Terug naar overzicht

Veelgestelde vragen i.v.m. het menu Facturatie

Hoe start ik met de facturatiemodule?

Je kan de facturatiemodule bestellen via het menu 'bestellen' in Octopus. Start je als nieuwe gebruiker bij Octopus dan bestel je de facturatiemodule/versie via onze Bestel-pagina!

Vervolgens zal je eerst via het menu 'beheer, dagboeken' een verkoopdagboek moeten instellen als factuurdagboek.
Er kunnen verschillende factuurdagboeken aangemaakt worden.

Indien je elektronische facturen wilt aanmaken zal ook het tabblad 'bank details' aangevuld moeten worden.

Mijn logo is te groot

Het te importeren logo mag niet groter zijn dan 250 KB. Het type bestand dient een JPG of GIF-bestand te zijn.

Meestal kan je de afbeelding verkleinen in jouw standaard afbeeldingtoepassing van jouw computer.
Bekijk eerst de eigenschappen van uw afbeelding en ga na hoeveel KB de afbeelding heeft!
Vervolgens open je de afbeelding en klik je op 'formaat wijzigen' (misschien moet je eerst ergens op 'bewerken' klikken.) en
nadien op 'aangepaste afmetingen' (indien dit gevraagd wordt.).
Vervolgens pas je de afmetingen aan zodat ze op 250 KB of minder uitkomen.

Kan ik vanuit de facturatiemodule e-mails versturen via Gmail?

Ja dat kan. Als je op Gmail inlogt vanuit de webbrowser Chrome zal je rechts op de adresbalk een symbooltje met 2 diamanten zien staan.
Als je daarop klikt (en het openen van vensters toestaat) opent er zich een venster in de browser indien je mails vanuit de facturatiemodule wenst te versturen.

Het lukt mij niet om een factuur op te maken

Overloop de ‘Installatie facturatiemodule’ via menu ‘Facturatie, Installatie facturatiemodule’.

Ontdek hier meer over deze installatie.

Welk dagboek moet ik kiezen bij het opmaken van mijn sjabloon?

U krijgt standaard de keuze tussen het dagboek V of V1, bij meerdere dagboeken kan de keuze oplopen.
Wanneer u één dagboek heeft dan maakt het op zich niet uit of u voor V of V1 kiest, maar stel dat je meerdere dagboeken hebt en per dagboek een andere template wilt instellen,
dan moet u per dagboek een nieuw sjabloon maken, kiest u dan bijvoorbeeld voor het daboek V dan wordt er één template gebruikt voor alle dagboeken.

Dus: kiest u voor 'V' dan is de template meteen van toepassing voor alle dagboeken.

Mijn facturen zitten niet in mijn verkoopdagboek

Controleer of de facturen doorgeboekt zijn via het menu 'facturatie, doorboeken'.
Neem anders contact op met ons door een mailtje te sturen naar info@octopus.be.

Ik krijg een foutmelding bij het doorboeken van een factuur

Controleer of er een boekingsrekening gekoppeld is aan de gebruikte btw-codes via ‘Beheer, Btw-codes’.
Controleer vervolgens of vorige facturen reeds doorgeboekt zijn.

Ik wil mijn verkoopfactuur verwijderen

Via ‘Beheer, Dagboeken’ kan je telkens de laatste verkoopfactuur verwijderen.

Indien het om een factuur gaat ergens tussenin dan kan je deze overschrijven indien deze nog niet is doorgeboekt. Anders zal je een interne creditnota moeten opmaken.

Land van de klant komt niet tevoorschijn

Gelieve de omschrijving van het land in alle talen in te vullen via 'Beheer, Landcodes'.

Ik wil facturen importeren vanuit een ander programma

Je kan handmatig facturen gaan importeren vanuit een ander programma.
Deze functie ondersteunen we echter niet langer door de te grote kans op fouten. Wij raden daarom aan om te werken via de webservice.

