevens zoals orderreferentie bij overheidsklant.
Oplossing: vul de orderreferentie in het commentaarveld van de factuur in.
🔴 Fout: Factuur werd reeds eerder via Peppol verzonden
Oplossing:
Crediteer de bestaande factuur
Maak een nieuwe factuur aan met correcte info
Verstuur opnieuw via Peppol
🔴 Fout: Dagboek bevat facturatie inclusief btw → Peppol weigert verzending
Oplossing:
Crediteer factuur
Maak nieuwe factuur aan in dagboek met ‘exclusief btw’ instellingen
Is er een overzicht van fouten of mislukte verzendingen?
In de Peppol Outbox worden foutieve verzendingen aangeduid met een rode melding. Klik door op het detail voor foutomschrijving.
Is er een verzendbewijs beschikbaar?
Nee, maar je ziet in de Peppol Outbox of het document is afgeleverd.
Bij “Peppol – succesvol verzonden” werd een application response ontvangen van het ontvangende access point.
Kan ik een rapport opvragen van alle verzonden Peppol-facturen?
Ja, via Rapportering > Uitgaande documenten kan je filteren op “Leveringswijze = Peppol”.
Kan ik Peppol uitschakelen voor een dossier?
Ja, via Beheer > Dossiers > Tabblad Peppol → afmelden voor access point.
Kunnen bijlagen worden toegevoegd aan Peppol-facturen?
Ja, dit is mogelijk.
in het boekhoudprogramma is het nu ook mogelijk om extra bijlagen toe te voegen. Naast de pdf van de factuur kan je ook ondersteunende documenten toevoegen. Dit is ook beschikbaar voor offertes en leveringsnota’s.
Zie interne handleiding
Waar vind ik inkomende documenten die via Peppol toekomen?
Deze komen automatisch terecht in de Document Management System (DMS) onder Inkomende Peppol-documenten.
Waarom is mijn verzonden Peppol-factuur niet toegekomen bij mijn klant?
Controleer of het Peppol-ID van de klant correct is. Kijk in de Peppol Outbox of de verzending succesvol was. Octopus kan enkel garanderen dat het document is afgeleverd bij het ontvangende access point.
Wat als mijn klant Peppol gebruikt, maar zijn access point wijzigt?
Het access point moet dit melden aan het centrale Peppol-register. Als de klant niet meer bereikbaar is, zal de verzending mislukken. In dat geval: contacteer je klant of gebruik alternatieve verzending.
Wat gebeurt er als mijn dossier in het archief geplaatst wordt? Blijven Peppol-documenten dan toekomen?
Neen. Als het mandaat nog verwijst naar het oude (gearchiveerde) dossier-ID, komen de documenten daar aan en niet in het actieve dossier.
Wat is het verschil tussen Peppol en gewone e-mailverzending van facturen?
Bij verzending via Peppol wordt de factuur elektronisch (UBL) verzonden via een beveiligd netwerk naar een erkend access point. Bij e-mail wordt enkel een pdf gestuurd. Peppol is betrouwbaarder en verplicht bij overheidsopdrachten.
Welk formaat hebben Peppol-facturen?
Peppol gebruikt het UBL XML-formaat volgens EN16931 BISv3 standaard.
Welke info is verplicht op een Peppol-factuur voor de overheid?
Voor overheden is een orderreferentie verplicht. Deze moet ingevuld worden in het commentaarveld van de factuur.
Alle stappen werden gevolgd maar mijn CODA staat nog niet op actief?
De CODA komt pas op actief te staan de dag na de eerste beweging op de rekening na activatie door de bank. Hou er dus rekening mee dat dit, afhankelijk van de bank, enige tijd kan innemen (Soms tot 2 à 3 weken).
Hoe kan ik het beginsaldo van de bank instellen?
Indien je net gestart bent met Octopus moet je eerst een diverse boeking uitvoeren en het beginsaldo boeken op de openingsrekening 588888. In het financieel dagboek moet je dan als eerste verrichting dit beginbedrag tegenboeken. Meer informatie vind je hier terug.
