Découvrez ici les questions fréquemment posées en rapport avec le menu Facturation en Octopus. Si vous êtes plutôt à la recherche d’un manuel de ce menu, il vaut mieux consulter nos instructions!

• Comment démarrer le module de facturation?
  
• Mon ‘Logo’ (graphisme) est trop-grand
  
• Puis-je envoyer des e-mails via Gmail au départ du module de facturation?
  
• Je ne parviens pas à établir une facture
  
• Quel journal dois-je choisir lors de l’agencement de mon modèle (Template) de document?
  
• Mes factures n’apparaissent pas dans mon journal de facturation
  
• J’obtiens un message d’erreur lors de l’enregistrement d’une facture
  
• Je veux supprimer une facture de vente
  
• Le ‘Pays’ du client n’apparaît pas
  
• Je désire importer des factures au départ d’un autre programme
  
• Comment envoyer une e-invoice?
  
• J’ai toujours des ‘différences d’arrondi ‘ lorsque je travaille avec des prix ‘hors TVA’ Puis-je travailler avec des prix ‘TVA comprise’?

Vous pouvez commander le module de facturation via le menu ‘commander’ en Octopus. Si vous démarrez comme nouvel utilisateur chez Octopus, vous commandez le module/la version par la page du site : ‘commander’.

Ensuite, par le menu ‘Gestion, Journaux’, il faudra paramétrer un journal des ventes comme journal ‘Facturation’. Il est possible de créer plusieurs journaux de facturation.

Si vous désirez établir des factures électroniques, il faudra également compléter l’onglet ‘Détails bancaires’

Le logo (graphisme) à importer ne peut dépasser 250 KB. Le fichier doit être du type JPG ou du type GIF.

En général, les images peuvent être rétrécies dans l’application graphique de votre ordinateur.
Examinez d’abord les caractéristiques de votre image et vérifiez le nombre de KB !
Ensuite, ouvrez l’image et cliquez sur ‘modifier format’ (peut-être faudra-t-il d’abord cliquer quelque part sur ‘Editer’, et ensuite sur ‘dimensions adaptées’ ( si c’est demandé). Ensuite, adaptez vos dimensions de manière que le volume ne dépasse pas 250 KB

Oui c’est possible. Si vous vous connectez à Gmail au départ du navigateur Chrome vous verrez – à droite dans la barre ‘adresse’- un symbole montrant 2 diamants. Lorsque vous cliquez sur ce symbole (et que vous autorisez l’ouverture de ‘fenêtres’, une fenêtre s’ouvrira dans le navigateur si vous désirez envoyer des e-mails au départ du module de facturation.

Parcourrez la procédure ‘installation module de facturation’ via le menu ‘Facturation, Installation du module de facturation’

Découvrez davantage sur cette installation ici

Le choix entre le journal V ou V1 vous sera proposé par défaut, dans le cas de plusieurs journaux, le choix peut être plus important. Si vous n’avez qu’un seul journal, ce n’est pas important en soi si vous sélectionnez V ou V1, mais à supposer que vous avez plusieurs journaux et que vous désirez initier un ‘modèle’ (‘Template’) différent par journal, Il vous faudra créer un nouveau ‘Template’ par journal. Si vous optez par exemple pour le journal V, un seul ‘Template’ sera utilisé pour tous les journaux.

Donc : si vous optez pour ‘V’, le ‘Template’ sera appliqué d’office pour tous les journaux.

Vérifiez que les factures ont bien été ‘enregistrées’ via le menu ‘Facturation, enregistrer’.
Sinon, contactez info@octopus.be

Vérifiez s’il y a bien un compte lié aux codes TVA utilisés, par ‘Gestion, Codes TVA’.

Vérifiez ensuite si les factures antérieures ont bien été enregistrées.

Par ‘Gestion, Journaux’, vous pouvez - à chaque fois – supprimer la dernière facture. S’il s’agit d’une facture figurant dans un ordre quelconque, vous pouvez l’écraser si elle n’est pas encore enregistrée. Dans l’autre cas, il faudra établir une note de crédit interne.