Met deze webservice kan je met je eigen toepassing een koppeling tot stand brengen naar een Octopus dossier.
Deze werkwijze voor het tot stand brengen van een koppeling met het Octopus pakket geniet onze uitgesproken voorkeur naar ondersteuning toe en geeft algemeen gesproken een duidelijk beter resultaat dan de werkwijze waarbij een bestand eenvoudigweg wordt geïmporteerd.
De manipulatie van bestanden door de gebruiker wordt hierdoor vermeden en de integratie is hierdoor dan ook veel efficiënter.

Voor aanvullende informatie hierover kan je een mailtje sturen naar webservice@octopus.be .

Toch eerder opzoek naar de mogelijkheden van manuele import, neem dan contact op via info@octopus.be

Hoe verstuur ik een e-invoice?

Met de facturatie module kunnen ook elektronische facturen aangemaakt worden volgens de e-fff norm.
Hierbij wordt een specifiek xml-bestand aangemaakt.

Vanuit het facturatie-scherm wordt de e-Invoice aangemaakt met de knop 'E-MAIL'.
Hierdoor wordt de elektronische factuur aangemaakt op de Octopus servers en wordt er tegelijkertijd een mail aangemaakt voor uw klant.
file Deze mail wordt geopend in uw standaard mailtoepassing.
Deze mail kan u indien nodig bewerken vooraleer naar de klant te sturen.

Met een automatisch aangemaakte mail kan de toegang tot deze elektronische factuur doorgestuurd worden naar uw klant. Indien uw klant beschikt over een boekhoudprogramma dat de functionaliteit bevat voor het verwerken van e-fff facturen, kan uw factuur door uw klant met één klik geboekt worden in zijn boekhouding.

Opgelet: Het commentaarveld dient steeds ingevuld te worden bij de aanmaak van uw factuur.
Wanneer u dit niet doet wordt er geen XML-bestand aangemaakt. In de mail verschijnt dan enkel de PDF.
Indien u elektronische facturen wenst aan te maken dient u bij 'Beheer, Dagboeken' voor het verkoopdagboek ook de bankdetails in te geven.

Ik heb steeds een afrondingsverschil door te werken met bedragen excl. BTW, kan ik werken met bedragen incl. BTW?

Wanneer dit niet vaak voorvalt dan kan u op lijnniveau op de knop ‘omrekenen ingegeven bedrag naar Btw exclusief’ klikken (oranje knop naast excl. BTW in uw facturatiedagboek).
U maakt dan automatisch een opsplitsing volgens de gebruikte BTW code!
Om geen afrondingsverschillen te verkrijgen zet u best de ‘decimalen eenheidsprijs’ op 0.0001 in het menu ‘Beheer, Dagboeken’ bij ‘facturatie velden’.

Wanneer dit wel vaak voorvalt kunnen wij er ook voor zorgen dat u een dagboek kan aanmaken waarbij de bedragen inclusief BTW zijn.
Dit recht staat niet automatisch aan omdat hiervoor een nieuw dagboek moet aangemaakt worden en we willen vermijden dat een dagboek doorheen het jaar van excl. BTW naar incl. BTW veranderd.
Wijzigingen van die aard zorgen namelijk voor problemen met uw facturatie.

U kan dit recht aanvragen door een mail te sturen naar info@octopus.be, wij sturen u een bevestigingsmail dat het recht is aangezet.
Vervolgens maakt u een nieuw dagboek aan via het menu ‘beheer, dagboeken’ en kiest u bij ‘invoer type’ voor ‘facturen (inclusief BTW)’.

U zal hierna via het menu ‘facturatie, installatie facturatiemodule’ de template van uw nieuw aangemaakte dagboek nog eens moeten nakijken.
Via ‘kolommen aanpassen’ kan u het BTW veld via het pijltje naar rechts plaatsen en dan opnieuw naar links.

Opgelet: Verander het invoertype nadien niet meer terug naar facturen (excl. BTW) om fouten in de facturatie te voorkomen!

Terug naar overzicht