Indien je vorige boekjaren reeds geboekt hebt in Octopus kan je het eindsaldo van het voorgaand boekjaar overboeken via Boekjaar, Openen boekjaar het voorgaand jaar te openen en daar te kiezen voor Boekjaar, Overboeken boekjaar.
Hoe kan ik zien welke CODA-mandaten door Octopus worden aangeleverd en welke via een externe partij?
Via bank – overzicht mandaten vind je de verschillende mandaten terug.
Interne mandaten, in het zwart, zijn mandaten die aangevraagd zijn via Octopus. Externe mandaten, in het groen, zijn mandaten die zijn aangevraagd via een externe partij. De CODA van interne mandaten worden dagelijks automatisch ingelezen in Octopus.
Hoe koppel ik een inkomende Peppol-factuur aan een betaling in de bankmodule?
Zodra de factuur geboekt is, zal de automatische afpunting met de geïmporteerde CODA-bestanden plaatsvinden via de bankmodule.
Hoe start ik CODA op?
Om CODA te verwerken in jouw dossier moet je een CODA-mandaat aanvragen bij je bank.
Gebruik je als ondernemer het Klantenportaal?
Neem dan contact op met je boekhouder om het mandaat aan te vragen.
Ben je boekhouder of ondernemer en werk je in het Boekhoudprogramma?
Volg dan de volgende stappen:
Eerst en vooral dient er een financieel dagboek aanwezig te zijn voor elke bankrekening waarvoor je CODA wenst te ontvangen. Je kan dit aanmaken via Beheer, Dagboeken.
LET WEL: onder het tabblad “bank details” dienen telkens minstens IBAN en BIC ingevuld te zijn.
Vervolgens kan je voor elke rekening een mandaat aanvragen via Bestellen, Bestellen CODA-mandaat. Indien je deze optie niet kan terugvinden dien je eerst de bankmodule (€10/maand) nog te activeren, ook via het menu Bestellen.
Je zal per mail de te volgen stappen ontvangen. Gelieve deze nauwkeurig te volgen om een goede activatie van de CODA te garanderen.
Na activatie zal je eerst een import error ontvangen per mail. Op basis van deze gegevens dien je je financieel dagboek manueel bij te boeken. Vanaf de saldi overeenkomen, zal de CODA automatisch ingelezen kunnen worden.
Hoeveel kost een CODA-mandaat?
Een CODA-mandaat in Octopus is altijd gratis. Wil je als ondernemer zelf jouw CODA opvolgen, dan heb je de module bank nodig (€10 per maand). Hiermee kan je meteen ook betaalenveloppens samenstellen en aanmaken.
Ik ontvang bij het uitvoeren van een CODA import een import error?
Wanneer je een foutmelding ontvangt bij de automatische CODA-import, is het belangrijk dat je dit binnen één maand na ontvangst van de eerste foutmelding oplost. Na deze periode worden de gemiste CODA-bestanden niet meer automatisch aangeboden en moeten ze manueel worden geïmporteerd.
Octopus biedt de gemiste CODA-bestanden automatisch opnieuw aan: elke zaterdag gedurende de maand na de eerste foutmelding worden ze opnieuw klaargezet. Als het probleem intussen opgelost is, worden de bestanden dan correct ingelezen.
Let op: Octopus bewaart geen kopieën van de CODA-correspondentie. Zorg er dus voor dat de juiste persoon de meldingen ontvangt.
Ga naar Bank > Overzicht CODA-mandaten om het e-mailadres na te kijken of aan te passen. Dit veld mag niet leeg zijn.
“Het saldo van het financieel dagboek sluit niet aan op het saldo van het coda-bestand.”
Indien dit je eerste CODA-bestand betreft:
Deze fout betekent dat het beginsaldo van het CODA-bestand niet aansluit op het eindsaldo van je laatste financiële boeking in het dossier.
