Charte vie privée

En vigueur depuis le : 15/03/2022

Octopus fait le nécessaire pour garantir la protection de la vie privée de ses clients et utilisateurs du site web et traite les données personnelles avec soin.

1. Informations générales

­La sa Octopus (ci-après, « Octopus ») respecte la vie privée de ses utilisateurs (ci-après, les « utilisateurs »).

Octopus traite les données à caractère personnel qui lui sont transmises conformément à la législation en vigueur, et en particulier au Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, applicable à partir du 25 mai 2018 (c’est-à-dire « Règlement général sur la protection des données », « RGPD »).

L’accès au site www.octopus.be (ci-après, le « Site ») implique l’acceptation intégrale et sans réserve par l’Utilisateur de la présente charte vie privée.

L’Utilisateur reconnait avoir pris connaissance des informations ci-dessous et autorise Octopus à traiter, conformément à ce qui est précisé dans la Charte, les données à caractère personnel qu’il communique sur le Site.

La Charte est valable pour toutes les pages hébergées sur le Site et pour les enregistrements sur Webinargeek, youtube, calendly. Elle n’est pas valable pour les pages hébergées par des tiers auxquelles Octopus pourrait renvoyer et dont les politiques de confidentialité peuvent différer.

2. Responsable du traitement

L’accès au Site s’opère sans devoir fournir de données à caractère personnel.

Afin de passer une commande, compléter un formulaire de contact, s’inscrire à la newsletter… l’Utilisateur peut être amené à transmettre certaines données personnelles. Dans ce cas, le responsable du traitement de ces données est :
Octopus NV
Brusselsesteenweg 708
9050 Gentbrugge
tel: 09 311 00 90


Toute question ou demande concernant le traitement de ces données peut être adressée à l’adresse suivante : dpo@octopus.be

3. Donnees collectées

En remplissant le formulaire d’inscription à la newsletter ou d’autres formulaires sur le Site, l’Utilisateur permet notamment à Octopus d’enregistrer et de conserver, aux fins mentionnées au point 4, les informations suivantes :

les données d’identification, telles que le nom et prénom, l’adresse e-mail, le type (comptable, entrepreneur…), le numéro de téléphone.


Si l’Utilisateur est client d’Octopus, également le nom de l’entreprise, le code postal, la commune et toutes les données que l’Utilisateur fournit via un contact ou un formulaire, seront conservés.

les communications entre l’Utilisateur et Octopus ;


L’Utilisateur autorise également Octopus à enregistrer et conserver les infos suivantes :

  • les informations transmises volontairement par l’Utilisateur à une fin déterminée dans la Charte, la Cookie Policy, sur le Site ou sur tout autre support de communication utilisé par Octopus;
  • les informations supplémentaires demandées par Octopus à l’Utilisateur afin de l’identifier ou de l’empêcher d’enfreindre l’une des dispositions de la Charte ;

Dans le but de faciliter la navigation sur le Site ainsi que d’optimaliser la gestion technique, le Site peut avoir recours à des « cookies ». Ces « cookies » enregistrent notamment :

  • les préférences de navigation de l’Utilisateur ;
  • la date et l’heure d’accès au Site et autres données relatives au trafic ;
  • les pages consultées ;

Lorsque l’Utilisateur accède au Site, les serveurs consultés enregistrent automatiquement à titre anonyme certaines données, telles que :

  • le type de domaine avec lequel l’Utilisateur se connecte à l’Internet ;
  • l’adresse IP attribuée à l’Utilisateur (lors de sa connexion) ;
  • la date et l’heure d’accès au Site et autres données relatives au trafic ;
  • les données de localisation ou autre données relatives à la communication ;
  • les pages consultées ;
  • le type de navigateur utilisé ;
  • la plate-forme et/ou le système d’exploitation utilisé ;
  • le moteur de recherche ainsi que les mots-clés utilisés pour retrouver le Site.

Aucune donnée nominative permettant d’identifier l’Utilisateur n’est collectée par le biais des cookies et serveurs consultés. Ces informations ne sont conservées qu’à des seules fins statistiques et d’amélioration du Site.

4. Finalités du traitement

Le Site collecte, enregistre et utilise les données de ses Utilisateurs notamment aux fins suivantes:

  • pour établir et réaliser la relation contractuelle avec l’Utilisateur ; (traiter les commandes par exemple)
  • communiquer avec l’utilisateur (par téléphone, via mail) afin de fournir les services
  • traiter les paiements
  • analyser, adapter et améliorer le contenu du Site ;
  • envoyer à l’Utilisateur la newsletter (s’il s’y abonne explicitement) afin d’informer sur l’évolution du logiciel et ses fonctionnalités
  • traiter les demandes d’infos (formulaire de contact)
  • organiser les demandes de démo
  • améliorer l’utilisation du Site
  • toute action marketing et promotion proposée par Octopus aux Utilisateurs ayant donné leur accord ;
  • toute autre fin pour laquelle l’Utilisateur a donné son consentement de façon expresse.

