Depuis des années, Octopus est équipé pour générer et expédier les factures électroniques et la saisie des factures d’entrée électroniques.

Vu que les autorités fédérale et flamande insistent sur l’usage des e-factures et le rendent même obligatoire, nous faisons un pas supplémentaire dans cette direction.

Les pouvoirs publics réceptionnent leurs factures via 'Mercurius'.

Mercurius est une plate-forme fédérale appelée à ouvrir l'accès à tous les pouvoirs publics.

Vous trouverez plus d'informations concernant Mercurius ici.

Si vous utilisez le module de facturation Octopus vous êtes, dorénavant, en mesure d'expédier également des factures à la plate-forme Mercurius, par le réseau Peppol.

Désormais Octopus est reconnu comme ‘Point d’Accès’ (‘Acces Point’) pour l’expédition et la réception de documents (e-factures) conformes au format Peppol.

(Peppol) : Pan European Public Procurement OnLine).

Si vous désirez expédier ou réceptionner les e-factures au format Peppol, vous pouvez vous enregistrer sur le ‘Point d’Accès’ (Accès Point) Octopus par le menu ‘Commander, Enregistrer votre boite postale digitale sur Peppol’

Fonctionnalité additionnelle

Les clients Octopus enregistrés peuvent retrouver les documents transmis par leur Point d’Accès Peppol dans un répertoire spécifique de la GED Octopus par le menu: ‘DMS, Documents Peppol Entrants’

S’ils sont acceptés, ces documents aboutissent dans la Visionneuse d’Importation (Document Import Viewer) où ils peuvent être traités en Octopus de la manière usuelle.

Lorsque le module de facturation est actif, les factures établies peuvent être envoyées directement comme ‘e-facture Peppol’.

Le client destinataire devra lui-aussi être enregistré auprès d’un pourvoyeur de Point d’ Accès comme Octopus.

A. Expédition e-factures par le réseau Peppol
B. Documents Peppol Entrants
C. Mercurius: champ indispensable 'Order reference
D. Vérification automatique des clients: enregistrés auprès de Peppol

Avant de pouvoir expédier une facture par le réseau Peppol au départ du module de facturation, des enregistrements et des paramétrages sont nécessaires.

L'envoi de factures par le réseau Peppol s'effectue par le menu 'Facturation, Imprimer et envoyer, Facture vente'.

Des infos supplémentaires concernant le 'Mode d'expédition des documents' au niveau des relations sont disponibles ici.

Après avoir cliqué sur le bouton 'Envoyer par le réseau Peppol', une message s'affichera dans la colonne 'État de la livraison'.

Simultanément, apparaîtra un message indiquant l'emplacement où peuvent être retrouvées vos propres copies des factures établies.

Le traitement sur le réseau Peppol peut prendre un certain temps.

Si la facture a été correctement transférée au réseau Peppol, la case 'Etat de la livraison' afichera un message 'Envoi via Peppol en cours ap. dd/mm/jjjj

Si la facture est effecivement envoyée et disponible pour votre client, vous obtiendrez l'état 'Expédié via Peppol le dd/mm/jjjj'

Vous pouvez éventuellement utiliser le bouton 'Rafraîchir' pour actualiser les informations sur l'état de livraison.

Si vous utilisez le réseau Peppol pour l’expédition et la réception de documents électroniques, les documents réceptionnés par ce réseau aboutissent dans le système GED Octopus, à un emplacement spécifique ‘Documents Peppol Entrants’.

S’ils sont acceptés, ces documents aboutissent dans la Visionneuse d’Importation (Document Import Viewer) où ils peuvent être traités en Octopus de la manière usuelle.

Via le menu ‘GED , Documents Entrants Peppol’, ou par la barre d’outils

, vous obtenez un aperçu des documents Peppol reçus.

1. Cliquez sur ‘Éditer’ pour les détails d’un document.

2. Modifiez le statut s’il y a lieu

3. Examinez le contenu du document électronique

4. Examinez le document en tant que pièce jointe/annexe.

Statut du document et traitement ultérieur

Partant des détails, l’on peut adapter le statut d’un document:

Champ 'Paye':
L’on peut indiquer ici si la facture entrante a déjà été payée. Cette mention est purement informative, il n’y aucun lien avec d’autres fonctions.

Dans l’aperçu, les statuts respectifs des documents sont rendus comme suit :

Accepté
Accepté - Transfere à la comptabilité
Non accepté

Le statut peut être modifié à tout moment.

Mercurius: champ indispensable 'Order reference'

Une facture transférée à la plate-forme Mercurius doit contenir une 'Référence de Commande'.
À cette fin, on utilise le champ ‘Commentaire’ lors de l’établissement de la facture.

Si vous utilisez déjà le champ ‘Commentaire’ pour d’autres informations, vous pouvez créer un champ spécifique ‘Référence d’ordre’ , comme décrit ci-dessous.

Créer un champ ‘Référence de Commande’ (order reference).

Ce champ doit être créé au préalable par le menu 'Gestion, champs' Important: le 'code template' (order_reference) doit correspondre exactement au code template illustré dans l'image ci-dessous. Mercurius: reprise du champ 'Référence de Commande' (Order reference) dans le journal des ventes. Le champ 'order_reference' créé doit encore être lié au journal des ventes comme décrit ici. L'image çi-dessous montre l'ajout du champ d'utilisateur par 'Gestion,journaux'

Partant de l’aperçu des relations (menu ‘Gestion – Relations’), l’on peut vérifier automatiquement si les clients ont accès au réseau Peppol.
Ceci permet, pour les clients enregistrés, d’envoyer les factures directement par la voie du réseau Peppol.

1. Cliquez pour démarrer la vérification. Tous les clients sont vérifiés concernant leur relation au réseau Peppol.

2. Une liste des clients enregistrés est affichée.

Lors de ce contrôle, toutes les relations marquées comme ‘Client’ sont vérifiées quant à leur inscription au réseau Peppol

Pour les clients enregistrés, la case ‘Mode d’expédtion des documents’ sera paramétrée par défaut en ‘Envoyer par le réseau Peppol’