→ Oplossing: Boek eerst de ontbrekende uittreksels in tot het saldo overeenkomt. Zodra de saldi kloppen, wordt het CODA-bestand tijdens de volgende zaterdag automatisch opnieuw verwerkt (binnen de maand na de eerste foutmelding).
Indien het een willekeurig CODA-bestand betreft (niet het eerste):
→ Controleer of het eindsaldo van je financieel dagboek aansluit met het beginsaldo van het CODA-bestand.
→ Indien dit in orde is, kan je:
Wachten tot zaterdag (wanneer Octopus automatisch opnieuw probeert), of
Het .cod-bestand uit de foutmelding opslaan en handmatig importeren via Bank > Importeren CODA-bestanden.
Te controleren:
Is er een financieel dagboek? → Aanmaken via Beheer Dagboeken
BIC en IBAN correct ingevuld bij Detail – Bank Details
Is er een wachtrekening ingesteld bij Beheer – Vaste Rekeningen? → Indien niet, voeg er één toe
“Er kon geen boekjaarperiode gevonden worden die overeenstemt met de datum van de verrichtingen.”
Te controleren:
Is het nieuwe boekjaar al aangemaakt?
Werd het vorige boekjaar correct overgeboekt?
Is het volgnummer van de eerstvolgende verrichting correct ingesteld?
Ontdek meer informatie in onze handleiding
“Er kon geen financieel dagboek gevonden worden dat overeenstemt met het bankrekeningnummer van dit CODA-bestand.”
Te controleren:
Bestaat het financieel dagboek? → Aanmaken via Beheer Dagboeken
Zijn BIC en IBAN correct ingevuld bij Detail – Bank Details?
Kan het e-mailadres waarnaar de CODA correspondentie verstuurd wordt, aangepast worden?
Het e-mailadres kan altijd aangepast worden via Bank, Overzicht CODA-mandaten, Detail.
Nog een tip: vink het vakje ‘koppel pdf-uittreksel in DMS’ aan, zo zijn je pdf-uittreksels altijd beschikbaar.
Kan het PDF-uittreksel gelinkt worden aan de boeking bij het automatisch verwerken van de bankafschriften?
Dit kan door de optie “Koppel pdf uittreksel in DMS” aan te vinken via Bank, Coda mandaten.
Kan ik CODA ontvangen van rekeningen met eenzelfde rekeningnummer, maar verschillende valuta?
Dit is mogelijk. Je moet er voor zorgen dat er een financieel dagboek aanwezig is voor elke valuta. Zorg er zeker goed voor dat de munt correct is ingesteld, dit kan je doen via Beheer, Dagboeken. Zorg er ook voor dat de IBAN en BIC code ingevuld is in het tabblad bank details.
Voor welke banken kunnen CODA automatisch ingelezen worden?
Met de volgende banken kunnen CODA dagelijks automatisch ingelezen worden:
Bij Openen dossiers staan mijn dossiers in een kleur, wat wil dit zeggen?
Dit is een klein geheugensteuntje om je op de hoogte te brengen van jouw openstaande facturen.
Oranje wil zeggen dat jouw facturen zijn vervallen maar jouw dossiers zijn niet geblokkeerd. Je moet je factuur zo snel mogelijk betalen.
Rood wil zeggen dat je geblokkeerd bent. Je kan niet meer werken in Octopus. Zodra we de betaling van de vervallen facturen hebben ontvangen, word je onmiddellijk gedeblokkeerd waardoor je terug kan werken.
Checklist voor nieuwe gebruikers.
Ga efficiënt van start met Octopus Accountancy Software dankzij deze handige checklist voor nieuwe gebruikers.
Bekijk op YouTube voor een stap voor stap begeleiding!
Hou jouw mail bij de hand met je gebruikersnaam en wachtwoord.
Ga vervolgens naar www.octopus.be.
Je zal merken dat het Octopus-logo vanaf nu terug te vinden is op jouw bureaublad. Je zal dus telkens rechtstreeks kunnen aanmelden in Octopus via deze snelkoppeling.
