De Belgische overheid heeft beslist dat ondernemingen vanaf 1/1/2026 enkel nog elektronische- of e-facturen onderling (B2B) mogen versturen.

Maar waarom zou je wachten tot het laatste moment? Hier zijn enkele overtuigende redenen om nu al te starten met e-facturatie:

• Efficiëntie boost: Automatiseer je facturatieproces voor meer efficiëntie.
• Toekomstgericht: Start nu voor een modern en toekomstgericht bedrijf.
• Snellere cashflow: Verbeter je cashflow met razendsnelle e-facturatie.
• Kostenbesparing: Bespaar direct op papier- en verwerkingskosten.
• Tijdswinst: automatisch verwerkte facturen door de boekhouder.
• Veilig en betrouwbaarder: beveiligde verzending beschermt tegen fraude en misbruik.

Ben je als ondernemer actief betrokken bij je boekhouding?

Om e-facturen te versturen moet de ondernemer niet geregistreerd zijn op het PEPPOL-netwerk. De ondernemer dient gebruik te maken van een facturatietool die verbonden is met het PEPPOL-netwerk, zoals bijvoorbeeld het klantenportaal van Octopus.

Klantenportaal
Het is automatisch inbegrepen om facturen aan te maken en te versturen via het PEPPOL-netwerk, je hoeft hier niets extra voor te doen. Wij controleren automatisch bij het verzenden of de geadresseerde ingeschreven is op het PEPPOL-netwerk.

Als de geadresseerde is ingeschreven, versturen we het via het PEPPOL-netwerk.
Indien de geadresseerde niet ingeschreven is, sturen we het per e-mail.

Boekhoudprogramma
Om verkoopfacturen te maken hoef je niet geregistreerd te zijn op het PEPPOL-netwerk. Je dient hiervoor wel de facturatiemodule te activeren, dit kan je doen in de menu ‘bestellen’.

Controleer of je klant al geregistreerd is bij het PEPPOL-netwerk en facturen via PEPPOL kan ontvangen: Ga naar ‘beheer’ en klik op ‘relaties’.
Geef het btw-nummer in, check of de verzendingswijze correct ingevuld is met een groen vinkje achter ‘verzenden via PEPPOL netwerk’.

Om e-facturen te kunnen ontvangen moet de ondernemer ingeschreven zijn op het PEPPOL-netwerk, dit gebeurt niet automatisch.
Jij kan als kantoor de PEPPOL inbox activeren voor jouw klant. Dit kan je doen door in de Octopus applicatie, bij het menu te klikken op ‘bestellen’ en nadien kies je voor ‘registreer je digitale postbus’.

Na het doorlopen van enkele eenvoudige stappen is PEPPOL actief. Op deze manier weten leveranciers dat ze aan deze klant facturen via PEPPOL kunnen aanleveren.
Heeft jouw klant zelf een abonnement bij Octopus? Dan kan hij uiteraard zelf de activatie doen.

Je kan gratis in Octopus werken als jouw klant een eigen abonnement heeft bij Octopus. Zo betaalt de klant €10/maand voor het klantenportaal.
In het klantenportaal kan de ondernemer:

• Aankoopfacturen uploaden en valideren
• Verkoopfacturen aanmaken en verzenden via PEPPOL
• Klantenrelaties aanmaken en opvolgen
• Snel de financiën opvolgen
• Rechtstreeks communiceren met de boekhouder d.m.v. notities.

Ook indien de klant kiest voor het boekhoudprogramma, vanaf €21/maand, kan je als kantoor gratis gebruik maken van onze applicatie om de boekhouding te verwerken.

In het boekhoudprogramma kan de ondernemer:

• Zelf inboeken
• Lijsten en historieken raadplegen & aangiftes genereren
• Extra gebruikers toevoegen
• Optimaal samenwerken met jou als kantoor in hetzelfde dossier

Daarnaast is er ook de optie om een intern dossier te openen voor jouw ondernemer. De ondernemer heeft hier geen toegang toe maar kan wel digitale documenten versturen naar het dossier via mail, alsook inschrijven op het PEPPOL-netwerk. Prijzen voor interne dossiers zijn afhankelijk van de noden. Neem contact op met sales@octopus.be voor meer info!