5. Droits de la personne concernée

Selon la règlementation en matière de traitement de données à caractère personnel, l’Utilisateur dispose des droits suivants :

  • Droit d’être informé des finalités du traitement (cfr. ci-dessus) et sur l’identité du responsable du traitement.
  • Droit d’accès et de vérification des données : l’Utilisateur peut à tout moment avoir accès aux données qu’ Octopus possède sur lui ou vérifier s’il est repris dans la base de données d'Octopus.
  • Droit d’opposition : l’Utilisateur peut à tout moment s’opposer à l’utilisation de ses données par Octopus en formulant sa demande à dpo@octopus.be
  • Droit de suppression et/ou modification : l’utilisateur peut à tout moment faire part à Octopus des rectifications à apporter aux données le concernant et, le cas échéant, solliciter la suppression de ses données personnelles, à l’exception de celles dont Octopus aurait l’obligation légale de les conserver
  • Droit de limitation du traitement : l’Utilisateur peut notamment obtenir la limitation du traitement lorsqu’il s’est opposé au traitement, lorsqu’il conteste l’exactitude des données, lorsqu’il estime que le traitement est illicite.
  • Droit de portabilité : L’Utilisateur dispose du droit de recevoir les données à caractère personnel qu’il a communiqués à Octopus et peut également lui demander de transmettre ces données via mail à un autre responsable de traitement.

Afin d’exercer ses droits, l’Utilisateur adresse une demande écrite, accompagnée d’une copie de
sa carte d’identité ou de son passeport, au responsable du traitement :

  • par courrier électronique: dpo@octopus.be
  • par voie postale : Octopus sa, Brusselsesteenweg 708, 9050 Gentbrugge

Octopus fera alors le nécessaire pour satisfaire à cette demande dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

6. Durée de conservation

Octopus conservera les données personnelles de ses Utilisateurs durant toute la durée nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies (cfr. point 4).

Octopus peut également continuer à détenir des données personnelles concernant l’Utilisateur désinscrit, y compris toute correspondance ou demande d’assistance adressées à Octopus, afin de pouvoir répondre à toutes questions ou plaintes qui lui seraient adressées, et afin de se conformer à toutes les lois applicables, notamment en matière fiscale.

7. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

L’Utilisateur est informé qu’il dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission de la Protection de la Vie Privée, dont l’adresse de contact est la suivante :

8. Sécurité

Par ailleurs, Octopus a pris les mesures organisationnelles et techniques appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque et afin que les serveurs hébergeant les données personnelles traitées empêchent, dans toute la mesure du possible :

  • les accès ou modifications non autorisés à ces données ;
  • l’usage inadéquat ou la divulgation de ces données ;
  • la destruction illégale ou la perte accidentelle de ces données.

A cet égard, les employés de Octopus qui ont accès à ces données, sont soumis à une obligation stricte de confidentialité..

Les Utilisateurs s’engagent à ne pas commettre d’agissements qui pourraient être contraire à la présente Charte, à la Cookie Policy ou, de manière générale, à la loi.

9. Communication à des tiers

Octopus considère les données personnelles comme des informations confidentielles. Elle ne les communiquera pas à des tiers dans des conditions autres que celles spécifiées par la Charte ou dans les conditions dans lesquelles la loi l’y oblige.

Octopus peut transmettre à des tiers les informations à caractère personnel de ses Utilisateurs dans la mesure où ces informations sont nécessaires à l’exécution d’un contrat avec ses Utilisateurs.

10. Marketing direct

Les données personnelles ne seront pas utilisées à des fins de marketing direct pour des articles ou services autres que ceux auxquels l’Utilisateur a déjà souscrit, à moins que l’Utilisateur n’y ait consenti préalablement de manière explicite en cochant les cases prévues à cet effet (« opt-in »).

Lorsque l’Utilisateur a donné son consentement pour l’utilisation de ces informations à des fins de marketing direct, celui-ci conserve le droit de s’opposer à tout moment, sur demande et gratuitement, à une telle utilisation. Il suffit pour cela à l’Utilisateur de communiquer sa demande à l’adresse suivante : news@octopus.be

11. Mises à jour et modifications de la charte

Octopus peut être amenée à modifier et adapter la Charte, notamment afin de respecter toute nouvelle législation et/ou règlementation applicable (à l’instar du RGPD), les recommandations de la Commission vie privée en Belgique, les lignes directrices, les recommandations et les bonnes pratiques du Comité européen de la protection des données et les décisions des cours et tribunaux en la matière.

12. Validité des clauses contractuelles

L’abstention de Octopus de se prévaloir, à un moment déterminé, d’une disposition de la Charte, ne pourra être interprétée comme une renonciation à faire valoir ultérieurement ses droits en vertu de celle-ci.

La nullité, la caducité ou le caractère non exécutoire de tout ou partie d’une des dispositions qui précèdent ou suivent n’entraînera pas la nullité de l’ensemble de la Charte. La disposition entièrement ou partiellement nulle, caduque ou non exécutoire sera réputée non écrite. Octopus s’engage à substituer à cette disposition une autre qui poursuivra, dans la mesure du possible, le même objectif.

13. Droit applicable et juridiction compétente

La validité, l’interprétation et/ou l’exécution de la Charte sont soumises au droit belge, dans toute
la mesure permise par les règles de droit international privé applicables.

En cas de litige relatif à la validité, l’interprétation ou l’exécution de la Charte, les Cours et Tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Gand (néerlandophone) sont exclusivement compétents, dans toute la mesure permise par les règles de droit international privé applicables.

Avant d’entreprendre toute démarche visant à la résolution judiciaire d’un différend, l’Utilisateur et Octopus s’engagent à tenter de résoudre celui-ci à l’amiable. A cette fin, ceux-ci prennent d’abord contact l’un avec l’autre, avant d’avoir recours, le cas échéant, à la médiation, à l’arbitrage, ou à tout autre mode alternatif de résolution de différends.