Wijzig je initieel toegekende wachtwoord zo snel mogelijk, door te klikken op het menu, beheer, wachtwoord wijzigen.
Je krijgt onmiddellijk een bevestiging wanneer je nieuwe wachtwoord aanvaard is.
Tip: Je beheerder (boekhouder/accountant) heeft een eigen unieke log-in die gelinkt staat aan jouw dossier.
Je hoeft je gebruikersnaam en wachtwoord dus niet door te geven, of aan te geven dat je je wachtwoord hebt gewijzigd.
Gelieve ook jouw e-mailadres in te geven in het dialoogvenster.
Op die manier zal je nieuwe wachtwoord naar jouw e-mailadres verzonden worden moest je je wachtwoord ooit vergeten.
Als hier geen e-mailadres vermeld staat dan kan je je wachtwoord niet zelf resetten en zal je een mailtje moeten sturen naar info@octopus.be
Via het menu ‘help, wijzig thema’ kan je het kleurschema en de lettergrootte van de gebruikersinterface van Octopus aanpassen.
Via het menu ‘beheer, dossiers’ krijg je toegang tot de detailinformatie van je dossier(s).
1. Open het overzicht van je beschikbare dossiers
2. Klik op ‘Bewerken’ om de details aan te passen
3. Voeg eventueel extra contactvelden toe
4. Uniek mailbox adres van het dossier, wanneer je documenten naar dit e-mailadres stuurt, komen ze terecht in je document-viewer.
In het tabblad ‘Boekingen’ onderaan krijg je een overzicht – per aanwezig boekjaar – van het aantal verrichte aankoop/verkoop boekingslijnen en financiële/diverse boekingslijnen.
In het tabblad ‘Gemachtigde aanvrager’ dienen alle velden correct ingevuld te worden teneinde de elektronische aangiftes (btw-aangifte, btw-listing,…) te kunnen uitvoeren.
Het tabblad ‘Domiciliëring’ is enkel van toepassing bij gebruik van de optionele bankmodule.
Met je unieke toegangscode (U/B/K/S-nummer) heb je als eigenaar van een dossier (afhankelijk van jouw type abonnement) rechten voor het uitvoeren van handelingen in je dossiers).
Via het menu ‘Beheer, Gebruikers’ kan je dankzij het geavanceerde gebruikersbeheer:
• Nieuwe gebruikers toevoegen die toegangsrecht krijgen in je dossier(s);
• Eerder toegevoegde gebruikers hun rechten beperken;
• Eerder toegevoegde gebruikers verwijderen;
• Een toegevoegde gebruiker zijn wachtwoord wijzigen.
Met je unieke toegangscode (U/B/K/S-nummer) heb je als eigenaar van een dossier (afhankelijk van jouw type abonnement) rechten voor het uitvoeren van handelingen in je dossiers).
Via het menu ‘Beheer, Gebruikers’ kan je dankzij het geavanceerde gebruikersbeheer:
• Nieuwe gebruikers toevoegen die toegangsrecht krijgen in je dossier(s);
• Eerder toegevoegde gebruikers hun rechten beperken;
• Eerder toegevoegde gebruikers verwijderen;
• Een toegevoegde gebruiker zijn wachtwoord wijzigen.
Er werd een openingsboekjaar ingebracht voor jou als nieuwe gebruiker.
Via het menu ‘Beheer, Boekjaren’ krijg je een overzicht van ingebrachte boekjaren. Hier kan je boekjaren aanpassen en boekjaren toevoegen.
Indien dit menu-item niet kan aangeklikt worden heeft je dossierbeheerder waarschijnlijk dit recht uitgezet. Gelieve met je boekhoudkantoor contact op te nemen.
Voor specifieke aanpassingen kan je contact opnemen met info@octopus.be
Opgepast: Begindatum van een boekjaar kan enkel gewijzigd worden als er geen vorig boekjaar aanwezig is en zolang er nog geen boekingen in het te wijzigen boekjaar gedaan zijn.
Einddatum van een boekjaar kan enkel gewijzigd worden als er nog geen volgend boekjaar aangemaakt is.