Veuillez compléter le libellé du pays dans toutes les langues prévues par ‘gestion, Codes Pays’.

Vous pouvez importer manuellement des factures au départ d’un autre programme. Néanmoins , le support de cette fonction n’est plus pris en charge par Octopus, de par le risque d’erreurs trop important. Nous recommandons vivement d’avoir recours au ‘Service Web’.

Le ‘ServiceWeb’ permet d’organiser une passerelle vers un dossier Octopus. Cette méthode pour établir un lien avec le logiciel Octopus a de loin notre préférence explicite en ce qui concerne la fiabilité et le support et donne en général un bien meilleur résultat que la méthode qui consiste à importer simplement des fichiers. L’on évite ainsi la manipulation de fichiers et cela rend l’intégration beaucoup plus efficace.

Pour des informations complémentaires à ce sujet, nous vous invitons à envoyer un e-mail à webservice@octopus.be

Vous restez quand même intéressé par les possibilités de l’importations manuelle ? prenez contact par : info@octopus.be

Le module de facturation permet également d’établir des factures électronique à la norme e-fff. Ceci se fait par la création d’un fichier xml spécifique.

Au départ de l’écran de facturation, l’ e-invoice est générée par le bouton E-MAIL. Ceci entraine que la facture électronique est générée sur les serveurs Octopus, tandis que – simultanément - un e-mail est préparé à l’intention de votre client. Ce mail est ouvert dans votre messagerie standard. Vous pouvez, si vous le désirez, modifier ce mail avant de l’envoyer au client.

Par un e-mail généré automatiquement, l’accès à cette facture électronique est envoyé à votre client. Si votre client dispose d’un logiciel comptable comprenant une fonctionnalité de traitement des factures e-fff, votre facture pourra être saisie et comptabilisée en un clic.

Attention, le champ ‘commentaire’ doit toujours être complété lors de l’établissement de votre facture. À défaut, il ne sera pas généré de fichier XML . Dans l’e-mail apparaîtra uniquement le PDF. Si vous avez l’intention de générer des factures électroniques, vous devrez - dans le menu ‘Gestion, Journaux’- compléter les ‘détails de Banque’ dans le journal des ventes.

Si ce n’est pas fréquent, vous pouvez, au niveau de la ligne de facturation, « convertir le montant introduit en ‘Hors TVA’ ». Vous effectuez alors une scission automatique en fonction du code TVA utilisé. Pour ne pas avoir de ‘différences d’arrondi’, il est recommandé de paramétrer les ‘décimales prix unitaire’ à la valeur 0.0001 dans le menu ‘Gestion, Journaux’, dans ‘champs de facturation’.

Si c’est fréquent, nous pouvons veiller à vous permettre d’ouvrir un journal où les prix seront ‘TVA comprise’. Ce droit n’est pas activé systématiquement car il nécessite la création d’un nouveau journal. Nous voulons éviter qu’un journal change de ‘Hors TVA’ à ‘TVA Incluse’ en cours d’année. Des modifications de ce type entrainent des problèmes lors de la facturation.

Vous pouvez demander d’activer ce droit en envoyant un mail à info@octopus.be. Nous vous enverrons un mail de confirmation que le droit a été activé. Ensuite, vous créez un nouveau journal par le menu ‘gestion, journaux’ et vous sélectionnez comme ‘type d’introduction’ : ‘factures (TVA incluse)’

Ensuite, il vous faudra vérifier le ‘Template’(modèle de document) de votre journal nouvellement créé. Par la fonction ‘adapter les colonnes’, vous pouvez déplacer le champ TVA vers la droite au moyen de la flèche, et puis de nouveau à gauche.

Attention: Ne modifiez plus le type d’introduction par après en ‘factures (hors TVA) pour éviter des fautes dans la facturation !