Als Octopus gebruiker hebt u toegang gekregen tot het door u aangevraagde dossier. Standaard werd er ook een Aankoop- en een Verkoopdagboek aangemaakt. U kan wijzigingen aanbrengen aan de instellingen van de aangemaakte dagboeken en kan uiteraard zelf de nodige extra dagboeken aanmaken. Via het detailscherm van het dagboek kan men ook de laatst aangemaakte boeking in dat dagboek verwijderen.
Aanmakendagboek
'Beheer, Dagboeken' wordt er een lijst van de reeds aangemaakte dagboeken getoond.
1. Klik op 'Nieuw' om een nieuw dagboek aan te maken
2. Klik op 'Bewerken' om de details aan te passen
3. Klik op 'Opslaan' om uw wijzigingen te bewaren
Vrijgeven dagboek: Indien een Octopus sessie niet op een normale manier is beëindigd wordt het dagboek gedurende een bepaalde periode vergrendeld. Indien men met dezelfde gebruikersnaam opnieuw aanmeldt, krijgt men daarvan een melding. Het is nu mogelijk om zelf – zonder interventie van Octopus – deze vergrendeling op te heffen: Via het menu ‘Beheer, Dagboeken’ kiest men het gewenste dagboek en in de details klikken we op ‘vrijgeven dagboek’.
Detailinformatie dagboekvelden.
Type
Keuzelijst waarmee men aangeeft over welk soort dagboek het gaat:
•
A Aankoop dagboek
•
V Verkoop dagboek
•
F Financieel dagboek
•
D Divers dagboek
•
L Leveringsbon dagboek (zie specifieke handleiding Facturatiemodule)
Naam
Dagboeknummer. Beginletter moet A, V, F, D of L zijn. Bv: F1
Omschrijving
Een vrij in te brengen omschrijving voor dit dagboek.
•
De omschrijving moet voor minstens één taal ingevuld worden.
Actieve periode
Actieve periode voor boeking in dit dagboek. Deze periode zal worden voorgesteld bij de eerstvolgende boeking maar kan dan worden aangepast.
Beveiligd tot periode
Eventueel op te geven tot welke periode dit dagboek beveiligd is.
Er kan enkel geboekt worden in periodes die groter zijn dan de beveiligde periode. Dit is omkeerbaar en kan dus permanent aangepast worden.
Indien men toch nog in een eerder beveiligde periode boekingen wenst uit te voeren dan moet men dit hier opnieuw wijzigen. Beveiligen van aankoop- en verkoopdagboeken kan men ook uitvoeren bij het opvragen van de btw-aangifte.
Gesloten tot periode
Dit wordt informatief weergegeven. Het sluiten van periodes is definitief door het afsluiten van het boekjaar (Menu: 'Boekjaar, Afsluiten boekjaar')
Nummer volgende boeking
Hier kan ingegeven worden met welk nummer de volgende boeking zal gebeuren.
Normaal wordt het boekingsnummer bij boekingen automatisch altijd gelijk gesteld aan het vorige nummer vermeerderd met 1. Als men toch een hoger nummer wil gebruiken voor de volgende boeking dan kan hier het nieuwe volgnummer worden ingesteld.
•
Het 'Nummer volgende boeking' moet altijd hoger zijn dan het laatst gebruikte nummer!
Rekening
Enkel voor Financieel dagboek.
Het rekeningnummer dat gekoppeld is aan dit dagboek (vb. 550001).
Munt
Enkel voor financiële dagboeken. Selecteer hier eventueel de vreemde munt die van toepassing op dit dagboek.
Bank Details
Extra informatie noodzakelijk in te vullen voor wie ook de Banking module gebruikt.
Dit tabblad zal enkel worden getoond bij een eerder aangemaakt financieel dagboek.
Indien men een nieuw financieel dagboek aanmaakt zal men dat dus eerst moeten opslaan vooraleer dit tabblad weergegeven wordt.