De einddatum van het vorig boekjaar moet altijd aansluiten met de begindatum van het volgende boekjaar.
Standaard werd er ook een Aankoop- en een Verkoopdagboek aangemaakt.
Je kan wijzigingen aanbrengen aan de instellingen van de aangemaakte dagboeken en je kan uiteraard zelf de nodige extra dagboeken aanmaken.
Tip: Via het detailscherm van het dagboek kan je ook de laatst aangemaakte boeking in dat dagboek verwijderen.
In Octopus heb je standaard een lijst van de meest voorkomende rekeningnummers uit het wettelijke rekeningstelsel. De lijst kan uiteraard naar wens uitgebreid en aangepast worden. Het overzicht roepen we op via het menu ‘Beheer, Rekeningen’.
Een overzicht van de relaties wordt opgeroepen via het menu ‘Beheer, Relaties’
1. Nieuwe relatie toevoegen
2. Bestaande relatie aanpassen.
3. Aangebrachte wijzigingen opslaan.
4. Relatie verwijderen. Dit is enkel mogelijk indien voor deze relatie geen boekhoudkundige stukken werden ingebracht.
5. Overzichtslijst (of detail indien getoond) afdrukken.
6. Relaties importeren (meer informatie over het importeren van relaties kan je hier vinden.).
7. Relaties exporteren naar PDF, Excel of CSV formaat.
8. Actieve relaties filteren.
9. Niet-actieve relaties filteren.
10. Zoeken.
11. Controleer welke klanten geregistreerd zijn op Peppol.
Meer informatie over het importeren van relaties vind je in dit instructiefilmpje op Youtube!.
Afschrijvingen worden ingegeven via het menu ‘Beheer Afschrijvingen’.
1. Overzicht van alle ingebrachte investeringen
2. Details van de investering
3. Berekende afschrijvingstabel
4. Selecteer indien nodig de aankoopboeking
5. Gebruikte boekingsrekeningen voor deze afschrijving
6. Geef een eventuele fiscale aftrekpost in. Zie ook hier.
7. Wijzig de parameters voor berekening van de afschrijvingstabel
8. Opslaan van de investering
9. Eventueel toevoegen van nieuwe investering
10. Inlezen van afschrijvingen op basis van een CSV.bestand (voor meer info mail naar info@octopus.be)
11. Beheer investeringsaftrek – zie hier voor meer details
Indien het beginsaldo bij een eerste boeking dient aangepast te worden (overgang vanuit een ander boekhoudprogramma naar Octopus)
dan dient dit bij de eerste financiële boeking te gebeuren met een tegenboeking op een eerder ingebrachte diverse boeking op de financiële openingsrekening 588…
Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar, volgend op een vorig boekjaar zal het saldo van de bank correct worden ingesteld na het overboeken van het vorig boekjaar.
Hoe kan ik mijn medewerkers gratis toegang geven tot Octopus?
Via Beheer, Gebruikers kan je voor al je medewerkers een afzonderlijke login aanmaken. Voor elk gebruiker kan je bepaalde rechten toekennen voor elk dossier afzonderlijk.
Hoe kan ik zien of Peppol geactiveerd is?
Per dossier: via Beheer/Dossiers onder het tabblad Peppol.
Overzicht alle dossiers: via Beheer/Eindklanten, laatste kolom Peppol .
Volgend icoon inbox Peppol zal opgelicht zijn:
Ik ben mijn wachtwoord vergeten, wat moet ik doen?
In het klantenportaal en/of boekhoudprogramma bij het inloggen kan je via Beheer, Wachtwoord vergeten een nieuw wachtwoord aanvragen.
Heeft u een licentie via jouw boekhoudkantoor, contacteer je dossierbeheerder.
Is er een API beschikbaar?
API is beschikbaar, we hebben reeds integraties met verschillende software.
Is Octopus klaar voor e-facturatie en Peppol?
