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Questions fréquemment posées concernant la G.E.D. (Gestion Electronique des Documents) en Octopus

Comment puis-je activer le module GED et quelles en sont les fonctions?

La Gestion Électronique des Documents doit être activée initialement par le menu ‘Commander’

La GED est gratuite pour les dossiers externes ( Dossiers dont le nom d’utilisateur commence par « U » ou « K »), hormis un léger supplément pour l’hébergement supplémentaire.

Les Bureaux (comptables et experts - comptables) qui désirent utiliser la GED sur des dossiers ‘internes’(sans accès pour le client ) peuvent demander les conditions à leur responsable commercial (sales@octopus.be).

  • Lier des documents après l’encodage.
  • Lier des documents à d’autres éléments que les écritures.
  • Usage de la visionneuse de Documents (Document Viewer)
  • Gestion de documents PEPPOL entrants ( uniquement si enregistré auprès du réseau PEPPOL
  • Les documents peuvent être des factures ‘scannées’ antérieurement, au format pdf, mais également de documents “Word”, des feuilles de calcul Excel, des images…

    Le traitement des factures (e-invoice) au format e-fff UBL est décrit lui aussi.

La saisie de documents mis à disposition via l’Appli RealTime est une fonction pourvue par défaut, sans supplément de prix.

Les documents peuvent également être envoyés directement à la boite de messagerie unique du dossier.

Les documents transférés sont immédiatement disponibles en ligne par la visionneuse d’importation.

Comment voir quel document est lié à mon écriture?

Cliquez dans votre écriture sur la ‘bulle de dialogue avec trait d’union jaune’ à côté du bouton ‘Historique’
Dans les listes, vous pouvez cliquer sur le numéro (bleu) de la pièce comptable, touche CTRL enfoncée.
Si un document est lié, celui-ci apparaîtra dans un onglet distinct.

De quelle manière puis-je introduire mes documents en Octopus?

Il y a plusieurs façons de mettre des documents à disposition dans la Visionneuse d’Importation.

  • En utilisant l’appli RealTime, disponible sur Apple store et Google Play store.
  • En envoyant les documents à l’adresse de messagerie unique du dossier.
  • Par « glisser-déposer » les documents vers la visionneuse d’importation dans le dossier Octopus ouvert.
  • Les documents envoyés via le réseau Peppol arrivent automatiquement à un emplacement spécifique « Documents Peppol Entrants »

Puis-je envoyer mes factures en un seul pdf?

C’est parfaitement possible. Ensuite vous ,pourrez scinder les documents en Octopus.

1. Cliquez sur le document à scinder.

2. Cliquez sur ‘Scinder le document en pages distinctes’.

3. Les documents distincts ainsi créés.

Vous avez des factures composées de plusieurs pages? En tenant enfoncée la touche ‘ctrl’ du clavier, vous pouvez sélectionner plusieurs pages afin de les lier à votre journal.

Comment puis-je lier des documents pendant la saisie?

Utilisez le raccourci ‘CTRL+1’pour obtenir une fenêtre supplémentaire.

Si vous fonctionnez avec deux écrans, vous pourrez visualiser ainsi l’écriture et le document y afférant.

Ouvrez l’écran d’encodage.

Dans la ‘Fenêtre’ d’importation, nous indiquons que nous désirons lier cette page à l’écriture à saisir.

Ceci se fait en cliquant sur le bouton ‘Liaison automatique lors de l’exécution de l’écriture.’

Les données de l’écriture sont encodées de la façon habituelle.

Cliquez sur ‘Exécuter’ ou utilisez F2.

Dès lors, le document sera automatiquement lié à l’écriture que vous venez de saisir.

Le document suivant à saisir apparaîtra, ensemble avec un nouvel écran d’encodage vierge.

Comment lier plusieurs pages à une seule écriture?

Lorsque plusieurs documents doivent être liés à une seule écriture, vous cliquez sur plusieurs pages en tentant enfoncée la touche CTRL.

Mes documents sont-ils sauvegardés ‘offline’?

Les documents PDF liés peuvent être retrouvés ‘en local’ sur votre ordinateur, à condition qu’ils aient été comptabilisés sur le même ordinateur.
Normalement, le répertoire concerné peut être trouvé à la localisation suivante C:\Users\votre nom\Octopus\dataStore.
Une fois à cette localisation, le critère de recherche *pdf vous permettra de visualiser tous les pdf de cette localisation et/ou ensuite les imprimer.

Comment lier des factures électroniques?

1. Ouvrez la visionneuse d’importation..

2. Glissez-déposez l’ e-invoice vers l’écran d’importation..

3. Cliquez sur la première icône « Liaison automatique lors de l’exécution de l’écriture », afin de marquer que ce document doit être lié à la nouvelle écriture.

4. Cliquez sur le document à lier.

5. Toutes les informations sont présentes dans le document électronique..
Si le fournisseur est une relation existante et que la fiche relation mentionne un compte « Encodage automatique comme fournisseur », cette écriture sera complétée de manière entièrement automatique.

6. Il suffit de terminer l’encodage par la commande ‘F12’ (exécuter) pour le saisir dans la comptabilité. .

Puis-je adapter l’adresse e-mail où j’envoie les documents?

Non, l’adresse e-mail de votre messagerie comporte un code qui est indispensable pour faire arriver les documents dans le dossier correct.

Il est possible, par ailleurs, de créer des ‘sous-répertoires’ pour lesquels vous pouvez spécifier l’adresse e-mail, par exemple pour maintenir séparées les factures de vente et celles des achats.

Voir ci-dessous pour de plus amples informations :

Puis-je créer plusieurs adresses de boite de messagerie où envoyer mes documents, afin qu’ils restent séparés?

C’est parfaitement possible. Vous pouvez créer des sous-répertoires dans votre visionneuse d’importation et permettre ainsi la création de plusieurs adresses e-mail.

Si vous voulez transmettre des documents vers les sous-répertoires de la visionneuse d’importation, ceci pourra se faire en reprenant le nom du sous répertoire dans l’adresse de messagerie.
Pour envoyer un ou plusieurs documents vers le répertoire « INVOICES »,on place le nom du répertoire – en majuscules’ – comme complément à l’adresse e-mail, séparé par un trait d’union..
Exemple: uid-123456-78-INVOICES@import.octopus.be

Pour un répertoire ‘QT1’,dans le sous-répertoire “INVOICES”, l’adresse de la boite de messagerie deviendra : uid-008352-24-INVOICES-QT1@import.octopus.be

Les sous-répertoires sont créés directement dans la G.E.D Octopus lorsque vous envoyez un e-mail à ce format et ne doivent donc pas être créés d’avance.
Les sous-répertoires ne sont pas disponibles pour le traitement de la reconnaissance de documents OCR.

Comment se fait-il que le nombre de documents dans ma G.E.D. - affiché lors de la connexion - ne correspond pas au nombre de documents effectif?

Lors de l’envoi de vos factures à votre boîte de messagerie unique, il peut arriver que certaines images ( les signatures par exemple ) soient envoyées aussi, indûment. Il est recommandé de voir dans la gestion des fichiers de la visionneuse d’importation. Là vous pouvez supprimer les documents inutiles.

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