Om je te helpen voorbereiden op de grote verandering met betrekking tot e-facturatie volgend jaar, hebben we een kort overzicht gemaakt over hoe het precies werkt in Octopus. Wacht niet tot het laatste moment, start vandaag met Peppol actief te gebruiken.

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line

Dit een beveiligd netwerk volgens Europese standaard waarbij elektronische facturen uitgewisseld worden. De facturen worden opgemaakt in een gestructureerde vorm, in UBL-formaat. Als je als ondernemer een factuur via dit netwerk verzendt dan ben je 100% zeker dat jouw klant de factuur ontvangt met dezelfde info waarmee je deze factuur opgemaakt hebt. Je vermijdt hiermee factuurfraude door derden die de factuur kunnen onderscheppen als je deze via post of mail verzendt.

De factuur wordt uitgewisseld tussen 2 softwarepakketten waardoor je geen handelingen meer moet stellen om de factuur aan jouw boekhouder te bezorgen. Je ontvangt de factuur in de digitale postbus van Octopus en staat klaar om in te boeken. Doordat de factuur in UBL-formaat is kan deze ook automatisch geboekt worden. Activatie van het automatisch boeken gebeurt via beheer/dossiers.

Als je verkoopfacturen maakt via de facturatiemodule in Octopus is er een knop om jouw facturen te verzenden via Peppol. Als verzender van de factuur check je of jouw klant reeds geregistreerd is op het Peppol netwerk. Dit doe je rechtstreeks in Octopus aan de hand van het btw-nummer van jouw klant via beheer/relaties of via het boekingsscherm. Ook bestaande klanten kan je snel in 1 keer checken of zij geregistreerd zijn via het tandwiel in bovenaan in de balk.

Wil je zelf facturen via Peppol ontvangen dan dien je jouw digitale postbus te registreren. Dit kan heel eenvoudig in Octopus via bestellen/registreer uw digitale postbus op Peppol.

Octopus is een Access Point en zowel de registratie als het gebruik van het Peppol-netwerk zijn gratis.
Je ontvangt via mail een melding indien er een factuur klaar staat in jouw inbox. De factuur zal als bijlage in pdf-formaat toegevoegd zijn in de mail. Jouw accountant die met Octopus werkt, zal deze factuur onmiddellijk kunnen zien in de Peppol inbox en verwerken. Deze facturen moeten dus niet meer naar jouw accountant doorgestuurd worden.

In de Octopus Academy wordt getoond hoe dit concreet in zijn werk gaat.

Gebruik je het klantenportaal om verkoopfacturen te maken dan zal de factuur altijd verstuurd worden via Peppol indien jouw klant zich geregistreerd heeft. De check op basis van het btw-nummer gebeurt automatisch tijdens het verzenden van de factuur. Dit wordt Peppol First genoemd.

Ontvang je e-facturen van jouw leveranciers dan komen deze ook in jouw portaal terecht. Deze kan je terugvinden in de linker menubalk onder de knop Peppol inbox. Als je op de factuur klikt dan wordt de knop om te verzenden naar de boekhouding zichtbaar. Zo komt de factuur dan in de boekhouding terecht.

Je kan je maar op 1 Access Point inschrijven. Ben je reeds via Octopus ingeschreven en je wil veranderen dan stuur je een mail naar info@octopus.be om jou eerst uit te schrijven. Daarna kan je via een ander Access Point jou opnieuw inschrijven.

De meldingsmail die de klant ontvangt dat er een factuur klaar staat in zijn inbox vertrekt steeds vanuit het Access Point waarbij de klant ingeschreven is. Zo weet je welke softwareleverancier je moet aanspreken hiervoor.

... en dit wordt naderhand verplicht door de overheid.

Op dit moment is het reeds verplicht voor bijna alle overheidsopdrachten. Vanaf 01/11/2023 is het voor iedereen verplicht. De overheid zal jouw factuur niet meer via e-mail willen ontvangen, enkel nog een e-factuur via het Peppol-netwerk.
Op termijn zal dit ook verplicht worden voor facturatie tussen alle btw-plichtige ondernemers.
Vooropgestelde data gekend op 05/2023 (moet nog definitief door Belgische overheid bekrachtigd worden)

• Vanaf 01/07/2024: grote ondernemingen met een jaaromzet > 9.000.000 EUR in 2023
• Vanaf 01/01/2025: ondernemingen met jaaromzet > 700.000 EUR in 2023 of 2024
• Vanaf 01/07/2025: alle andere btw-belastingplichtigen (met uitzondering van kleine ondernemingen en landbouwers
• Vanaf 01/01/2028: alle btw-belastingplichtige

Wees daarom voorbereid en registreer je nu al op het Peppol-netwerk. Je zal immers vanaf 01/01/2024 verplicht worden om altijd een e-factuur te kunnen ontvangen. Als jouw leverancier een e-factuur wil sturen dan mag je dat niet meer weigeren. Gebruik je het klantenportaal of de applicatie van Octopus dan ben je hier helemaal klaar voor!