Wij zijn sinds 2017 een geregistreerd Acces Point waardoor geen tussenpartij nodig is om jouw documenten via Peppol te ontvangen. Registeren op het Access Point van Octopus is gratis voor elke Octopus-gebruiker. Je moet de mogelijkheid hebben om deze documenten te ontvangen, dit kan via onze DMS-module.
Kan ik een rapport opvragen van alle verzonden Peppol-facturen?
Ja, via Rapportering > Uitgaande documenten kan je filteren op “Leveringswijze = Peppol”.
Moet ik mij registreren op Peppol om verkoopfacturen te verzenden?
Neen, om je verkoopfacturen via het Octopus Access Point te verzenden, is registratie niet nodig. Registratie is enkel nodig voor het gratis ontvangen van aankoopfacturen in jouw Octopus platform.
Wat zijn de sneltoetsen in Octopus?
Octopus is zeer eenvoudig te gebruiken.
Indien u wil kan u ze hier downloaden.
Veelgebruikte opdrachten kunnen direct worden uitgevoerd door het aanklikken van een knop in de werkbalken.
Alle functies zijn ook snel terug te vinden in overzichtelijke menu’s.
Indien u zeer veel met Octopus werkt kan het gebruik van de sneltoetsen soms een extra tijdswinst geven.
Hieronder een overzicht.
| Functie | Sneltoets |
|---|---|
| Help oproepen | F1 |
| Extra venster openen 2de extra venster openen |
CTRL+1 CTRL+2 |
| Nieuwe boeking openen | Ctrl+O |
| Nieuwe boeking aanmaken | Ctrl+N |
| Boeking uitvoeren | F12 |
| Herrekenen van de bedragen van een detaillijn | F5 |
| Nieuwe tegenboeking doen als de balans al op “0,00” staat | Insert |
| Reeds bestaande boeking kopiëren als nieuwe boeking | Ctrl+Alt+N |
| Aanmaken van een nieuwe relatie (leverancier of klant) | Ctrl+R |
| Aanmaken van een nieuwe rekening | Ctrl+B |
| Annuleren van afpunting bij Boekhouding>Afpunten>Overzicht
afpuntingen |
F9 |
| Automatisch afpunten van nulsaldo’s bij Boekhouding>Afpunten>
Leveranciers of >Klanten |
F8 |
| Naar vorige boeking | CTRL+ <-> |
| “Naar volgende boeking | CTRL+ <+> |
| Afsluiten van het actuele tabblad | CTRL+ F4 |
| Bij gebruik van Document management System: openen van een gekoppeld document in de Document Viewer | ALT+D |
| Oproepen van de lijst ‘Historiek’ Bij Aankoop/Verkoop vanop het veld ‘Relatie’ of ‘Rekening’ Bij Financieel /Divers vanop het veld ‘Nummer’ |
CTRL H |
| Functie | Sneltoets |
|---|---|
| Scrollen in lijst bij het instellen van een relatie (leverancier of klant), boekingsrekening, btw-code | F2 |
| Nieuw item aanmaken van het type | Alt + N |
| Openen van detail geselecteerd item | Alt + O |
| Uitsplitsen kostenplaatsen volgens verdeelsleutel | CTRL + A |
| Boekingslijn invoegen | INS |
| Aankoopboeking: Boekingslijn kopiëren vorige lijn | ALT+ INS |
| Functie | Sneltoets |
|---|---|
| Naar het tabblad Afpunten gaan | F4 |
| Naar een vorige of volgende afpunting gaan | Ctrl+ <←> Ctrl+ <→> |
| Naar het tabblad Enveloppen gaan | F6 |
| Terug naar het boekingsscherm gaan in het Financieel Dagboek vanuit het afpuntscherm | F3 |
| Opnieuw weergeven afgepunte detaillijnen |
| Functie | Sneltoets |
|---|---|
| Afpunten van gelijke bedragen | F10 |
| Automatisch afpunten | F11 |
| Opnieuw zichtbaar maken van reeds afgepunte lijnen bij automatisch
