Gestion des articles

Avant de pouvoir créer une facture, vous devez saisir les articles que vous souhaitez facturer. Des lignes de détail peuvent également être saisies sur la facture sans qu'un détail d'article ne soit présent. De cette façon, on évite que les articles à facturer une seule fois doivent d'abord être saisis comme article.

A. Création de groupes d'articles
B. Articles
C. Champs d'utilisateur 'Articles'
D. Informations détaillées des champs généraux
E. Importer des Articles

A. Création de groupes d'articles

On définit les groupes d'articles par ‘Facturation, Groupes d'Articles’ .

Le nom du groupe auquel appartient l'article peut éventuellement être imprimé sur la facture ou la note de livraison. Voir ici pour plus d'infos.

B. Articles

Les articles contiennent les informations détaillées des lignes de détail à facturer

Par 'Facturation, Articles', on appelle un aperçu des articles entrés antérieurement et on peut créer de nouveaux articles.

C. Champs d'utilisateur 'Articles'

Lorsque des champs d'utilisateur propres ont été définis, ceux-ci seront affichés dans un onglet spécial 'Champs d'utilisateurs'

Le contenu pourra être repris plus tard sur la facture ou le bon de livraison.

D. Informations détaillées des champs généraux

Numéro externe de produit.	Libre N'est pas utilisé dans la facturation.
Groupe de Produit	Un groupe défini par 'Gestion-Groujpe d'articles'. Entrée facultative.
Nom	Libellé de l'article tel qu'il apparaîtra dans la ligne de détail de la facture.
Code	Code d'article. Sera utilisé pour appeler un article lors de l'établissement de la facture. Les codes ne doivent pas être 'uniques' (Un code d'article peut se présenter plusieurs fois). Utilisez des codes courts et évidents qui permettront de retrouver rapidement un article.
Prix 'Hors TVA'	Prix de vente 'Hors TVA'.
Prix 'TVA incl.'	Prix de vente 'TVA incluse'. Sera calculé/entré automatiquement lors de l'entrée du code TVA à la vente
Code TVA vente	Le code TVA. Entré auparavant pas-r 'Gestion - Codes TVA (voir manuel général Octopus).
Numéro du compte dimputation	Le numéro du compte sur lequel cet article sera repris dans la comptabilité (enregistrement) Si aucun compte n'est mentionné l'enregistrement se fera sur le compte correspondant au code TVA utilisé
Devise	La devise (monnaie) habituelle pour cet article.
Centre de frais par défaut	Le centre de frais à utiliser éventuellement lors de l'enregistrement. (voir ici)
Infos fournisseur	Texte à entrer librement.

E. Importer des Articles

La fonction ‘Facturation, Articles’ permet, par le bouton 'Importation', de démarrer la procédure de récupération d'une liste d'articles provenant d'une autre application.

Les pré-requis:

-	Le fichier à importer doit être du type CSV (des filières CSV peuvent être obtenues au départ de 'MS-Excel' par ‘Fichier, Sauvegarder comme, Fichier CSV')

-	Il doit comporter une colonne contenant un code TVA valide;

-	Si, en plus, on prévoit une colonne pour 'Groupe d'articles', les groupes présents doivent avoir été entrés antérieurement par 'Gestion, Articles'.

Emplacement (localisation) du fichier à importer

Dans une première étape de l'assistant (import-wizard), on indiquera l'emplacement du fichier à importer.

Determiner des données à importer

Dans l'étape suivante, il faudra indiquer à quel champ dans 'Facturation, Articles' correspond chaque colonne de la filière CSV

Pour les colonnes du fichier source qui ne doivent pas être récupérées, on sélectionnera 'Champ non valide': cette colonne ne sera pas reprise

Si une des colonnes à récupérer contient un code TVA, celui-ci doit être présent dans Octopus avant l'importation ('Gestion, Codes TVA')

Si une des colonnes à récupérer contient un groupe d'articles, celui-ci doit être présent dans Octopus avant l'importation ('Facturation, Gestion des articles')

L'importation proprement-dite

La dernière étape consiste à importer les données

Si certains éléments ne peuvent pas être importés, c'est ici que s'afficheront les messages d'erreur.