Privacy verklaring

Octopus stelt alles in het werk om de privacy van zijn klanten te beschermen en gaat nauwkeurig om met persoonsgegevens. Octopus Accountancy Software volgt hierbij de EU General Data Protection Regulation (GDPR) of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Octopus Accountancy Software neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via info@octopus.be

Deze privacy verklaring omsluit voornamelijk het gebruik van onze website, wanneer u de Octopus toepassing voor de eerste keer opstart krijgt u een gerichte GDPR-verwerkingsovereenkomst die u kunt nalezen en kunt ondertekenen. Zonder akkoord kunt u niet werken in de toepassing

Privacy verklaring

Octopus Accountancy Software, gevestigd aan Brusselsesteenweg 708 te Gentbrugge, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Octopus Accountancy Software verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

Contactgegevens:
https://www.octopus.be

Brusselsesteenweg 708,
9050 Gentbrugge

tel: 09 311 00 90

De Functionaris Gegevensbescherming van Octopus Accountancy Software is te bereiken via dpo@octopus.be

Verzameling van informatie

Wanneer u zich registreert vragen wij u bepaalde persoonlijke informatie om de werking van uw account te garanderen. Deze gegevens worden bijgehouden in een database. De gegevens worden door Octopus beheerd en worden onder geen beding doorgegeven aan derden.

De database bevat de volgende gegevens:

  • naam
  • voornaam
  • bedrijfsnaam
  • adres
  • e-mail
  • telefoonnummer
  • IP-adres
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een contact- en/of bestelformulier in te vullen op onze website, in correspondentie en telefonisch
  • Locatiegegevens
  • Gegevens over uw activiteiten op onze website

Wij kunnen beroep doen op deze gegevens om u te contacteren.

Wanneer u zelf contact met ons opneemt kunnen wij bepaalde opmerkingen over dit contact verwerken in uw contactbestand. Dit laat ons toe om een meer efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening aan te bieden.

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerkt Octopus Accountancy Software persoonsgegevens

Octopus Accountancy Software verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Met u te communiceren, u te kunnen bellen of e-mailen, wanneer dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • U op de hoogte te brengen van de onze diensten en aanbiedingen
  • Statistische informatie te genereren (waarbij u anoniem blijft).
  • Het afhandelen van uw betaling
  • Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
  • U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
  • Octopus Accountancy Software verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte

Wanneer en hoelang bewaren wij uw gegevens?

  • Wanneer u een bestelformulier invult en dus een abonnement opstart bij Octopus Accountancy Software
  • Wanneer u een contactaanvraag invult
  • Wanneer u een (online) afspraak vraagt
  • Wanneer u ons telefonisch contacteert
  • Via Cookies (zie hieronder)
  • Via third party services (Google Analytics, Google Adwords, Social media)

Tijdens het surfen: Octopus Accountancy Software bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
In de toepassing: Gedurende de actieve verwerking van een dossier worden de gegevens permanent online bijgehouden. Bij archivering worden de gegevens bijgehouden volgens voorgeschreven bewaartermijnen van boekhoudkundige gegevens (Wanneer u de Octopus toepassing voor de eerste keer opstart krijgt u een gerichte GDPR-verwerkingsovereenkomst die u kunt nalezen en kunt ondertekenen. Zonder akkoord kunt u niet werken in de toepassing.)

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Octopus Accountancy Software gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Octopus Accountancy Software gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden, zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.

Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Delen van persoonsgegevens met derden

Octopus Accountancy Software verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Bekijken en wijzigen van uw gegevens

In overeenstemming met de Belgische wet van 8 december 1992 houdende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.


U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverbrenging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@octopus.be.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. We reageren zo snel mogelijk op uw verzoek.

Toepassingsgebied en wijzigingen

Het bezoek en het gebruik van de Octopus website wordt gereguleerd door deze verklaring.

Aangezien zowel onze bedrijfsactiviteiten als de wetgeving terzake aan verandering onderhevig zijn, kan het nodig zijn deze verklaring aan te passen. Wij raden u aan om op regelmatige basis deze verklaring te raadplegen. Wijzigingen aan deze verklaring treden in voege op het ogenblik van publicatie op de Octopus website.

Deze verklaring zal steeds toegankelijk zijn vanop elke pagina van de Octopus website.