afpunten op het afpuntscherm (F4) |
Ctrl + D |
| Teruggaan naar boekingsscherm in Financieel Dagboek vanuit het afpuntscherm | F3 |
| Wisselen van alle ingebrachte waarden credit/debet | F10 |
| Functie | Sneltoets |
|---|---|
| Zoeken in lijsten | Ctrl + F |
| Vorige en volgende pagina | <Page Up> – <Page Down> |
| Vernieuwen | F5 |
| Eerste pagina | Ctrl Home |
| Laatste pagina | Ctrl End |
| Inzoomen | Ctrl + |
| Uitzoomen | Ctrl – |
| Lijsten opslaan | Ctrl + S |
| Lijsten afprinten | Ctrl + P |
| Functie | Sneltoets |
|---|---|
| Nieuw aan te maken | Ctrl + N |
| Bewerken | Ctrl + E |
| Opslaan | Ctrl + S |
| Afdrukken | Ctrl + P |
| Zoeken | Ctrl+ F |
| Verwijderen | Delete |
| Alles selecteren | Ctrl + A |
| Naar eerste record | Ctrl Home |
| Naar laatste record | Ctrl End |
| Naar volgende of vorige record | Ctrl+<←> Ctrl+<→> |
| Functie | Sneltoets |
|---|---|
| Bewerken | Ctrl + E |
| Opslaan | Ctrl + S |
| Afdrukken | Ctrl + P |
| Zoeken | Ctrl + F |
| Verwijderen | Delete |
| Alles selecteren | Ctrl + A |
| Naar eerste record | Ctrl Home |
| Naar laatste record | Ctrl End |
| Naar volgende of vorige record | Ctrl +<←> <Ctrl>+<→> |
| Functie | Sneltoets |
|---|---|
| Lijnen | F3 |
| Velden | F4 |
| Bedrag inclusief btw aanpassen naar exclusief btw | F9 |
| Alle lijnen wissen | Ctrl + D |
| Afdrukken leveringsnota – Factuur | Ctrl + L – Ctrl +F |
| Export naar PDF (leveringsnota of factuur) | Shift +knop Afdrukken |
| Menu ‘Facturatie, Afdrukken’ – enkel publiceren zonder dat de mails worden gegenereerd | ALT +knop Verzend |
Vragen die vaak worden gesteld door scholen (leekrachten en studenten) plaatsen we hier. Vindt u uw vraag niet terug? Contacteer ons via info@octopus.be
Ongeacht of jullie een hogeschool, universiteit, secundaire school of CVO zijn, jullie kunnen het Octopus platform gratis gebruiken voor jullie lessen.
Stuur hiervoor volgende gegevens door naar info@octopus.be:
– Naam school
– Adres school
– Contactpersoon (E-mail en telefoonnummer)
– Richting
– Het aantal studenten
– Gebruik je het boek ‘computerboekhouden met Octopus’ van Intersentia?
Tijdens een examen heeft de student per ongeluk alles afgesloten en kan niet meer inloggen met de oorspronkelijke aanmeldgegevens.
Als docent kan je via ‘beheer, gebruikers’, een nieuw wachtwoord instellen.
De oefenbestanden vind u zowel op de website van Intersentia als hier terug. Nadat u deze opgeslaan heeft op uw computer kunt u de cases ophalen in Octopus met de functie ‘Dossier, Back/Restore’. Een uitgebreide handleiding vindt u in de ZIP-file.
Wie moet de inkomende Peppol-documenten aanvaarden?
Inkomende Peppol-documenten (bv. Facturen) moet je altijd verwerken in de boekhouding. Echter, dit staat los van het gegeven of je de factuur contesteert of niet.
Wil je meer informatie over inkomende Peppol-documenten?
Ga naar de handleiding voor meer informatie.
Wil je meer informatie over uitgaande Peppol-documenten?
Ga naar de handleiding voor meer informatie.
Ik ben mijn wachtwoord vergeten, wat moet ik doen?
In het klantenportaal en/of boekhoudprogramma bij het inloggen kan je via Beheer, Wachtwoord vergeten een nieuw wachtwoord aanvragen.
