Depuis des années, Octopus est équipé pour générer et expédier les factures électroniques et la saisie des factures d’entrée électroniques.

Vu que les autorités fédérale et flamande insistent sur l’usage des e-factures et le rendent même obligatoire, nous faisons un pas supplémentaire dans cette direction.
Les pouvoirs publics réceptionnent leurs factures via 'Mercurius'.
Mercurius est une plate-forme fédérale appelée à ouvrir l'accès à tous les pouvoirs publics.

Si vous utilisez le module de facturation Octopus vous êtes, dorénavant, en mesure d'expédier également des factures à la plate-forme Mercurius, par le réseau Peppol.
Désormais Octopus est reconnu comme ‘Point d’Accès’ (‘Acces Point’) pour l’expédition et la réception de documents (e-factures) conformes au format Peppol.
(Peppol) : Pan European Public Procurement OnLine).

Si vous désirez expédier ou réceptionner les e-factures au format Peppol, vous pouvez vous enregistrer sur le ‘Point d’Accès’ (Accès Point) Octopus par le menu ‘Commander, Enregistrer votre boite postale digitale sur Peppol’

Fonctionnalité additionnelle

Les clients Octopus enregistrés peuvent retrouver les documents transmis par leur Point d’Accès Peppol dans un répertoire spécifique de la GED Octopus par le menu: ‘DMS, Documents Peppol Entrants’. S’ils sont acceptés, ces documents aboutissent dans la Visionneuse d’Importation (Document Import Viewer) où ils peuvent être traités en Octopus de la manière usuelle.

Lorsque le module de facturation est actif, les factures établies peuvent être envoyées directement comme ‘e-facture Peppol’. Le client destinataire devra lui-aussi être enregistré auprès d’un pourvoyeur de Point d’ Accès comme Octopus.
Des informations complémentaires concernant l’envoi d’ e-factures par le réseau Peppol peuvent être trouvées ici

A. Information concernant e-invoices
B. Établir une e-invoice
C. Sauvegarde de la 'e-invoice' en site propre.

Le module de facturation permet également d'établir des factures électroniques à la norme e-fff.

Un fichier xml spécifique sera établi à cette fin.

Un e-mail généré automatiquement permettra d'envoyer au client l'accès à sa facture électronique.

Si le logiciel comptable de votre client dispose de la fonctionnalité de traitement des factures e-fff, votre client pourra saisir la facture dans sa comptabilité en un clic.

Si vous désirez établir des factures de ventes électroniques il faudra, au préalable, entrer vos données bancaires, dans le journal de vente concerné, par 'Gestion, Journaux'.

Au départ de l'écran de facturation, une e-invoice sera générée par le bouton 'E-MAIL'

La facture électronique sera établie au niveau des serveurs Octopus et - simultanément - un mail sera préparé à l'intention de votre client.

Ce mail sera ouvert dans votre messagerie habituelle.

Vous pouvez éditer le texte de ce mail avant l'envoi si nécessaire.

Attention: Le champ 'commentaire' doit impérativement être rempli lors de l'établissement de la facture,

faute de quoi le fichier XML ne sera pas généré. Le mail affichera alors uniquement le PDF.

Exemple de mail destiné à votre client.

Cliquer sur le lien affiché appellera les détails de la facture et offrira la possibilité de sauvegarder la facture au format xml (e-invoice) ou pdf

Si on désire sauvegarder les factures de sortie sur un site propre à l'entreprise, on utilisera le bouton E-Invoice (CTRL-F)

On pourra indiquer la localisation où la facture sera conservée sous forme de fichier XML.