Heeft u een licentie via jouw boekhoudkantoor, contacteer je dossierbeheerder.
Waarom kan ik geen verkoopfacturen opmaken in het klantenportaal?
Dit kan verschillende redenen hebben.
Enerzijds kan het zijn dat de facturatiemodule via jouw boekhoudkantoor nog geactiveerd moet worden.
Anderzijds moet jouw dagboek gekoppeld worden aan onze facturatiemodule.
Hiervoor kan je best contact opnemen met jouw dossierbeheerder/boekhoudkantoor zodanig dat zij het nodige doen.
Hoe kan ik mijn klanten toegang geven tot Octopus?
Jouw klant kan via de website zelf een abonnement aanvragen en in het tabblad uw boekhouder/accountant jouw gegevens invullen.
Of je kan zelf vanuit uw bestaand dossier toegang geven tot zijn dossier via Beheer, Eindklanten. Wil je meer informatie hierover neem dan contact op met je relatieverantwoordelijke bij Octopus.
Kan ik als boekhouder een overzicht krijgen van mijn jaarlijkse factuur en actieve dossiers?
Een aantal weken voor de jaarlijkse facturatie krijg je een overzicht in Excel-bestand van de actieve dossiers met de geactiveerde modules. Niet-actieve dossiers kan je dan verwijderen via Bestellen, Verwijderen dossier uit packet deal.
Je kan op elk moment je factuur simuleren via Beheer, Eindklanten, Exporteren. In dit Excel-bestand zie je je actieve dossiers met de modules en een simulatie van je jaarlijkse factuur.
Kan ik een extra dossier toevoegen aan mijn abonnement?
Ja, in het boekhoudprogramma zelf via menu Bestellen, Toevoegen extra dossier.
Moet mijn boekhouder ook extra betalen voor Octopus?
Als je als ondernemer een abonnement hebt voor Octopus, kan je eenvoudig GRATIS toegang geven voor jouw boekhouder door dit te melden bij de bestelling of door een mail te sturen met jouw logingegevens + de naam van jouw boekhouder. Jouw boekhouder heeft dus GRATIS toegang tot het volledig boekhoudprogramma van Octopus voor de volledige verwerking van jouw boekhouding.
Hoe een spf record aanmaken
Als u een eigen internetdomeinnaam heeft, is het mogelijk om uw facturen via Octopus te versturen vanaf uw eigen domein. Hiervoor is het echter noodzakelijk om een SPF-record toe te voegen aan de DNS-instellingen van uw domein. Dit record voorkomt dat e-mails worden geweigerd door ontvangende servers en geeft Octopus toestemming om namens uw domein e-mails te versturen.
include:_spf.octopus.be.Als er geen SPF-record wordt ingesteld, kunt u uw facturen alleen versturen via het standaard noreply-e-mailadres van Octopus. U heeft wel de mogelijkheid om uw eigen e-mailadres als antwoordadres in te stellen via de factuurinstellingen.
Ik wil mijn abonnement opzeggen.
Spijtig dat je weggaat. Mogen we jou vragen om de reden van jouw vertrek te verduidelijken?
Om jouw abonnement goed te beëindigen hebben we volgende informatie nodig, minstens 2 maand voor het abonnement vernieuwd wordt. Raadpleeg onze algemene voorwaarden voor meer info.
Ik wil mijn abonnement aanpassen.
Gelieve onderstaand formulier aan te vullen.
Wil je een opzegging doorgeven, gelieve daarvoor dit formulier in te vullen.
Wijzigen boekhouder / dossierbeheerder?
Volgens de GDPR-wetgeving moeten we toestemming krijgen van de klant om zijn/haar gegevens naar een andere boekhouder over te dragen.
Gelieve het contact-formulier in te vullen met vermelding van jouw U-nummer en/of dossiernaam en het B-nummer waar je dossier naar overgedragen moet worden.
Wil je meer informatie in detail?
Raadpleeg onze handleiding voor een gedetailleerde uitleg!